高校行政效率提升的途径与方法分析
陈琦光
[摘 要] 高校行政工作与学术工作紧密联系，相互促进，是形成优良教育环境的基础。文章主要介绍高校行政效率的提升意义，并提出优化行政人员角色定位、提升行政人员价值设定、有效渗透目标管理理念、推进行政管理信息化建设等措施，旨在提升高校行政效率，加强高校行政部门对社会事务的敏感性，有效应对国际、国内高等教育不断变革的新形势和新挑战。
[关键词] 高校；行政管理；行政效率；信息化建设
中图分类号：C93 文献标识码：A
★项目基金：广东省教育科学“十三五”规划项目（新时代高校行政事务预约服务机制创新研究，2018GXJK040）资助。
高校师生日益增长的服务需求同当前高校行政管理服务水平不平衡不充分之间的矛盾，已经显然成为阻碍高校教育事业发展的不可忽视的重要问题。目前，如何提升高校行政工作的有效性和时效性已成我国教育的主要工作任务之一，切实提高高校行政工作的效率是发挥高校学术研究能力和教育教学能力的关键路径。
一、高校行政效率提升意义
教育是国之大计、国之根本，长期以来，我国致力于优化教育教学环境，在相关教育基础设施建设规划的全面推进下，高校具有了坚实的教育基础，行政管理工作是高校的基础工作，在高校工作体系中占据重要地位。加快高等教育治理体系和治理能力现代化是完成国家“双一流”建设的总体目标的重要抓手，提升高校行政效率有利于完善现代大学管理机制。
行政工作具有职业化、专业化的特点以及客体多样性的主要特征，近年来，高校教育规模不断扩大，影响行政管理效率的因素呈现了明显的多元化变化趋势，主要包括思想观念因素、机构设置因素、管理制度因素、行政人员素质因素和管理技术因素等，高校行政效率的提升来源于思想观念的更新、机构设置的重组、管理制度的创新、行政人员素质的提升以及管理技术的融合，从这一角度出发，高校行政体系将得以有效完善。
高校行政效率提升是高等教育体制改革的需要、高校之间竞争的需要、高校自身发展的需要，同时也是塑造高校形象的需要，切实提升高校的行政工作效率，能够进一步提高高校教育的满意度，打造高校教育品牌，优化高校教育的整体绩效，进一步推动我高等教育事业的发展。
二、高校行政效率提升路徑
（一）明晰行政人员角色定位
行政人员角色定位是影响高校行政效率的关键内容，目前，高校行政管理中存在角色错位现象，例如：少数行政管理部门对部门利益关注过度、一些行政管理人员对如何运用行政权力尚不熟悉、学术权利和行政权利矛盾与失衡现象较为突出等。高校行政管理角色错位的原因主要包括文化传统的负面影响以及管理制度存在缺陷，为切实提高高校行政效率，应确立“以人为本”的和谐发展理念，明确行政管理在高校中的服务地位，增强服务意识，引导行政人员实现行政管理与学术管理的良性互动和协调发展。同时，高校管理人员应致力于提升管理队伍的素质，加强职业化建设。例如：可在高校管理队伍培养过程中定期对行政人员进行教育和培训，设定教育培训目标，在教育培训会议上整合一段时间内高校的行政事务，并分析行政事务的处理方法和处理过程是否存在缺陷，提高行政反思能力，使行政人员能够正确认知个人的行政角色定位。另外，在行政工作效率分析时，还应有效掌握行政工作人员对管理制度的认知、思想观念的发展阶段以及个人原因对行政工作的影响，加强意识引导，切实转变行政工作人员的思想观念，重树服务意识。
（二）提升行政人员价值设定
全面开展行政工作人员的综合素质教育是提高行政工作效率的关键。目前，高校行政人员应该具备的基本素质主要包括思想政治素质、职业道德素质、工作能力素质以及健康的心理素质和情绪控制能力。以此为基础，在提升行政人员价值设定的过程中，应致力于加强高校行政管理人员对自身价值的感知，有效掌握高校行政管理人员的自我价值特点以及影响高校行政人员自我价值的因素，包括工作性质、人格特征等。为加快高校行政工作效率，在提升行政人员价值设定时，应对高校行政管理人员的自我概念水平进行识别[1]。例如：可在高校行政人员工作中，要求其不断审视自我、分析自我和探索自我，结合工作环境和职业需求完成个人能力的分析和发展阶段的掌握。同时，还可通过培养积极思考心态，提升情绪管理能力和规划职业生涯，对高校行政管理人员的自我价值进行培养，引导其在行政工作中充分认识职业的重要性[2]。例如：可邀请行业内专家对高校行政管理人员进行职业生涯规划指导，引导高校行政人员充分认知个人在行政工作中的职责和角色定位，继而根据角色需求和定位发展方向，完成职业生涯内容的确定，使高校行政人员能够打破部门利益的局限，充分拓展行政管理视野，解决学术权利和行政权利的矛盾与失衡问题。
