微时代高校学生事务微档案建设探究

    吴春阳

    摘? 要：高校学生事务微档案是学生事务档案的有益补充，动态记载了学生的个性化数据档案。但微档案建设还存在管理主体多元、服务意识不强、新技术应用不足、管理机制不健全等问题，需要培育新理念、建构新机制、强化信息化建设和加强人才队伍建设等，以推动微时代高校学生事务微档案建设，服务于“大思政”工作格局的需要，助力学生事务管理工作高质量发展。

    关键词：微时代;学生事务;微档案

    Abstract： The micro--Archives of university student affairs is a beneficial supplement to the student affairs file， which records the students' personalized data file dynamically. However， there are still many problems in the construction of micro-Archives， such as multiple management subjects， weak service consciousness， insufficient application of new technology and imperfect management mechanism. It is essential to cultivate new ideas， construct new mechanisms， strengthen information construction and strengthen the construction of talents， etc.， in order to promote the construction of micro-Archives in colleges and universities in the micro-era， serve the needs of 'big ideological and political' work pattern and help the high-quality development of student affairs management.

    Keywords： Micro-era; Student affairs; Micro-Archives

    高校在学生事务档案管理的信息化工作中，尽管也在收集学生个性、爱好等动态档案方面进行了不同程度的探索，但却忽略了微时代背景下学生“微社交”信息档案的收集与整理，尤其是在微信、微博和抖音等微媒体社交信息的应用研究方面基本上处于失位状态，未能多维度采集学生多元信息、调动大数据资源、挖掘学生真实需求，并提供精准服务，不利于提高高校学生事务管理工作的服务和质量。

    1 微档案概述

    1.1 学生事务微档案。“微档案”作为档案的一种特殊形态，是创新档案意识、创新工作方式综合作用的结果，是提升“三全育人”质量，实现立德树人根本任务的有益助力。有学者指出，微档案是指“个人或微小的组织在各类实践活动中形成的具有保存查考价值的原始记录”。[1]而微时代下的学生事务微档案，就是指基于微时代特征，记录学生学习、生活、心理、科研、文体等各种活动中，形成的线下及学生线上网络社交具有保存查考价值的原始记录，这种记录以信息化手段形成数据资源。区别于传统的学生事务档案，更突出学生事务档案的网络化、数字化特征，侧重搜集学生借助“微载体”记录校园活动和事件、表达意见和建议等方面的内容。通过这种非正式的档案记载，可以真实记录学生对学校、对社会现实的真实观点和看法，记录学生动态化发展的全过程。

    1.2 学生事务微档案特征。从微档案的定义来看，学生事务微档案除具有传统档案管理范式的特征外，还确立了微档案在线收集、海量存储、实时管理、远程服务等智能化的自组织管理范式。[2]第一，数据异构性。微档案数据信息来源复杂，涉及视频、照片、语音、文字等，都是非结构化信息，具有碎片化的特性。第二，数据海量性。由于高校学生较多，每人生成的除了传统化的不为档案部门关注的档案资料外，还有学生网上社交活动形成诸多的海量信息档案，是学生个人最原始和最完整的记录，如实记录了大学生社会化活动的全过程。第三，数据实时性。打破了时空界限，信息可以实时传递收集，并进行数据的整理与分析。第四，信息的动态交互性。微时代成长的大学生信息更依赖于网络的传递，其个性、观点和意见多通过网络社交活动进行实时动态表达，因而个人之间会产生信息的交互。

    1.3 学生事务微档案类型。从载体上来看，可以分为学生活动微档案和信息微档案。一是学生活动微档案。该类微档案是学生参加校园活动而形成的线下动态档案资料。这类资料不在档案管理的重点关注范围，包括学生自身参加各种文体和教学活动而产生的资料，如教学活动过程中具有保存价值的微课程、PPT、录像和照片等，也包括团队性质的材料，如各种班级、社团、党团组织等活动生成的资料。二是学生信息微档案。主要涵盖学生在活动过程中产生的数据信息，如在网络社交活动中，学生通过微信、微博、QQ和抖音等社交平台发布和关注的各类有保存价值的信息。

    2 微时代学生事务微档案管理的困境

    2.1 学生事务微档案管理主体多元。在学生档案管理工作中，不管是高校采用何种管理模式，学生档案管理都涉及多元主体，存在“多头分散”管理情况。既有档案馆、教务处和组织部等职能部门和教辅机构，又有学工、团委、研工部等学生管理部门，也包括资助部门、心理健康教育部门等。当然，微档案的管理更多涉及的是院系学生管理人员，以及新媒体管理机构等。这些部门并没有形成整体上的合力，都是按照各自分工行使权限。这种多元主体管理的模式，既缺乏主動拓展业务的意识，又缺乏信息部门技术力量的支持，加之没有协同参与学生工作的动力和压力，很难推进学生事务微档案建设的进程。

