持续改进医院会计档案管理之思考
祁娟
[摘 要] 会计档案是医院财务管理重要组成部分，但长期得不到重视，管理制度不健全，致使其服务、利用有限，文章通过以问题为导向，持续改进会计档案管理，探讨今后如何进一步加强会计档案管理。
[关键词] 公立医院；财务管理；会计档案
中图分类号：G271 文献标识码：A
医院的临床医疗、教学和科研是医院的三大生命线和竞争力，医、教、研的发展和提升，都会通过医院的财务数据体现出来，这些财务数据和原始资料凭证，就构成了医院的各类会计档案。
医院的会计档案是指医院在开展诊疗、教学、研究活动过程中进行财务核算与管理、财务分析与报告所形成的会计文件和专业材料，是财务会计依法对医院医疗运营活动所进行的真实、完整、连续、准确的反映和记录，是医院运行发展的客观反映，是考核医院运营绩效的重要依据，是审计和检查医院遵守国家财经制度和纪律的重要资料。
会计档案管理是档案管理学的重要组成部分，随着档案管理学科的发展，会计档案的内涵也不断丰富和完善，管理和保存的内容、要求也不断提升。会计档案的公开与利用，也逐渐在医院管理应用中发挥着重大作用。随着医改的不断深入，医院的各项经济指标正是体现医院各项改革管理运营质态的直接体现，医院的财务数据与会计档案资料是医院运营管理者的重要抓手和信息来源。2015年12月11日，财政部颁布了新的《会计档案管理办法》（国家档案局令第79号），为如何正确分析判断各类有效会计档案，合规合法归档、保管与使用，提供了明确依据。
一、我院会计档案管理存在不足
（一）会计档案管理意识缺失，保管环境受到限制
过去，医院对会计档案的管理重视程度不足。首先没有专人收集、整理、装订、保管；其次，没有专门的符合档案存放要求的档案室。会计档案由会计人员集体自行装订，在凭证及报表封面上手工标注日期、编号及保管年限，用文件柜按时间顺序排放。由一名会计兼职代为保管，没有保管档案清册。会计交接轮岗时，存放会计档案的仓库及文件柜钥匙随之移交，没有主动地实地逐一清点，一一核对，同时档案库房干湿、通风条件不达标，容易导致霉变等，不利于会计档案保管。
（二）兼职档案管理员认识不足
兼职会计档案管理员，主观上对档案管理工作不重视，认为仅仅就是装订一下会计凭证，仅偏重于归档入库上，疏于日常立卷和管理，由于频繁调阅，档案保管员便任由科室内部人员随意借阅，存在许多管理薄弱的环节。
（三）会计档案管理制度不健全，缺乏监督
过去，我国档案服务政策体系的内容框架尚未形成，没有明确的档案管理责任、义务、服务对象、方式与内容，随意性很大，也沒有明确开放范围和程序，缺乏规范的会计档案管理制度及实施细则、缺乏规范管理流程和要求，指导具体工作。
（四）会计档案使用者范围广，登记、归还手续不规范
由于医院内部相关科室或人员调取财务资料数据需求频繁、量大，不可能全部由一名兼职档案管理员代劳，谁有空谁去找，不注意查阅登记，导致责任无法追究。其次，借阅后不及时归还，导致经常有档案散落在各借阅人手中；还有些归还时颠倒次序，随意插放，或档案盒里外内容不一致，导致张冠李戴，再寻困难。
（五）财务电子档案未纳入管理范围，会计档案管理的内容不完整
随着会计电算化的普及，医院会计核算系统、预算管理系统、成本核算系统以及网批系统等新的管理软件广泛应用，大家常常以U盘、光盘、移动硬盘、服务器等介质存储电子财务数据，包括会计凭证、会计账簿、财务报表等各类财务管理数据库，没有相关制度具体指导如何归档；同时，各财务管理软件系统的名称、版本、与之配套的安装程序、用户服务卡和服务手册等资料也没有及时整理归档。
（六）未建立档案销毁制度，超年限保管现象严重根据《会计档案管理办法》，会计档案保管期满需要销毁时，必须单独抽出尚未结清的债权、债务相关原始凭证并另行单独立卷存档，一直要保管到结清债权债务关系为止。销毁鉴定会计档案责任重大，一旦漏查未抽出，待档案销毁后便无从查起，故而大家宁可让陈年旧账堆放在库房里，也不愿主动提出对会计档案进行鉴定销毁。
二、会计档案管理的改进措施
（一）转变观念，专设会计档案管理岗
会计档案管理是一个系统工程，必须规范档案生成、收集、整理、装订、立卷、归档等环节，分别从预算管理会计、付款前复核会计、出纳会计、制证会计、成本核算会计、稽核会计、纳税会计、总账会计、档案管理会计等一系列岗位上加以管理与监督，要从源头上把关；同时，会计档案的完整与质量、安全与保密都非常重要，若有缺失损毁，将给医院带来不可估量的损失。这就要求在各会计原始凭证档案的转接中，在财务科内部甚至与各相关科室之间严格执行交接内控制度，明确责任，确保会计档案齐全。
近几年，我院在财务科增设了会计档案管理专职岗，专人负责会计档案的收集、整理、装订、立卷、归档和借阅工作，明确岗位职责，配备防火、防蛀、防盗、防霉湿、高温等防范设施，从而提高了会计档案的管理水平。
（二）规范移交，明确责任
