公共图书馆评估档案库建设途径探析
闫巧尘
摘 要：阐述了第六次全国县级以上公共图书馆评估定级工作关于备查资料档案工作的具体做法，总结了濮阳市图书馆瞄准一级图书馆目标，加强评估档案库建设的实践经验。
关键词：公共图书馆；评估定级；档案库建设
在2017年4月至2018年4月文化部组织开展的第六次全国县级以上公共图书馆评估定级中，濮阳市图书馆取得了升级为国家一级公共图书馆的优异成绩。从档案管理视角看，高质量的评估档案库建设也是助力其评估成功的重要因素。该馆在评估档案库建设方面的经验值得认真总结和推广。
1 建立完善充分反映图书馆工作质量和服务水平、翔实完整的备查资料档案库的主要做法
1.1 结合实际开展自检自评，制定“国家一级馆”上等级目标。自2004年起该市图书馆连续四届被文化部命名为二级图书馆。第五次评估定级以来，濮阳市委、市政府将市图书馆新馆建设列为民生十大项目之一。濮阳市图书馆是濮阳市唯一一个集市民学习阅读、信息交流、文化休闲等功能为一体的、具有鲜明时代特征的现代化图书馆，2014年1月被河南省文化厅评为“河南省先进公共图书馆”；2015年5月、2016年5月连續两年被河南省图书馆学会评为“河南省全民阅读活动先进单位”；2016年7月被河南省人力资源和社会保障厅、河南省文化厅联合评为“河南省文化系统先进单位”，同时其还是“河南省优秀青少年法制宣传教育基地”“未成年人思想道德建设基地”“爱国主义教育基地”“濮阳市社会科学普及基地”等。该市图书馆严格对照第六次评估标准和定级必备条件开展自检自评后，综合考虑以上诸种因素，决定瞄准一级图书馆目标全力筹备迎评工作。要确保目标实现，对照标准建好评估档案库极为重要。
1.2 规定动作不走样，整理上等级必备条件指标证明资料务求严谨无误。按照第六次评估定级规则，该市图书馆作为中部地级市，实现跨入“一级图书馆”的上等级目标就必须确保“地市级图书馆等级必备条件”八项指标在评估中获满分，即图书馆评估档案必须提供令专家评审组信服的原始材料证明：①年文献外借量30万册次；②年每万人参加读者活动23万人次；③读者满意率85%；④本区域服务体系规划与共建共享10分；⑤业务统计分析10分；⑥年财政拨款总额600万元；⑦年人均新增文献入藏量0.02册件；⑧建筑面积1.3万平方米。其中：①②③属一级评估指标“服务效能”类；④⑤属一级评估指标“业务建设”类；⑥⑦⑧属一级评估指标“保障条件”类。这显然是一系列极具挑战性的任务。面对市图书馆发展壮大的千载难逢机遇，全馆上下以等不得的紧迫感、慢不得的危机感、松不得的责任感，高标准，严要求，反复推敲，审校核对，精细梳理，精心安排，严把过程细节，彻底杜绝了任何错漏不附现象产生，为图书馆上等级打下了基础。
1.3 自选动作重特色，归档图书馆工作业绩指标佐证资料突出服务创优。图书馆迎接评估的过程，实际上就是充分调动全馆力量，参照评估标准，对数年来图书馆工作产生的千万件、散存于各处的工作数据资料，全面收集，科学分析，综合归纳，分门别类，依次将每个指标项目的档案材料准备齐全，并综合考虑材料的真实性、原始性、层次性和针对性，编制该项指标下的档案目录，使纷繁复杂的业务档案有序化、系统化，进而形成一整套符合评估定级工作审查需要的评估档案库。比如，在整理归档涉及全民阅读推广的服务效能、业务建设、保障条件资料时，就必须站位大局，准确把握市图书馆在市委、市政府的大力支持下，充分发挥书香城市建设主渠道、主阵地作用，努力为广大市民提供丰富便捷和高质量的图书文化服务这条主线，展现公共文化服务优质品牌形象。突出以下几点：①在加强公共文化服务设施建设方面，总投资2.15亿元的市图书馆新馆投用后已成为周边居民重要的文化空间；扎实推进图书馆的总分馆制建设，投资370万元建成城市社区图书馆32个，总面积2600平方米，打造公益性、基本性、均等性、便利性办馆的亮丽名片。②在载体和活动创新方面，因地制宜，精心策划，组织开展“世界读书日”“全民读书月”系列读书活动，开展寻找“最美读书人”“阅读之星”等评选活动，使全民阅读活动深入校园、社区、农村、机关、企业，在全市营造爱读书、读好书的良好氛围，激发了广大市民的读书兴趣。③在培育书香城市活动阵地和品牌方面，市图书馆组织社区流动书屋成立书友会，发挥民间读书组织的作用，推进社区居民读书活动；广泛开展读书讲坛、论坛、沙龙等活动，做大做优“濮阳市民文化大讲堂”“文心讲堂”“濮上读书空间”等一批读书文化品牌，增强了活动的针对性、实效性和吸引力，深化拓展了全民阅读活动，对百姓文化生活的影响越来越深。
2 对评估档案库中全面系统化、规范化的业务数据作综合分析，精心编制形成《濮阳市图书馆2013年-2016年业务统计分析报告》
根据濮阳市图书馆2013年至2016年业务发展和读者服务情况，综合分析各项业务指标和数据，形成了包括馆藏统计、服务统计及人员、经费与设施设备统计等内容的分析报告。该报告不仅全面客观地反映出了近年来濮阳市委、市政府高度重视公共文化服务事业建设，尤其是大力推动公共图书馆跨越式发展，使该市图书馆服务质量和服务能力水平都实现了质的提升，而且为该市图书馆进一步优化读者服务管理作了科学分析。这里仅以服务统计分析作说明。
