共享数字化档案成果
管先海 李兴利
李兴利（焦作市档案局）：各级综合档案馆开展“存量档案数字化”已经有些年头了，随着数字档案馆建设的不断推进，档案信息利用服务的查全率、查准率和查询速度有了极大提升，受到各方面好评。但由于种种原因，多数地方还局限在单个的档案馆内部，在档案的源产地——向档案馆移交档案的机关单位，还无法实现“足不出户即可实现查档”的需求。以致有的单位就向档案馆提出，可否将本单位已移交档案馆的电子件全部或大部分复制回去等等。2019年3月底召开的全国档案局长馆长会议明确提出，“机构改革后，各级综合档案馆要进一步聚焦主责主业，突出5项基本功能，不断提高档案保管利用能力。在确保安全的前提下不断加大档案开放力度，并通过档案资源共建共享、互联网在线服务等方式，使档案利用服务更加方便快捷、优质高效”。本期沙龙，请各位同行结合实际，从制度、技术各个层面，谈谈新时代数字档案的共享问题。
程媛媛（焦作市档案局）：新时代数字档案的共享是一项势在必行的创新性工程。实现这项工程，我感觉有三个“必不可少”。第一是系统必不可少。必须搭建、依托或整合相关网络，开发建立覆盖全国各级综合档案馆的数字档案资源管理系统。第二是资源必不可少。这里的“资源”是数字档案资源，与各级综合档案馆的数字档案馆建设密不可分，需要基层排除万难，全面推进数字档案馆建设，特别是对已有数字资源进行“查漏补缺”和“纠错扶正”。这是实现“数字档案资源共享”的关键。第三是标准必不可少。“存量档案数字化”开展以来，部分“缺钱少人”的基层档案馆多是为了完成任务而干，重“量”不重“质”，甚至有“量”无“质”。建议从国家级层面出台相关规章制度和标准，让基层开展工作能够有章可循、有据可依，少花冤枉钱，少走冤枉路。
梁艳丽（新乡市档案局）：我同意程媛媛老师的三个“必不可少”的看法，在此提两点建议。一是系统问题的建议。以新乡市档案馆为例，2010年前的档案管理软件，全文挂接检索不太好用;后使用新的档案管理软件，由于实际操作问题沟通不畅;近年来又合作开展馆藏档案数字化工作。感觉市级档案馆使用档案管理软件尚且如此周折，县级档案馆更是无能为力了，建议自上而下推行适用的档案管理软件。二是共享问题的建议。建议国家档案局出台指导性的意见，明确近期、中期、长期预期共享的档案内容，使各级档案馆有的放矢地开展工作。
郭东升（临清市档案局）：我赞成梁艳丽老师的建议，由國家档案局搭建档案管理软件系统平台，以为全国各级国家综合档案馆共用。另外，我主张各综合档案馆自力更生做档案内容数字化工作，分轻重缓急持续推进，久久为功。关于立档单位可否将本单位已移交档案馆的电子件全部或大部分复制回去问题，我想应该根据档案利用实际来确定，单位利用率不高，就大可不必;利用率极高，就应该考虑，但一定谨慎，高度注意成本，避免浪费。
王富忠（濮阳县档案局）：我赞同郭东升老师的“注意成本、避免浪费”的观点。就县级档案馆而言，较之于省、市级档案馆，数字化建设更加缓慢，成效并不明显。以濮阳县档案馆为例，主要存在三方面问题：一是人才匮乏，如果缺乏档案专业和计算机专业并重的人才，则担不起这项重任。二是财力短缺，档案馆每年的经费仅仅够维持正常的工作运行，缺乏数字化发展的必要经费保障。三是技术因素。档案数字化建设不可避免地会出现计算机病毒、系统漏洞、网络攻击等等问题，没有必要的技术支持是很难正常运行的。
丁晓琴（洛阳市档案局）：王富忠老师说的问题在县级档案馆普遍存在，尤其是中西部欠发达地区更甚。关于人才匮乏问题，现有人员缺少既懂档案业务又懂计算机的业务人员，能引进人才固然很好，但就目前来看从现有人员中培养可能更现实些。关于财力短缺问题，资金是保证，希望国家档案局能按支持中西部档案馆建设模式，与财政部联合，自上而下，拨付数字化档案馆建设专项经费，专款专用。关于技术因素问题，虽然国家档案局制定发布了关于数字化档案馆建设指南，但仍需要具体操作规范。建议建立全国统一的信息化操作平台统一使用。另外，档案鉴定问题也不容忽视，虽然档案开放时已经进行了鉴定，但在档案信息发布到互联网时，还是需要重新鉴定的。
王凤珍（台前县档案局）：丁晓琴老师的分析我很赞同。我认为新时代数字档案的共享不仅指馆藏档案资源与向档案馆移交档案的机关单位实现共享，而是实现整个社会共享，满足所有档案利用者“足不出户即可实现查档”的需求。近几年，各级综合档案馆虽然开展了“存量档案数字化”，但贴近百姓生活方面的档案甚少，大多数民生档案仍然分散于各个系统中，形成了信息孤岛，无法满足基层群众的现实需求。因此，馆藏数字档案资源相对单一是制约档案信息资源共享的主要因素之一，加大数字档案整合力度，不断丰富馆藏数字档案资源是实现数字档案资源共享的前提和基础。再就是希望尽快制订数字档案资源整合共享的相关规范标准，避免因标准不一出现返工的现象。