    2.2 学生事务微档案服务意识不强。微时代档案管理理念、手段和方法，技术应用均发生了很大的变化，业务内容边际也不断拓展。但与之对应的是，对学生事务档案的认识并没有随之而有效提升，部分人员还停留在传统的、被动式的档案管理阶段，“重管理、轻利用”仍然存在很多人的潜意识当中，没有树立起“以用户需求”为中心的工作理念，更没有充分意识到档案从业人员在“大思政”格局中所扮演的重要角色和能发挥的重要作用。

    2.3 学生事务微档案技术应用不足。当前尽管有学者提出将云管理应用于微档案管理，[3]也有学者对区块链技术在学生档案管理中的应用模式进行了探究，[4]并研究了基于区块链技术的高校学生日常行为管理系统，也有企业设计了智慧档案系统，但从实际应用情况来看，高校学生事务档案管理的信息化应用还有很大的提供空间，大部分高校的信息化应用水平，还仅仅停留在传统档案业务系统查询的阶段，对数字化档案的研究刚处于初始阶段，对收集什么信息、如何管理、如何提升档案应用价值还没有清晰的思考，并形成有效的应用方案，更无从谈及“微档案”的建设。

    2.4 学生事务微档案管理机制不健全。由于对学生事务微档案认识不足，在体制机制方面的建设上还没有跟上形势发展的需要。在整合档案管理队伍、职责界定、制度制定、激励措施等方面顶层设计与规划不足。对微档案资料收集、保存、安全管理等方面思考不多，没有形成系统化的制度体系。如，学生事务微档案主导机构不明确，微档案资料范围界定不清晰、职责不明晰，运营流程不规范等，这些因素的存在都严重影响到学生事务微档案建设的健康发展。

    3 学生事务微档案建设路径

    3.1 培育学生事务微档案建设理念。不同于传统学生档案的管理，学生事务微档案更注重线上线下反映学生动态资料的归档。而这些资料大部分不在传统档案归档名单中。从某种程度上讲，微档案的建设并不在目前档案管理人员的任务清单中。因此，要强化对学生事务档案从业人员的理念引导，使其认识到微档案对“大思政”工作的重要意义。而且微档案建设也是将来学生事务档案管理发展的重要方向，从业人员应及时转变工作理念，适应微时代档案管理网络化、智能化、个性化的要求，树立以“学生为中心”的工作理念，从微档案中挖掘出隐性知识与信息，满足学生的个性化需求。[5]

    3.2 建构学生事务微档案管理机制。主要包括整合运营机制，创新服务机制、评价保障机制等。在整合运营机制上要打破多头管理的现状，整合多元主体的力量，实现微档案建设的有效衔接，共同服务于学生工作。在创新服务机制上，要创新服务模式，搭建与学生互动的“微平台”，变被动服务为主动作为。在评价保障机制上要强化对微档案建设的物质和人才保障，改进对学生档案管理从业者的评价机制，健全微档案建设的制度保障体系。

    3.3 强化学生事务微档案信息化建设。云计算、大数据技术的不断发展，为学生事务微档案建设的顺利开展提供了可能。高校要加快信息化基础设施建设，满足海量信息储存、整合、优化和分析的需要。针对“微数据”的识别、分类、传输、交换和利用等要做好微档案信息标准规范建设。此外，针对学生对隐藏信息与知识的需要，应该进一步加大数据挖掘技术的应用力度，构建智能服务系统，挖掘微信息潜在的价值。[6]

    3.4 加强学生事务微档案人才队伍建设。一方面要加大档案人才，尤其是具备网络新技术人才的引进力度，从整体上优化学生事务档案管理队伍的人才结构。另一方面，要加强对学生事务档案从业人员的培训力度，围绕微时代学生事务档案管理的现实需要，在理念涵育、业务知识培养、信息化技术应用等方面提升学生档案管理人员的业务能力和信息技术使用水平。

    参考文献：

    [1]杨静，张哲成，赵月霞.发展微档案 助力和谐社会建设[J].山东档案，2015（06）：26-28.

    [2] [3]刘维贵.数字时代微档案的云管理研究[J].兰台世界，2012（23）：26-27.

    [4]刘越男，张一锋，吴云鹏，郑翀.区块链技术与文件档案管理：技术和管理的双向思考[J].档案学通讯，2020（01）：4-12.

    [5]李彦.大数据时代高校档案管理优化的路径探析[J].云南档案，2016（11）：54-56.

    [6]赵月霞.论“微档案”建构社会记忆的能力和途径[J].档案管理，2017（02）：17-19.

    （作者單位：河南工业大学 来稿日期：2020-04-17）