论新时期优化人力资源档案管理工作的策略
黄立
[摘 要] 人力资源是经济社会发展的重要支持，新时代时期人力资源档案管理的工作更应紧跟发展步伐，不断创新人事档案管理工作，提高人力资源利用率，为实现人力资源强国打下基础。文章就目前人力资源档案管理方面存在的问题进行简要探索，结合实际情况，从更新升级管理模式、培养新时代专业管理人才、促进档案管理在实际运用中发挥作用这三个方面讨论，为完善优化档案管理工作提出策略。
[关键词] 人力资源；档案管理；优化策略
中图分类号：C962 文献标识码：A
一、人力资源档案管理工作的重要性
档案管理工作是与我国公民息息相关的事情，档案记录着人们最基本的信息如工作经历、学历等，随着个人轨迹的变化而变动，具有法律效用。而人又是企业、社会的重要组成部分，社会的正常运转离不开对人力资源的分配与应用。档案管理工作不单是对档案的保存，更强调对档案的管理。
对企业及社会而言，档案管理工作是企业和社会健康发展的需求，是提高企业运转、发展的必要条件。档案是对过去真实情况的认真记录，能清楚地记录每个个人、部门、企业及社会不同时期的变化过程，为未来更好的发展提供有比较性、可鉴别的数据资料。良好有序的档案管理工作为社会提供人才资源库，为政府执行力提供有力的保障，同时保障民生的基本权益如就业、养老等，维持着社会稳定运转，关乎国民生计与社会经济的宏观调控，维持国家稳定发展。
二、人力资源档案管理工作的现状分析
（一）档案管理工作效率较低
缺乏科学的管理方式和先进的技术，信息化程度不足，人事档案多以纸质形式存储，卷宗模式存储，这样查找和翻阅需要花费较多时间，且这种方式导致档案信息容易遭遇丢失风险，以及录入错误信息，人事变动过程中的更新慢周期长等。且管理模式落后，档案馆与地区各部门，不同部门之间，以及馆与馆之间的互通性差，缺乏有效的信息沟通渠道，给档案管理工作增加了阻力。档案管理工作效率问题产生，导致档案利用率降低，继而降低档案管理在人力资源上的用处。
（二）档案管理工作用人机制不完善
人力资源档案管理工作涉及面广，环节多，工作人员的现代化能力和自动化能力不够，部分人员的“铁饭碗”思想十分严重，对档案管理工作的重要性缺乏认识，工作后逐渐失去上进心，工作状态因循守旧。以往会出现工作量大而人手不足的情况，使得工作人员相当疲劳，在疲劳的状态下工作会使出错率增加。加上缺乏长效的考核制度，工作人员自身专业素养逐步落后于时代的发展，很多已经部分实施信息化管理的地方，由于缺乏科学利用人事档案的意识和管理人员专业性不强，人力资源的利用水平难以得到提升。
三、优化人力资源档案管理工作的策略
（一）更新升级人力资源档案管理模式
人力资源档案管理工作要在新时代信息技术化的基础上进行更新升级，主要从以下三个方面进行：信息化管理、动态化管理、共享式管理。
在信息化发展的今天，信息技术支持下的人力资源档案管理工作也将提高工作质量和工作效率，现代档案管理可以采用纸质与电子档案并存的方式可，减少工作量，降低劳动强度，节省资源，便于检索。档案馆首先要配备统一的软硬件设备，确保信息化设备保障，为信息化管理做铺垫，例如借助现代扫描仪设备还可以直接将档案资料直接输入计算机内。档案馆还可以和互联网企合作定制高效的配套档案管理系统及办公系统，这些应用应具备有智能化检索、排版、转化、一体化文档管理等功能，并在实践中不断完善开发新功能，同时还要注意信息化管理时的档案资源的完整性、安全性、保密性，不断提高档案管理工作的高效性和便民性，为全面信息化管理建设做铺垫[1]。
另外，信息化管理支持下利于档案管理工作的动态化发展。首先是档案资源的动态化，除了传统的文字和图像资源的存储，更可以对声音、视频等多种数据资源进行保存，这些多元化的电子资源的出现让档案资源产生了从静到动的变化，让档案资料更加形式多样，具体可感。其次，动态化还指传输的动态过程，以往的纸质资料存储固定，传输起来耗时耗力，动态化传输管理，是指利用信息化手段，让档案资料可以一键传送，同时还保障了不易发生丢失等问题。动态化更新的资料信息有利于让信息资源得到广泛的传播和利用，不会因信息的更新不及时造成损失，使得人力资源信息能得到最大的利用率。最后，动态化资源管理也是确保檔案馆管理工作流畅进行的必要条件，档案管理工作是任务量十分巨大的，动态化管理有利于减轻工作人员的工作量，同时也是对工作人员工作的督促，能够保证日常档案管理工作有条不紊的进行。
