话说档案那些事（九）：“单套制”，想说爱你不容易

    任汉中

    2015年上海市、浦东新区两级档案部门和保税区管理局首创开展了电子文件归档和电子档案“单套制”管理模式探索，在一年多的试点工作中取得明显成效。上海浦东自贸区于2016年出台《关于加强中国（上海）自由贸易试验区电子文件归档和电子档案管理工作的指导意见》，得到了国家档案局的肯定。同年，国家档案局发布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出：在有条件的部门开展电子档案单套（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）的管理试点。浙江建立了“一键归档、单套保存、一站查询”的行政审批电子文件归档管理模式，湖北率先在省直机关实现电子文件线上归档工作，这让我们感觉到档案管理“单套制”正一步步地向我们走来。

    准确地说，所谓“单套制”的提法并不科学，在实现数字化管理过程中，不仅会有双套，甚至多套，其实“单套制”的倡导者并不在乎单套还是多套，根本实质是要抛弃纸质档案的管理方式。对于“单套制”与“双套制”的讨论已经旷日持久，终究是纸上谈兵，而“单套制”的试点才刚刚起步，管理的效果需要时间来验证，我们有理由相信，全面实施“单套制”档案管理模式还有很长的一段路要走。

    从档案管理发展史来看，档案管理模式的建构是由人类社会科学技术的发展来推动的，但最终结果是由档案管理的社会职能需要和历史责任所决定的，先进的技术只是档案管理选择的对象，而不是决定因素。今天我们面对电子数据、电子文件将会呈现指数级增长的现状，档案管理面临的选择要比历史上载体的选择复杂得多，因为要改变的不仅是载体，而且还包括运行和管理方式，以及档案管理理念等全方位的更新，急于解困的心情是可以理解的，而持谨慎的态度也应该得到尊重。

    首先，与传统纸质档案管理最大的区别在于，“单套制”数字化管理方式中的“档案”是不能直接识读的，不仅归档程序复杂，而且重复再现的要求也十分苛刻，需要建立一套技术系统维持运行，还要追随技术的进步不断地更新技术条件与设备，其中一个环节出现问题，便会形成无法识读的“死档”;为了安全，还得备份保存;为长久保存档案还需要定期或不定期地对“档案”进行转录。可见，数字化管理模式的管理程序更复杂，条件要求更高，依赖性更强，而且运营成本不菲。在如此背景之下，“单套制”提倡者提出的几大优势，如“提高工作效率、降低保管成本、提升管理效益”等，与其所面临的风险相比是不能相提并论的。

    其次，档案管理中一个最重要的原则是尊重来源。档案是社会生活的原始记录，保留记录的原状是基本要求。如果社会生活中形成原始记录信息已经全面实现单套制，档案就应该是单套制，而还在运行双套制，或者多套制，那么档案管理应该实施双套制或多套制。档案部门不能因为管理上的需要而改变档案形成的原生状况。在当前的技术与环境下，电子文件的真实、完整、有效性、安全性问题还未完全解决，不具有完全的档案价值。社会生活中人们对电子文件的证据性还在迟疑和谨慎观望之中，如《电子签名法》虽已经颁布实施十多年了，电子签名也没有得到广泛应用，也就是说，电子文件在凭证和信用上目前还未取得档案的等级，急于将纸质记录材料逐出历史舞台是在改变历史状况。

    其三，我们应该保持一份清醒，切不可盲目相信“单套制”就是档案管理的必然选择，既然是试点，就可能有两种截然相反的效果，试点结果出来之前，谁能说“单套制”就一定是档案管理的发展方向。上世纪80年代就有过深刻的教训：有专家去国外开眼界，看到了美国成熟的缩微胶卷的档案管理技术，回国后就急于上马缩微摄影项目，导致大量外汇购进的缩微摄影设备不久就被计算機技术淘汰，被迫闲置的设备成了弃之不舍的鸡肋;而相反，美国人在纸张统一档案载体的1000多年时还在使用羊皮纸，而受国宝般待遇的三份重要文件却因此成为无价之宝，美国人的“保守落后”也未影响他们200年间在档案管理方面迅速占据世界领先地位。在现代社会，技术更新的周期会越来越短，而档案工作者采取的策略应该是以谨慎求永恒，没必要用远未成熟的技术拿档案去承担风险，因为一旦出错我们没有改正错误的机会。

    其四，“单套制”的电子文件已经不具备纸质档案的原始特性，而且在不断转录中会失去的更多，这已经突破了档案管理的底线，而将现有纸质档案大量转化为电子文件则是对档案工作职业操守的放弃。因此，在收藏有大量历史档案的档案机构内，全面实现“单套制”恐怕是完全不可能的。而新产生的电子文件则有待政策体系的完善和技术的成熟，使之在真实性、稳定性、原生性等方面达到档案管理的要求，才可以以“单套制”成为档案的新成员。

    （作者单位：湖北大学历史文化学院? ? 来稿日期：2019-07-23）