关于高校二级学院科研秘书科研管理工作的思考
张云
摘要：高校的科研管理在信息化时代的重要性日益凸显，科研秘书的素质和能力对于高校科研发展意义重大。本文首先详尽分析高校科研秘书的秘书性和研究性二重性特征，进而全面论述高校科研秘书应具备的基本素质和能力要求，最后从制度架构和政策设计层面提出提升科研秘书能力和素质的基本途径和方法。
关键词：科研秘书；科研管理；高校二级学院
中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1001-0475（2016）08-0079-03
随着知识经济时代的快速发展，现代大学已具备人才培养、科学研究、文化传承和社会服务等基本职能，科学研究作为高校高等教育发展的重要内容，其科研工作成绩及成果是一项重要的评价指标体系。高校科研工作关系到“高校其它职能发挥”，[1]（P.81）高校秘书工作是一种从属性和辅助性的社会职业，他们是高校科研管理工作的基层管理人员，是直接参与学校及下属各学院、研究平台从事基层科研管理工作的专职工作人员，也是高校科研管理工作中最重要的不可或缺的部分。同时，高校二级学院的科研秘书是高校科研管理部门、学院及其学院教师之间因为科研活动而联系的“桥梁和纽带。”[2]（P.140）更为重要的是，随着高校高等教育的发展，科研秘书工作也在不断发展、变化和有所调整，并日益受到高校重视。由此，科学研究的发展与科研管理工作创新密切联系。由此，高校科研秘书在高校高等教育工作中起着息息相关的重要作用，也是高校科研管理工作的体现者和具体执行者。科研秘书人员只有不断继承和创新传统管理模式，加强科研秘书自身科研素质建设，提高学术管理创新能力和学术服务水平，积极发挥高校各级下属部门教师的科研优势，充分调动他们的学术钻研积极性，这样为高校科研管理工作发展提供创新途径，使高校科研管理工作更好更有效地为高校科研工作服务。因此，如何从学科角度提升高校科研秘书的工作能力和管理能力，是目前高校需要研究的一项重要课题。笔者从高校科研秘书工作实践的角度来谈一些认识。
一、高校科研秘书的性质
高校作为一个产出部门，在知识经济时代，科学研究在高校显得尤为重要。在科研管理中，科研政策的落实、项目管理的规范都需要一个高素质的科研秘书队伍。高校二级学院科研秘书主要任务是：协助学院领导制订科研计划和传达科研管理政策或规定；负责科研项目申报、中期检查、结题和科研成果的申报、登记、科研档案移交等；负责学院科研考核、科研工作量统计和学术报告整理；负责改进本学院科研工作提出建设性意见；还有其他科研管理的日常记录、相关科研报表和学校、学院其他事务性工作。科研秘书首要职能是做好行政秘书的工作，还要承担科研管理工作的任务，兼具秘书性和科研性于一体。[3]（P.21-22）
（一） 科研秘书的秘书性特征
高校二级学院科研秘书的主要工作是上请下达，其工作体现出程序性、广泛性，其职责范围是履行其主管领导和学校科研部门的常规性科研事务管理任务，科研秘书一般都是授权理事，重在深刻领会和把握主管领导的意图，在委授权力的范围内灵活处理并规范完成任务。
（二） 科研秘书的科研性特征
高校二级学院科研秘书工作是具体负责本学院科研工作，兼具前沿性、创新性、专业性和综合性的性质和特征。而科研秘书的管理和服务的对象是高校教师，由于高校教师各自独特的专业背景、专业方向和社会网络，在其所申报的科研项目中多为主要负责人。科研秘书的本质属性就决定了其工作的主动性和创造性，并对科研发展动态有自己科学的预见和理性的判断。因此，科研秘书必须具备深厚的学术功底和相关专业知识，并及时准确把握相关学科的前沿动态，这就要求科研秘书必须亲自从事相关科研活动。这样，科研秘书又需要兼具科研性的重要使命。但其秘书性是首要的、核心的性质。科研秘书的主要职责是辅佐领导者服从领导安排，并完成领导交代的具体任务。而科研秘书的科研特性旨在实现科研目标，推动学院科研建设。
二、高校科研秘书应具备的基本素质和能力要求
（一）科学的管理理念