同时，也要构建共享式管理模式，人力资源档案管理涉及到繁多的数据资源，通过总体规划，分级分权，可以设计成规范化的信息数据库并进行资源共享化管理。人力资源档案管理各部门之间、及其与各大高校、企业之间都有紧密的联系，若能通过信息化的建设帮助更好地实现人力资源档案信息的共享，有利于推动人力资源档案管理现代化，更加方便相关工作人员在档案法律法规的框架下利用信息数据库中的信息资源对人力资源档案展开查阅。不同的档案馆在资源内容上都会有所侧重，进行共享建设近似于在不增加成本的情况下新建设了更多的档案馆，能够为档案利用者提供更丰富、全面的信息资源。不仅是信息学资源内容上，其实在档案管理技术，档案管理人才培养等方面均能进行沟通交流，经验共享。各馆、各部门之间积累的经验不同，就可以开展交流，取长补短，提高档案管理水平，利于档案管理工作的发展[2]。
（二）培养新时代专业的档案管理人才
思想素质，是指人力资源档案管理的工作者必须具备较强的责任意识和思想重视程度，明白档案管理工作的深远意义，保持认真负责的工作态度，追求上进，能主动提高自身工作能力。专业能力，是指信息技术化时代下，对档案管理人员除了传统的整理，审核以及简单的电子文档规范管理手段外，还应多学习先进的计算机技术。信息化时代下的计算机知识飞速发展，档案管理学习更多计算机技能有利于提高档案管理工作的信息化发展，提高工作效率，同时利于确保电子档案资料的安全性和保密性，避免造成档案信息泄露等事故。因此对管理者们可以多进行统一的培训与进修，加强信息化教育相关内容的设置，让工作者可以及时更新知识，不断学习进步，同时加强工作人员培训与经验交流，让人才为新时代档案管理工作建言献策。
（三）促进档案管理在实际运用中发挥作用
人力资源档案涉及到人员和范围十分广泛，一般包括工人、农民、公务员、企业职员、学生等各类人员，内容包括学历、各类职业资格证书，社会保险，工作经历，人事变更等。因此档案管理工作也将影响到学生的升学与就业、农民工的工作与社保、公务员与企业职员的晋升与发展等。要进一步推动档案管理工作在实际中的运用，首先要在以往这些运用场景中继续使用，并将现代信息技术化手段不断创新和使用，做到更加方便高效。比如加强推动公共事业人力资源的开放、共享，通过信息化手段对档案资源进行及时性的公示，不仅可以提高公共事业部门人员的积极性，同时还能建立完善的人员流通渠道，为更好地发展公共事业提供了基础。同时还可以加强各个部门之间的沟通，逐步统一管理制度及管理方法，减少档案不兼容的情况，比如目前就业问题严峻，就业档案管理部门堆积有大量的档案资料，对而可能劳保档案管理部门处可能存档较少，这时两部门可以协同工作，提高工作效率。还可以在档案馆线上平台增设评价和意见反馈渠道，帮助档案管理人员更好了解发展需求。
同时还要不断挖掘档案管理工作的应用场景，利用信息化手段实现异地办公，加强信息流通面，提高办事效率，将人力资源档案管理工作的效能最大化发挥出来，减轻工作人员和办事人员的担子，切实保障人民群众利益最大化。
四、结语
现代化背景下，人力资源档案管理工作也要紧密结合信息化发展的步伐，不断创新档案管理方法，加强符合新时代发展需求的专业人才培养，不断提高档案管理的效率和利用率，为我国人力资源和社会保障工作做贡献。
参考文献：
[1]徐从芳.档案管理在人力资源管理中的地位与发展[J].人力资源，2020（08）：32.
[2]陈奕.人力资源档案管理信息化的影响因素与建设对策研究[J].中国管理信息化，2019，22（20）：177-178.
