文书档案管理的有效策略分析
邢丽丽
[摘 要] 文书档案工作是一项比较复杂的工作，涉及很多方面，在进行档案管理工作时需要考虑的因素也非常多。为了提高文书档案管理的效率需要对各种档案资料进行收集和整理，方便对档案资料的加工和利用。新时代背景下，文书档案管理工作面临着新的问题，那就是档案资料的内容在不断增加，同时又有新的科技为文书档案管理工作提供强大的技术支持。信息技术的发展和普及改变了传统文书档案管理的方法，采用了先进的科学技术，提升了文书档案管理的现代化程度，促进了我国文书档案管理工作的规范化水平，提高了档案资料再利用效率。文章在新时代的背景下对文书档案管理工作进行了深入研究。
[关键词] 文书 档案管理 信息技术 管理模式
中图分类号：D035 文献标志码：A
计算机网络和信息技术的发展为文书档案管理带来了新的发展机遇。新时期的社会经濟发展对文书档案管理工作提出了新要求。要求当前的文书档案管理工作必须与时俱进，不断实现管理方式的现代化，促进管理水平的提升。因此，要积极运用先进科学技术和设备来提高文书档案管理工作的效率和质量，才能够更好地满足使用者的需求。
严格的档案管理工作需要对现代化的管理策略进行深入的了解，才能够更好地利用现代化技术为管理服务，进一步提升档案管理的水平。文书档案管理工作随着时代发展变得越来越重要，需要进一步加强管理工作，充分体现文书档案本身的价值。不同时代文书档案的管理具有不同的价值，在进行管理的时候也要跟随时代的发展特点进行[1]。加强档案管理工作，要在实践中不断探究文档管理工作中出现的各种问题，及时找出对应的原因，寻找科学的解决策略，从而提升文书档案管理工作的质量，这就要求不断完善管理工作，通过科学合理的方式制定完善的科学管理模式，对文书档案管理工作过程进行全面监督。
一、新形势下文书档案管理工作的特点
（一）形式复杂
文书档案管理工作的内容会随着社会发展而不断增加，工作内容会更加繁杂，档案管理工作需要对文书档案进行资源的收集和整理，同时还要对这些资源信息进行深层次加工。文书档案内容通常都是对单位相关事件的记录，对工作过程中出现的各种信息进行记录，然后存档就是文书档案管理的主要工作内容。对资料进行收集整理以后还要对资料进行分类，按照不同的种类进行整理方便使用。
（二）丰富多样
社会经济的发展促进了各行业各单位业务的增多，继而导致文书档案材料的增多，不仅是数量在不断地增加，种类也在不断地增加，文书档案的载体也从原来单一的纸质化变成了现在语音以及视频等多种形式。文书档案的管理涉及行政管理等多个方面。
（三）标准化和规范化
文书档案具有非常重要的作用，之所以要进行高质量的管理就是要保证这些资料在需要的时候能够发挥重要的作用。因此，对于文书档案的管理需要规范化和标准化。管理人员需要更加仔细和耐心地开展管理工作，采用科学的管理方法进行规范化管理[2]。文书档案往往都是非常复杂的内容，具有很多工作信息，在管理时具有一定的难度，需要对传统文书档案管理工作进行完善和改进，防止传统管理工作中存在的滞后性对档案的管理造成严重的不良影响，避免管理上的疏忽导致工作效率受到影响，影响后期工作的顺利开展。
二、文书档案管理工作中存在的问题
文书档案管理工作经历了多年的发展，在信息化时代中依然存在很多弊端，这些管理中存在的问题严重阻碍了文书档案管理工作水平的提升。
（一）对档案管理工作不够重视
很多单位没有充分认识到档案管理工作的重要性，在开展管理工作时没有进行有效的宣传和引导，导致档案文书管理人员对于管理工作缺乏深刻的认识，在进行管理工作时很随意，不够科学合理，没有积极主动地投入到工作中去。在进行档案管理时缺乏合理的规章制度对管理工作进行约束和指导，也没有科学的管理手段，导致很多内容的归档信息不够完整，容易出现信息丢失等问题，对后期的管理工作造成了很多的麻烦，不利于后期档案的使用，影响了其他工作的顺利开展[3]。
（二）档案管理工作缺乏一定的科学性
