房地产权属档案利用效能的思考
[摘 要] 文章通过介绍房地产权属档案使用过程中存在的问题，论述了提升房地产权属档案利用效率的重要性和紧迫性，以此来适应社会发展的需要。
[关键词] 档案信息 档案管理 利用效能
中图分类号：D035 文献标志码：A
房地产权属档案是指群众在登记或变更房地产权属过程中形成的有保存价值的文件、图表、数据、业务记录等信息资料，是重要的房地产信息资源。
随着房地产业的快速发展，房地产档案数量也随之迅猛增加，如何合理、科学地管理房地产档案，使之发挥应有功效，真正服务于社会是迫切研讨的工作。同时结合机构改革，被整合单位的业务如何衔接成了新部门的工作重点，在重新制定各业务流程的过程中突显了档案的作用，作为一位档案工作者，如何为档案使用者提供准确、有效用的数据成为日常工作必须解决的问题。为更好地完成本职工作，充分发挥房地产权属档案利用效果，本人通过走访税务、司法、档案馆大厅等部门，收集了使用单位意见和来访群众的需求，在此提出一些思考。
一、房地产权属档案使用过程中存在的问题
（一）档案查档封面的信息不是100%准确。
因房屋登记工作变迁的历史原因以及登记人员的素质参差不齐，造成了房地产档案信息存在各类的缺陷，使用机关和群众在查询档案封面时往往出现以下情况[1]：
1.房屋属性不准确，封面表述商住和住宅的，但与历史购买合同表述的房屋属性不一致。
2.身份信息不全或不准，特别是港澳台人员，很多人员的身份证和结婚证复印件再复印时根本无法看清，使用者无法判断。如果港澳台人员在购买房屋时提供的是回乡证，若干年后，回乡证的号码会出现变化，导致有效证件与原始证件不符。
3.房屋坐落不完整、前后不一致。许多房屋地址因政府部门重新命名，但档案没有留底，增加了使用者使用难度。
4.权属人姓名不完整，个别人员在改名后没有及时报备以及部分生僻字与电脑备案的不一致，甚至出现错别字、同音字等。
5.部分档案通过继承、赠予等方式取得的没有在封面反映，部分房屋取得方式信息无显示。
（二）查档封面没有档案号
现行的查档封面没有打印档案号，与查档内容没有一个关联一致的渠道，导致部分不法分子利用该漏洞进行造假，特别是税务部门在判断是否给予纳税人享受优惠税率时难以判断，需要群众去寻找其他资料证明，耽误了办事的时间。
（三）档案服务范围较小
在现代社会，经济快速发展的同时带来了各种经济纠纷。许多涉及房地产案件都通过法院拍卖进行过户以偿还债务，但公开拍卖的产权信息状况甚少，使买受人在竞买的过程中承受很大的风险，现行的档案查询制度满足不了社会对房地产档案信息的利用需求。
（四）档案查询途径有待进一步提升
目前，在档案馆查询房地产档案资料，一般是通过门前填表，然后排队等候，由工作人员在计算机管理系统上对群众提出的要求进行相关查询，出具相关房产信息证明并打印盖章的方式。但房地产档案通过微信公众号或网上查询功能服务等暂未开放，使许多有历史价值的档案信息不能为市场经济建设提供参考。
（五）查档人员专业水平有待提升
因各部门对档案的要求都不同，导致群众在查询时会出现不同的情况，可是群众的素质参差不齐需求也各有不同的，往往办一个证明需跑档案馆查询几次。如果工作人员平时没有经验积累，未能及时提醒办事群众或一次性告知，导致办事群众反复跑多趟的事情时有发生。另外，档案类别品种繁多，随着科技发展，档案载体更是日新月异，档案工作者更需要创新管理技术能力才能跟得上时代需求。
（六）档案管理软件跟不上业务量的发展需要，檔案整理所需设备也需要增加配置
（七）档案开放力度不足
许多有价值的档案直至今日一直不敢开放，致使档案的利用率大大降低。档案之所以不公开，主要是因为档案的鉴定工作跟不上，开放鉴定已经成为档案开放的一大障碍和瓶颈。我国档案开放鉴定仍然缺乏统一的标准或具体详细的条文，综合档案判定是否控制使用的依据，主要是国家档案局制发的《各级国家档案馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，但操作性不强，内控信息、敏感信息规定不明确，主观、人为因素较多。
二、提升房地产权属档案利用效率的建议