（三）有效渗透目标管理理念
目前，高校在行政管理上建立了多重激励机制以提升教师能力，对在职校工采用了多元培训机制，致力于提升在职校工的职业素养和道德素养，而人才引进的多样化机制则可支持高校具备优良的行政管理人才资源，高质量完成行政管理工作。在此基础上，为全面提升高校行政管理效率，应有效渗透目标管理理念。目标管理是高等教育管理体制改革的必然产物，体现了管理的民主性，提高了行政工作的透明度，有利于激发基层行政管理人员的工作积极性，锻炼行政人员的组织和协调能力。应基于目标管理理念统领高校工作全局，培育高校管理工作的执行文化，建立集体负责制，充分体现民主性[3]。例如：可以目标管理理念为基础，有效优化高校行政机构的职责和职能，设置科学高效的管理机构，整合优化重复交叉的职能以及科学管理岗位职能等。以目标管理理念为基础，高校还可有效完善绩效考核机制，建立完善的竞争晋升机制、考核奖惩机制和绩效反馈机制，促进高校教育教学工作和日常运行工作体系的有效完善，强化服务理念，统筹规划协调现代化技术手段的运用。另外，在高校渗透目标管理理念的过程中，还可应用“4E”评估法完成行政管理工作的内容评价。例如：可完成经费管理效率评价、目标管理效率评价、教学管理效率评价、学生管理效率评价、人事管理效率评价和公益管理效率评价，根据高校行政管理的特点，实现行政管理权力与利益分配结构的合理化建设。
（四）推进行政管理信息化建设
由组织理论、激励理论和行政效能监察理论可知，要想实现高校行政管理效率的提升，应有效融合相关现代化信息技术，实现行政管理的信息化建设。目前，高校行政管理存在管理理念相对滞后，现代化手段运用不足以及行政考核信息的应用价值难以得到切实发挥等问题。基于此，高校应充分运用现代化信息技术管理手段，加强统筹规划，完善信息管理机制，强化行政人员现代化技术的运用能力，形成完善的信息化行政管理体系和管理环境。例如：高校可在计算机技术、数据库技术、通信网络技术、多媒体技术的支撑下，构建高校行政办公自动化系统，覆盖决策支持层、信息管理层、行政业务处理层、办公事务处理层，有效实现校办管理、教务管理、学生管理、人事管理、财务管理、科研管理，连接模型库系统、知识库系统、公共应用软件，实现信息共享和信息价值的最大化挖掘。为提高信息传输的有效性和行政操作的稳定性，应在高校行政管理办公自动化系统开发过程中完成开发平台和开发工具的选择，基于系统开发要求，按照初步调查、可行性分析、可行性报告审核、详细调查、系统分析、新系统设想、审核说明、总体设计、详细设计、审核设计说明、程序设计、调试系统、运行、维护和评价的开发步骤，完成系统开发。在该系统中，高校行政人员能够有效掌握不同行政事务的推进进程和行政事务的开展背景，充分明确行政事务负责人的崗位职责，要求行政事务负责人按照要求高质量完成行政工作。同时，高校可根据当前大数据背景，社会、师生对于高校的期望和要求，结合高校实际，以信息技术手段建立各单位、各部门的沟通渠道，建立精细化的管理组织结构，形成网络预约、提供高效服务的有效模式。
三、结语
总而言之，教育是功在当代利在千秋的德政工程，高校作为我国重要的人才培养基地，在人力资源质量提升上做出了巨大贡献。基于行政工作在高校教育工作推进中的重要作用，要想切实提升高校行政效率，应优化行政人员角色定位、提升行政人员价值设定、有效渗透目标管理观念、推进行政管理信息化建设，促进我国高等教育事业的现代化发展，展现教育优势。
参考文献：
[1]李雅倩，郑丁文.高校行政管理信息化建设与有效途径[J].大众标准化，2020（14）：201-202.
[2]张晓妍.浅谈信息化促进行政办公效率的提升[J].办公室业务，2020（10）：77-78.
[3]帅煜朦.新形势下高校办公室行政管理工作的形势与变化[J].办公室业务，2020（09）：191-192.