科学管理是实现科研管理取得实效的根本保证。高校二级学院的科研管理主要是为本单位教师的科学研究提供服务，主要是项目管理。二级学院教师是高校科学研究的主力军，也是高校科研工作的执行者。在项目管理上务必坚持树立“以人为本”“管理即服务”的科学理念。科学研究本质上是人的认识活动和实践活动，激发研究者的创造能力与实践能力是科研管理的初衷。高校的科研管理究其本质来说，基本是对从事科学研究工作的教师的管理。科研秘书必须充分尊重教师的主体地位，尊重教师的知识创造与劳动，牢固树立“以教师为中心”的管理理念。科研管理工作是管理与服务的有效结合，其重要目标是为科研人员提供一切帮助和服务，激发科研人员的积极性和创造性。科研秘书的实际工作不仅要为教师提供相关科研信息，还要负责解答项目管理中的各类问题和科研材料归档等工作。科研秘书还应该拥有“良好的素质”和“较强的能力”，[4]（P.90）才能真正做到上传下达的作用。为此，为科研人员提供服务是科研秘书进行科研管理工作的出发点和归宿点，求真务实，在服务中实现管理，在管理中突出服务，进而为推动高校科研工作提高质量和水平。
（二） 敬业精神与团队合作意识
敬业精神与团队合作意识是现代管理的基本要求，也是科研项目持续发展的不竭动力。管理者的敬业精神体现为管理者的责任心、奉献意识、自律意识等，也是管理者素质的根本体现。良好敬业精神是人们热爱和胜任本职工作的必要前提。科研秘书的敬业精神对于提升科研管理工作的效率和质量至关重要。科研管理期限长、内容多，项目申报、年度检查、结题验收、成果鉴定及推广转化无所不包。科研管理的精细化和专业化要求对科研活动的每个环节都要有强烈的敬业精神和专业能力。高校科研管理工作务必为研究者创设适合科学研究的氛围、健全的体制机制和各种支持科研的政策和服务等。科研管理工作需要科研管理工作者与科研人员、团队之间保持密切的团队合作精神，才能为科研工作提供坚强的智力支持和服务保障。科研秘书必须具备强烈的服务意识和奉献精神，以学院、学校科研工作的大局为重，勇于奉献，在服务奉献中促进科学研究工作可持续发展。
（三） 精湛的业务知识与基本技能
科研管理的业务知识与业务技能是科研管理工作的首要前提，是实现科研管理创新的条件。其中，加强科技档案管理是实现科研管理的必要条件，也是“科研管理不可缺少的组成部分”，增强科技档案的“使用效率”成为“当务之急。”[5]（P.442）科研秘书要全面掌控、管理并提供适时服务及相关科研活动的全过程，管理学、自然科学、社会科学以及一些交叉学科的理论知识对于科学的科研管理非常重要。同时，要密切跟踪国家出台的各项科教文化新政策、新方向，引导科研人员充分重视和关注社会科技需求和学科前沿等问题。这就要求科研秘书还需要了解并学习国外高校科研管理的先进经验和理念。认真总结经验，不断强化科技档案管理，还须“学习借鉴外国的先进经验。”[6]（P.443）科研管理工作需要科学的理念、良好的职业道德素养以及多学科的知识结构和综合业务技能，对科研管理的政策、规章、制度要非常精准，对项目申报要求、考核标准、结题鉴定、成果推广等流程耳熟能详，更要具备办公自动化、文件处理能力，才能整体提高科研管理的效率。
（四） 娴熟的组织协调与沟通能力
高超的组织协调与沟通能力是实施科研管理工作的重要条件，也是实施科研管理的前提和基础。高校二级学院科研秘书必须准确理解上级部门和学院领导的工作任务和基本期望，并按照工作的轻重缓急、明确目标、合理分配、统筹安排、有条不紊的实施，达到主次分明、务求实效，并对其执行过程实施有效监控。因此，只有科研秘书具备良好的组织协调能力，才能充分利用和调剂资源，完成相应的科研任务，并提高科研管理效率。同时，高超的沟通能力与技巧是一个优秀科研秘书的又一基本条件。二级学院的科研管理需要处理好学校相关部门、学院领导、同事、协作部门等各类复杂关系，尤其是要强化从事科研教师的沟通和协调。只有这样，才能增进相互交流和理解，促使科研活动顺利展开。良好的沟通能力是提高科研管理绩效的先决条件之一。
（五） 敏锐的创新意识
创新型国家战略的实施离不开科研管理的完善和创新，创新意识自然成为提升科研管理水平和质量的重要保障。科学技术日新月异和社会生活的多元互动，促使高校的科研工作必须创新思维，切实遵循科学研究的基本规律性，与时俱进，勇于创新，推动科学技术、生产、服务的互动发展。高校科研管理工作者务必以时不我待的管理和服务热情，创新工作方式方法，密切关注世界科技发展的前沿动态，努力学习我国科研管理理论和科技政策，在日常工作中业精于勤、努力思考、主动作为、推陈出新，以科学的管理理念、先进的管理方法和奏效的管理技术，创造性的开展科学研究管理工作。[7]（P.66-68）
三、提高高校科研秘书的途径和方法
（一） 加强理论学习和专业学习，更新科研秘书的管理理念