2.1 文献外借统计分析。截止到2016年年底，该市图书馆书刊文献外借量是1472281册次，电子文献外借量197166册，馆外流通点和各分馆文献借阅量达6万余册，共计1732575册。对读者借阅数据统计分析结果显示：①外借文献量稳步增长。②社科流通部、历史文献区、少儿阅览室外借文献量最大。③康复阅览室的视障人士服务区、电子书外借文献量不到全馆的0.1%，这与馆藏文献量较少、读者群体较窄、不善使用电子设备等有关。总体来讲，该市图书馆消遣性、兴趣性读者人数较多，他们热衷于休闲娱乐性读物，其中小说特别是社会言情小说、武侠小说、网络小说等是读者的阅读重点，文学书籍借阅量大，所占比率高，符合公共图书馆读者的特点。
2.2 报刊阅览统计分析。综合分析期刊部阅览情况得出结论：老年人群体一般看《夕阳红》《中国老年》《老同志之友》等雜志；学生群体多是看《环球人物》《青年文摘》《体育画报》等杂志；女性读者一般看《好家长》《中国化妆品》《婚育与健康》等杂志；男性读者一般喜欢看《财经周刊》《国家人文历史》《中外军事影视》等杂志。周一至周五大多是退休干部、教师读者；周六周日多是学生读者；如遇到国家法定节假日，也会有很多工人、农民等读者。
2.3 读者活动统计分析。公共图书馆贯彻落实该市“书香文润之城”建设规划、市图书馆“十三五”发展规划和市全民阅读工作会议精神，深入推进全民阅读，持续举办各类形式多样、内容丰富的读者活动，服务传播与阅读推广效应显著，使图书馆展现出城市窗口的新形象，成为书香城市、学习型城市的窗口，展示城市多元文化、公共服务的窗口。对馆内读者活动、活动体系结构、活动场地分布、活动群体分布等数据统计综合分析结果显示：①社会合作继续加强，公共交流平台基本形成。该市图书馆广泛开展社会合作，公共交流平台基本形成。该市图书馆分别与濮阳市教育局、濮阳市社科联、濮阳市全民阅读促进会等单位合作举办各类读者活动。社会合作模式为：本馆负责投入空间、配套设备设施、人力等资源，合作方则投入如组织策划、嘉宾邀请、展品制作等资源。社会合作既解决了图书馆活动经费紧张的问题，又充分发挥了市图书馆作为公共交流平台的作用，为公众奉上了一道道精彩的文化大餐。②活动品牌不断规范，仍需完善提升。该市图书馆优化读者活动品牌，提升活动质量，推进活动向品牌化、系列化、专业化发展。对象活动中，面向未成年人的活动占主导地位，但面向农民工等特殊群体的活动较少，品牌不够突出，还需加大力度深入推进。③活动宣传推广不断创新，仍需加大宣传力度和覆盖面。该市图书馆读者活动宣传推广除已形成了线上和线下互相结合的格局，线上宣传形式包括官方网站、官方微博、官方微信、QQ群等，还大力拓展与各类媒体的合作关系，2013年至2016年，原创媒体活动报道累计达100余条，读者活动的品牌传播与阅读推广效应显著。
2.4 用户（读者）统计分析。①年度活跃读者量有所提升。仅2016年该市图书馆就接待读者45万人次；新办理借阅证数1.9万余个。年度活跃读者指一年内利用过图书馆文献外借服务的读者。2016年活跃读者人数，超过累计注册读者人数的50%。②新增注册读者继续稳步增长。2016年新增注册读者334837人，较2015年的310914人增长7.7%，日均新增注册读者1070人。对比2015年与2016年各月新增注册读者量，受寒假及春节假期的影响较大，2月的新增注册读者量均处于全年最低位，但2016年2月新增注册读者量同比有8.6%的小幅增长；暑假期间新增注册读者量均处于高位，7月、8月新增注册读者量占全年的22.1%。③自助注册读者量持续上升。从读者注册方式看，自助注册读者占新增注册读者量的68.2%，同比增长32.9%，是人工注册读者量的2.3倍。自助设备方便快捷，指引清晰，且志愿者向新注册读者大力推介，使越来越多的读者接受了自助设备的服务方式，自助注册成为读者首选的注册方式，可见图书馆数字化服务具有巨大的发展潜力，需继续完善网站、移动图书馆、微信等网络服务，以不断适应读者需求。④20～40岁年龄段的年轻读者占比最大。对比2015年与2016年各年龄段新增注册读者量，占比前三的均为21～30岁、31～40岁、11～20岁，三者占新增注册读者量的78.8%。2016年，40岁以下的读者占新增注册读者量的90.6%，比2015年的89.4%略有增长；且40岁以下各年龄段新增注册读者量同比均有增长，其中11～20岁的新增注册读者量同比增幅最大，为12.0%，在文献采访中需注意此年龄段读者的阅读需求。41～80岁的新增注册读者量同比均为下降，其中71～80岁的新增注册读者量降幅最大，有必要加强针对老年人开展的阅读推广活动和服务。
（作者单位：河南省濮阳市图书馆 来稿日期：2019-01-23）