很多单位进行档案管理工作时仍然采用的是传统的管理手段，导致管理效率和质量都非常低下，没有积极地采用先进的设备投入到文书档案管理中，缺乏专业性和科学性。日常管理工作中的随意性使得档案管理工作变得很混乱，不利于后期的使用。缺乏科学的管理手段和管理方法导致文书档案资料的保管存在一定的风险，直接影响着后期工作的展开。
三、提升文书档案管理的策略
（一）提高管理人员的综合素质
文书档案管理工作开展是否顺利最主要的是取决于管理人员的管理水平，管理人员是否有较高的综合素质，在开展管理工作时是否积极地投入到管理工作中，这些对于档案管理工作的顺利开展具有重要意义。当今的文书档案管理工作应当不断朝着现代化的方向发展，档案管理的队伍也应当建设一支现代化的管理队伍，加强人才队伍的培训，提升人才队伍的专业技能，充分发挥人才队伍在档案管理中的专业性，提高档案管理的水平和质量。首先要加强对人才队伍的培训力度，进行现代化设备的使用培训，让新一代的管理人员能够充分利用现代科技带来的便利进行有效的档案管理。然后就是在进行招聘的时候需要加强对应聘人员的专业性审核，建立科学的招聘制度，严格按照制度执行招聘工作，招收一些具有高素质和高水平的工作人员进行专业的档案管理工作。为了使档案管理工作符合现代社会经济发展的需求，需要不定时地举行培训，对管理人员的综合素质进行全面的提升，在进行各种学习活动中加强管理人员对于档案管理工作重要性的认识，提升他们对文书档案管理的责任感，树立现代化的服务精神和理念。例如，在进行培训时可以开展一些职业技能应用的比赛，通过赛事活动激发管理人员参与管理的积极性，提高大家的竞争意识。通过不断地培训和竞争机制提升大家的管理水平，培养更多的技术型人才，推动档案管理工作的全面进步[4]。
（二）加大资金投入
加强文书管理工作的现代化建设离不开大量资金的支持，资金的投入也是保障档案管理工作顺利开展的重要物质保障。现代化的管理中应当积极地发挥现代化设备的重要作用，合理利用先进的仪器设备进行文书档案的管理，促进管理工作朝着多元化、层次化以及多功能化的方向发展，更好地满足人们对于档案的使用需求。加大网络建设方面的资金投入，建设完善的网络管理体系，通过使用合理的档案管理软件提升管理的信息化程度，有利于促进我国档案管理水平的提升。管理工作效率离不开先进设备的使用，有助于提升档案资料的利用率。计算机网络技术具有一定的安全防范措施，通过网络进行资料的借阅能够保证资料不会丢失或者损坏，提升了档案管理的质量[5]。常见的网络安全管理措施有设置合理的登录权限以及系统保护密码。对于电子档的文档具有独特的保护方式，能够防止信息在浏览和传输的过程中出现损坏。现在一些管理水平较高的文书档案管理工作中常用设备有文字录入设备以及扫描设备。这两样设备能够将纸质版的资料直接转录成为电子版资料存放在电脑上，大大提升了资料的安全性，使得我国的文书档案管理更加规范化和信息化，提升了文书档案管理工作的利用价值。
四、结语
随着计算机信息网络技术的不断发展和普及，越来越多的单位会将在文书档案管理工作中运用这种先进的技术，能够有效满足社会经济发展的需求。现代化档案管理工作需要通过强化现代化的管理机制进行保障，建立和完善相关的管理制度，通过制度保障管理工作的顺利开展，充分利用先进的科技作为管理的手段，提升管理的水平和质量。
参考文献：
[1]赵一荣，梁媚.大数据时代高校文书档案电子化建设研究[J].山西档案，2019（04）：109-113.
[2]李媛.大数据下文书档案管理及其信息化应用[J].智库时代，2019（24）：294，296.
[3]李丽.文书档案管理信息的电子化应用分析[J].电子世界，2019（07）：170-171.
[4]潘挺.浅谈办公室文书档案的管理及常见问题[J].办公室业务，2018（15）：20，25.
[5]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理，2016（05）：194.