常冠林（亳州市邮政公司）：我很赞同王凤珍老师的观点。我认为数字档案的共享问题，关键在于如何构建共享平台。可从以下几个方面努力：一是统一部署，建立管控体系。从高层进行规划，统一管理体系，将档案数据平台建设纳入各级政府信息化推进、信息化服务和电子政务建设规划，构建档案信息生成、采集、审查、处理、传输、交换、利用“一条龙”的管理运行体制，明确各相关部门的具体职责，做到各司其职、各负其责。二是统一标准，建立完善标准体系。建立数字化、信息化的工作流程，做到一条标准贯彻到底，避免多头标准和地方标准混乱，确保执行到位。三是注重技能，健全人才体系。
库俊平（濮阳市规划建筑设计研究院）：我很赞同常冠林老师的“两统一、一注重”的观点。就一个地区而言，我认为新时代数字档案的共享应当遵循“统筹规划、规范有序、便民快捷、保障安全”四大原则。一是统筹规划，县级以上人民政府要建立工作协调机制，县级以上档案行政管理机构要会同有关部门统筹开展本行政区域内数字档案共享工作，各综合档案馆、专业档案馆要立足自身职能依法开展数字档案收集、移交、共享工作。二是规范有序，建立本行政区域数字档案资源中心，构建数字档案网络共享利用系统，进行联通汇聚、处理整合、存储交换和提供服务等，有效降低成本。三是便民快捷，数字档案共享服务应当遵循分级分类、依法共享、创新应用、精细服务的原则，既要便民快捷，又要依法合规。四是保障安全，建立健全数字档案安全管理工作机制。尤其是档案形成单位，向数字档案资源中心提供和上传数字档案之前，应当依法对数字档案进行脱密、脱敏处理。
王伟英（鹤壁市不动产登记中心）：我非常赞同库俊平老师的数字档案共享“四大原则”的看法。关于档案数字化共享，我谈四点看法：其一，数字化是实现档案信息共享的基础;其二，随着“放管服”改革的深入推进，很大一部分是档案数据的共享，档案部门在这项工作中应发挥规范制定、业务指导等作用;其三，关于档案信息共享平台问题，数字档案共享应充分发挥政务服务平台作用，无需另起炉灶、增加建设成本;其四，网络及大数据技术的发展是一把双刃剑，既有便利的一面，但也存在安全风险，在档案信息共享过程中一定要守住安全的底线。
南燚（安阳市社会福利院）：我贊同王伟英老师的四点看法。我想说的是“档案数字化外包”服务，可以按照《档案数字化外包安全管理规范》组建档案数字化服务平台。在各级档案部门投入少量管理人员和服务人员的情况下，既可以解决资金和技术人员的问题，也有了统一的管理标准和要求。
余厚洪（浙江丽水学院）：我很欣赏南燚老师的档案数字化外包的看法。从技术来看，涉及信息数据组织、转换、存储、压缩、分类、检索技术以及用户界面与系统集成技术等。当然，仅仅拥有技术还不够，标准化才是有效实现档案数字化的真正前提。从一定程度上说，“互联互通”问题已成为当前档案数字化的一个重要“瓶颈”。在开放的网络系统中，确保安全存储和传输是技术标准制定时应该慎重考虑的问题。完善的档案数字化标准体系建设需较长时期的探索与实践，但现实又希望这个过程尽可能短暂。因此，需要注重前瞻性、先进性、导向性、可行性，从技术与管理等不同层面出发，形成一整套完善的档案数字化标准体系。
刘艳茹（濮阳市档案局）：我很欣赏余厚洪老师从技术和标准层面的分析。在此仅就数字档案安全与互通问题谈点看法。一是数字档案安全问题。数字档案对安全保密的严格要求，在档案数据库建设中必须从制度管理和技术保证等层面确保安全。二是数字档案互通问题。目前各个地区仅可以利用本馆、本地的数字档案，但人们更希望档案部门建立数字档案绿色利用通道，不受时间、空间和行业的制约，真正实现无边界服务。当前各单位专业档案数据库自成一体，馆室之间不能实现互联互通，如何整合档案馆、室数字资源依然是一个棘手问题，共享数字档案成果仍任重道远。
黄琥（中原油田档案管理中心）：刘艳茹老师说的确实是新时代数字档案共享过程中亟待解决的关键问题。我这里谈几点个人看法。一是建立数字档案资源共享平台。以中原油田为例，将与职工群众切身利益密切相关的职务晋升、职称评定文件全部储备在这个平台，拥有局域网用户名者，只需在搜索栏输入年度、姓名等关键字即可。二是建立数字档案绿色服务通道。在查阅个人出生年龄、工龄、学籍等个人信息时，只要出示本人身份证，就可以查阅到其电子信息，让职工群众享受到数字档案资源共享的好处。三是通过鉴定实现数字档案资源共享。建立由管理部门、业务部门和档案部门骨干组成的档案鉴定小组，分阶段、按步骤地对库藏数字化文件进行价值鉴定、涉密鉴定，将可公开文件返回原单位或挂接到数字档案资源共享平台，使其真正走向职工群众，逐步实现共享。