档案管理部门要了解房地产权属档案的作用，积极配合社会发展需求，重视广大百姓对房地产权属档案利用的迫切性，摆正服务意识，严格管理制度，以群众满意为己任。
（一）提高档案录入清晰度，创新档案查询模式
1.健全档案工作规章制度，提高执行力[2]。在基层部门，档案种类繁多，没有一套完整的档案工作规程约束，档案管理就会非常凌乱，虽然有不少的规章制度，但基层部门和上级部门的监察力度不大，使工作人员在日常工作得过且过，不认真审核，录入资料错误，从源头上群众的登记资料都得不到正确的反应，建议加大绩效考核力度，真正将考核落到实处，提升档案管理工作质量，做到用制度规范档案日常管理。
2.房地产档案原件作为群众进行房产、土地登记的原始资料，是档案数据来源及产权归属的具法律效力的证明。在归档时应通过高清影像设备进行扫描录入存档，清晰地看到原始档案每一页所记载的内容，才能满足日后不同用户对信息的基本要求，使档案利用更加方便，同时也降低管理成本。
3.大力推广网上查询功能，减少现场办理等候时间。开发自助查询系统，使部分业务让群众首先通过人脸识别系统认证，允许经认证后的群众查询属于自己的档案资料，例如不动产登记证的信息、发票、契税税票内容；如自建房产，允许查询报建资料、土地购买票据和合同等。
开通网上查询系统，通过密码限制，让群众可以足不出户办理日常高频率使用的档案查询并打印。
4.对港澳台人员在购买房产时，同时留存他们的身份证号、回乡证或台胞证，防止日后回乡证或台胞证变更时，可查验身份证的真实性让群众快速办理业务。
（二）加强档案归档工作
在登记录入环节把好档案信息质量关，制定信息数据录入标准，并按照标准进行规范、完整的录入。联合其他部门加强原始档案资料的归集，务必保证资料清晰，数量完整，文字资料准确，相关证件在有效期内，对于地址变更的必须在规定期限内办理并及时归档。编制档案整理工作方法，将日常整理档案过程中形成的工作方法编制成册，使档案整理工作有章可循。
（三）完善档案利用渠道
房地产档案工作者要了解群众所需所想，主动走访群众，开展调查研究，以需求为导向，在做好保密的前提下，拓宽利用渠道，最大限度地发挥房地产档案的价值。
1.在档案馆设立专门的档案信息咨询点，接受群众现场咨询、电话咨询、网上咨询等，减少办事多次来回走动。
2.实行信息共享。建立市级信息网络系统，选择部分房地产档案信息向部分部门公开，实现信息共享，为房地产业健康发展提供更多的决策参考。
3.建立档案利用频度数据。对群众经常查询的档案数据重点监控，了解群众的重点需求从而从源头进行整改，对该部分内容重点完善其資料的收集、录入、归档、移交手续，听取使用者的意见和建议，建立更为合理的档案数据库，方便日常查询。
（四）提升档案管理人员职业素养
1.提升工作人员专业素质。加强档案管理人员的业务水平学习，使其全面系统地掌握档案学专业知识，提高档案收集、管理和开发利用水平，逐步提高综合归纳能力、协调组织能力、写作编辑能力。归集各部门一般的查询要求，一次性告知群众查询资料的漏缺。
2.提升档案管理人员的职业归属感和荣誉感。档案管理人员每天都面对繁琐、重复性的工作，容易自我感觉工作没有挑战性，创新性不强导致工作热情不足，这种典型的心理现象，会导致优秀的档案管理人员流失。建议加强职业培训，给他们创造更好的工作环境和工作氛围，引导他们树立正确的职业价值观和人生观，档案工作是社会生产力的必不可少的坚实基础，认识到自身价值对社会的贡献。同时，要求工作人员在工作中时刻保持对工作的热情。优化考核和晋升制度，做到让工作人员可进可出，增加竞争性，让他们看到盼头，充分认识自己工作在当今社会的重要性和群众对档案工作人员的依靠。
参考文献：
[1]彭坤贤.试析新时期档案管理的信息化转型[J].中山档案，2013（1）：8-11.
[2]黎佩文.利用旧档案 建立新档案 服务人民群众[J].中山档案，2015（1）：15.
★作者简介：聂春霞，出生于1976年3月9日，中央广播电视大学、东北财经大学工商管理本科毕业，主要从事房地产产权档案、测绘档案管理工作20余年，2014年12月取得档案专业馆员资格。