随着终身学习制度的确立，现代公民学习的时间越来越长，学习的途径和方式更加多元和丰富。由于高校科研管理工作需要大批具有管理经验或管理学相关专业的管理人员，所以，高校科研秘书需要学习行政学，并具有一定的管理专业水平，才能适应高校科研管理工作的具体要求。行政学是提高行政效率的应用性科学，对于能否成为“行政管理的‘行家里手”尤为关键。[8]（P.21）信息化时代的科技竞争本质上要求科研秘书必须具备看、听、读、练、写的硬功夫，并通过强化政治理论、管理理论和专业知识的学习，精通业务知识，创新工作方式方法，提高语言表达技巧和沟通协调能力。善于听取别人的意见、建议，注意吸取别人的经验，认真阅读和钻研国内外有政治影响的理论，增强认识问题、分析问题和解决问题的能力。开拓视野，增长见识，提升科研管理的境界和理念。
（二） 深化培训和交流，拓宽管理和服务能力
科学的培训制度是提高管理水平的重要途径，高校可以进行短期培训班、工作座谈会、研讨会等，强化科研秘书的基本功训练。同时，也要聘请校内外有丰富科研管理经验的专家进行不定期辅导，组织科研秘书进行院际、校际间的工作交流和学习，进而通过各种科研管理研讨会拓宽其管理视野，增强其团队精神，提高科研管理的质量。重视培训，不断吸收管理经验，提高自身科研管理水平。在高校科研秘书的培训中，主要应涉及项目申报、科研奖励申报等内容，对外则通过科研秘书短期培训，以加强校内、校际科研秘书之间的交流，必须做到勤动脑、勤动手、勤练口，苦练内功，从事务型转向智能型，形成思维敏捷、认识到位、处事果断的能力。
（三）完善制度，激发科研秘书的工作积极性和主动性
由于科研秘书工作的系统性和复杂性，这要求科学的规章制度来规范和保障。高校二级学院的科研管理必须建立适合本学院发展的工作职责、权利及享受待遇等一整套规章制度，以提升科研质量为宗旨，以奖优罚劣为重要手段，建立健全良性循环的激励机制，通过“体制的激发、尊重和引导”，[9]（P.16-19）激发科研秘书的积极性和主动性，促使科研工作科学管理、规范运行、高效互动发展。
（四） 实现科研秘书专职化与专业化的制度设计
科研秘书的工作绩效直接影响着学院科研管理水平和外部形象。科研秘书必须从繁忙复杂的行政事务中脱身，专心服务于科研服务工作，实现科研秘书专职化与专业化。信息时代的科研秘书要在海量科研信息中筛选、分辨有用信息，实现科研秘书从传统向现代的转型和提升。这就要求高校科研秘书具有一定的公共关系学的专业背景，现代社会公共关系具有公众关系、传播活动和管理职能的特点。“所谓公共关系学是以公共关系活动及其发展规律为研究对象的一门边缘交叉学科。”[10]（P.3）此外，信息时代的科研秘书对信息要有前瞻性、及时性、全面性和直接性，科研秘书还必须具备信息敏锐性和收集信息能力，夯实科研领导科学决策的信息基础和依据，并要高效协助领导处理日常科研事务。科研秘书的服务性属性，决定了科研秘书通过报送信息和接受信息，使学院领导及时准确了解科研发展动态，也必须及时、全面给学院教师传递申报项目、申报成果等信息，通过向学院所属单位发布科研信息并指导其科研工作，才能为学院领导的科研决策服务。各方面信息传达、传递都必须全面和真实，才能真正推动学院科研的持续发展。
（五） 完善科研秘书激励措施，构建长效管理机制
由于科学研究的长期性和持续性，就决定了高校二级学院必须建立科研管理队伍长效管理机制，才能保证科研管理持续发展。学校也要理顺科研管理方法，完善激励竞争机制，健全考核和奖惩措施，对业绩突出的科研秘书要及时表彰和提拔，充分展现他们的自我价值和存在感。高校科研管理工作是文化管理与人本效果的统一，也是人文性与科学性的统一，需要科研秘书与研究人员和谐相处。高校要为科学研究营造良好的工作环境和社会氛围，为科研秘书的科研管理工作提供伦理道德的指导和保证。伦理道德是“个人自觉”基础上建立的“一种信念和价值系统”及“内在动力”，也是施行“文化法规和政策的重要思想基础。”[11]（P.268）知人善用、效率优先，营造管理出效益工作氛围，妥善处理和应对科研管理面临诸多新情况、新问题。这就要求基层科研秘书必须强化服务意识、专业知识、业务技能、管理与创新能力，配备高效可持续发展的知识结构合理、综合素质高、业务能力强的队伍，有意识地提高自身素质和工作能力。这样，才能真正为校院两级的科学发展提供全面而优质的服务。[12]（P.166-167）
参考文献：
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[6]王亚朴.高等教育管理文摘[M].上海：华东师范大学出版社，1987.
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[责任编辑：秦 超]