2017年，在我院新院规划建设时，设立了医院综合档案管理中心，分别就会计档案、人事档案、科技档案、病案等分设库房，安装了档案密集架，配备了防虫、防潮设备与措施。我们抽调人员，耗时近一年，按照《会计档案管理办法》的要求，分批次逐步将1998年以前，原泰州市第一人民医院、泰州市第二人民医院两院合并前各自的会计档案分类整理造册并归档，再将其中两院合并前原各家医院永久保存的会计档案、以及1999—2012年间两院合并后的永久保存会计档案统一造册，逐一核对后移交给市档案馆，其余的所有会计档案按年度、按类别、按规范重新立卷编号，移交医院综合档案室，移交清册一式两份，交接人与接收人签字确认，相关负责人审批，医院综合档案室、财务科各存档一份。此外又将2013年之后财务会计档案、全部工会会计档案、基建会计档案、食堂会计档案全部造册移交给综合档案室，财务科仅保存近一年的会计档案，用于日常调阅或审计。这样真正做到了维护医院会计档案的完整与安全，且管理更加专业。
（三）加强会计电子档案的管理
2015年12月31日，由于更换财务核算软件，我们将2007年至2015年期间使用的第一版会计核算软件、以及其他与会计核算相关的各存货管理模块（一般设备和专用设备入出库管理）、基建财务等的电子数据库进行了服务器备份与移动硬盘双备份，同時对新启用的会计核算软件的会计初始化数据也进行了备份，构成了会计电子档案，并从那以后，每年坚持电子化双备份，且分别存储地存档，确保了财务数据的安全性、可追溯性。
三、会计档案管理今后加强改进的建议与思考
（一）重新认识会计档案的价值
医院的会计档案内容包含了医院各时期、各重大政策、举措下的运营管理收支情况。对内，为医院预、决算编制与执行、成本费用核算与控制、各临床科室医疗水平、运行质态的考量、医院总体运行绩效考核、财务分析提供了完整的基础数据，为医院制定修改管理政策与措施、落实各管理办法，提供了原始真实的参考依据。对外，医院在接受财政检查、审计局各专项审计、物价收费及医保政策执行、医院廉洁行医以及司法案件追溯等工作中提供了直接可靠依据；同时医院进行融资、筹资时，也需要委托社会中介机构对医院进行审计、评估与鉴定。这些都需要调阅、审核医院的会计档案，将其作为考核评估医院遵纪守法、体现公益性运营的真实反映，从而促进医院不断完善管理，为国家医改宏观调控，卫生与健康政策法规的颁布实施提供数字依据[1]。
（二）会计档案在医院防范运营风险中的参考作用
财务危机管理是医院运营风险管理的一项重要内容。会计档案的真实性、连续性、相关性和规律性，成为医院财务危机管理的重要数据依据。合理有效地应用会计档案所反映的财务指标与经济实质，是医院发展，防范运营风险，创造医疗价值的重要资源与动力。
（三）重视财务档案标准化、信息化建设
会计档案管理主要包括会计档案的内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要有标准、有规范，在管理的各环节、步骤，从收集、整理、装订到归档、存入信息系统，都要做到条理清晰、记录准确、存档完整，避免漏失档案的记载内容，强调会计档案管理的保密性。再者，运用会计档案管理信息系统，编制多种检索工具，提高利用会计档案信息的能力，更好地为医教研服务
（四）加强会计档案管理人员培训，提高档案利用率
医院会计档案管理人员在档案管理中，不仅要具备档案管理的专业知识，还要懂得财务实质与内涵，学会从会计专业的角度进行档案分析和总结。因此注重引进专业档案管理人员，培养既懂档案管理又懂财务的复合型人才，为医院经济运行纵向分析与借鉴、为医院管理决策等需求迅速地提供出有价值的档案资料，提高会计档案利用率，加深医院管理者对会计档案重要性的认识[2]。
（五）建立健全会计档案销毁管理制度
对超出保管年限的会计档案进行定期鉴定与销毁[3]。凡符合销毁期限的会计档案，要造册登记，再组织医院财务、审计、档案专业人员共同评估、鉴定确认，经医院总会计师、院长批准，报经主管部门、财政管理部门、市档案管理部门审核、审批后，由市级档案管理部门和财政管理部门共同清点、核对、监销，所有人员分别在销毁登记清册上签名、盖章，再向医院负责人书面报告监销情况，存一份在医院档案管理中心归档备查。对于单独抽出需永久保存或暂不可销毁的会计档案，要抽出单独立卷归档，并在会计档案销毁清册和保管清册中登记。
总之，医院会计档案的管理，无论纸质档案还是电子档案的保管，都要遵循规范立卷造册，集中管理的原则，要维护会计档案的完整性、完好性、安全性、保密性，要便于利用且保管、使用责任明确，不残缺、不短少，确保延长会计档案的使用寿命，将医院会计档案作为医院卫生信息的重要基石，在医院发展与提升中发挥重要作用。
参考文献：
[1]贺建青.新形势下如何加强医院会计档案的管理[J].中国商界，2008（09）：99.
[2]黄春华.如何加强医院会计档案的管理[J].办公室业务，2013（23）：94-95.
[3]中华人民共和国财政部.国家档案局令第79号——会计档案管理办法[Z].2015-12-11.
