自然资源档案信息化之库房自动化管理探索

    张晔

    

    

    摘? 要：管好、用好自然资源档案，做好信息化工作，关系到自然资源管理工作长期、稳定的发展。进行三维虚拟库房建设，实现档案库房的自动化管理，对于提高自然资源档案管理工作水平、加快自然资源档案信息化工作进程具有非同寻常的意义。内蒙古自治区自然资源厅立足于档案管理工作的实际，进行了三维虚拟库房建设，以“构建数字化、网络化、智能化为一体的数字档案”为主要目标，实现了“档案管理虚拟化”“档案利用便捷化”，推动了自然资源档案信息化进程。

    关键词：自然资源档案管理;三维虚拟库房;远程控制;在线管理

    Abstract： Well manage and wisely use natural resources Archives and focus on informatization are related to the long-term and stable development of natural resources management. Developing a three-dimensional virtual warehouse and make the automated management of Archives warehouse come true is extremely meaningful for improving the management level of natural resources Archives and speeding up the process of natural resources Archives informatization. The Natural Resources Department of Inner Mongolian Autonomous Region proceeds the development of three-dimensional virtual warehouse based on the reality of Archives management， with the main goals of 'building digital Archives， which are digital， networked and intelligent'， the department has realized the 'virtualization of archive management' and 'convenience of using Archives'， as well as has promoted the progress of informatization of natural resources Archives.

    Keywords： Natural resources Archives management; Three-dimensional virtual warehouse; Long-distance control; Online management

    为进一步健全档案工作机制，加强自然资源档案的管理和利用，内蒙古自治区自然资源厅开展了三维虚拟库房建设工作，实现了档案库房状态远程监控、在线管理，提升了内蒙古自治区自然资源厅各级部门档案管理工作能力。本文基于对内蒙古自治区自然资源厅三维虚拟库房建设的必要性、主要内容以及应用效果三方面的分析，对自然资源档案信息化管理进行了探索。

    1 三维虚拟库房建设的必要性

    自然资源档案作为土地、矿产利用情況的历史记载，是自然资源合理规划、利用的重要记录，在自然资源规划、生态文明、用途管制、空间治理、协同发展、科学施政等方面发挥重要作用。内蒙古自治区自然资源厅自然资源专业档案类型繁多、数量庞大，其档案管理工作具备一定的复杂性。防火、防水、防盗、温湿度监控、视频监控等信息不能在线显示、远程控制，档案管理人员无法得知档案库房实时状态，管理难度较大;档案库房巡查、密集架管理、档案上下架、档案数量统计等工作仍采用手动方式进行，效率低下的同时存在着安全隐患。因此，为更好地保护原始档案资料、提高档案管理人员工作效率、充分发挥自然资源档案的利用效能，进行三维虚拟库房建设十分必要，以实现档案库房的虚拟展现、远程监控、在线管理，提升自然资源档案安全保障水平、智能化管理能力。[1]

    2 三维虚拟库房建设的主要内容

    三维虚拟库房建设内容主要包括：搭建集档案库房、密集架、档案盒、库房设备于一体的三维可视虚拟场景;与防火、防水、防盗、温湿度监控、视频监控等设备进行集成，对所监控数据进行存储、分析、显示及输出;实现密集架管理、档案上下架、档案数量统计、库房信息展示、档案信息浏览、档案保管、档案销毁等在线管理功能。保证馆藏资料的有序、安全、完整及快速识别、精确定位，打造可视化、虚拟化、智能化的档案库房。

    3 应用效果

    3.1 动态库房虚拟展现。虚拟库房采用三维技术，构建了与实体档案库房场景一致的虚拟空间，以三维空间图形方式将档案库房和档案装备的实际状态呈现在我们眼前，WebGL技术的应用实现了档案库房场景的虚拟现实，给人以实在的感受，直观地表现了客观世界的信息，提高了用户对库房空间的感知，明确了库房空间位置信息，具有富交互性、高沉浸性、三维可视化等诸多优点。同时，支持360度在库房内进行巡走查看，可以模拟用户对库房内档案装备的操作，依据库房实体档案情况对数据进行系统初始化及管理维护，如对库房、排架、层、列等实体对象进行增、删、改、查等操作;触发密集架按钮可打开、关闭密集架，触发档案盒能够看到档案盒内数据信息，并可进一步查看其中档案内容;对实体档案库房动态进行模拟展示，包括档案库房库存空间、温度、湿度等信息的集中展示。三维虚拟库房动态展示功能的实现，满足了内蒙古自治区自然资源厅档案管理工作的可视化、智能化需求。[2][3]

    图1? 三维虚拟库房全景展示

    3.2 库房状态远程监控

    三维虚拟库房实现了7×24小时对实体档案库房的远程监控。通过与库房监控设备的集成，库房管理系统可记录档案实体在库房的存储状态，形成库房状态记录，可直接对防火、防水、防盗、温湿度监控、视频监控等信息进行实时呈现，实现对所监控数据的存储、分析、显示及输出功能。如温湿度监控管理，监测的实时数据以图形或表格方式显示，包括各档案库房的库内温度、库内湿度，库外温度、库外湿度等数据，以及档案库房内空调、除湿机的运行状态;库房温湿度控制主要包括温度调节、湿度调节、开关量等，历史监测数据以日志方式存储，月度、季度、年度数据可随时进行打印。当监测数据出现“异常值”时，三维虚拟库房管理系统会显示报警信息，并通知预先设置的档案管理人员进行网络报警。三维虚拟库房的远程监控功能，使得档案管理人员可对库房状态进行实时了解，确保了档案库房环境安全可控，档案实体安全存储。[4][5]

    3.3 实体库房在线管理

    内蒙古自治区自然资源厅三维虚拟库房建设将库房设备与档案管理系统集成，在远程动态展示库房状态的同时，具备密集架管理、档案上下架、档案数量统计、档案信息浏览、档案保管、档案销毁等在线管理功能。

    原来需要通过档案管理人员手工操作完成的复杂流程，现在线操作即可进行实体联动。档案管理系统通过密集架中间件向密集架系统数据库插入指令，即可实现远程打开和关闭指定的密集架的列、密集架灯光定位和通风;在档案调整调架时，无需管理员到实体库房对档案柜、密集架进行逐一排查，寻找具有足够空闲空间的档案节，然后再将档案迁移进去，也无需预先估算出剩余空间可以放置的档案盒数量，三维虚拟库房管理系统即可对库房的各个细节进行直观的反映和管理。当档案组卷、装盒完成进入库房后，或者纸质地形图打印完成放到密集架之后，系统即可记录实体档案的存放情况，档案具体放在哪个柜架哪个节，是否已经被借出，并对库房的各项指标进行统计，对库房空间进行统计，统计密集架的利用率，在系统管理页面上即可进行档案上下架、调整、查档、查看电子原文等操作;系统还可实现对档案实体保管情况、销毁情况的管理。当档案丢失、损坏时，对具体情况进行登记、管理。当档案需要鉴定销毁时，对档案销毁情况进行登记和管理，在档案著录模块中可以进行手动或自动的鉴定，对到期的自然资源档案进行销毁处理，将档案条目转入档案销毁库进行管理;同时，系统可模拟进行库房的巡查工作，减轻了档案管理人員巡视工作压力。三维立体库房在线管理功能的实现，免去了档案工作人员手动进行库房日常作业的繁琐工序，降低了时间、人力成本，大大提高了工作效率，使得自然资源档案管理更加便捷化、自动化。

    4 结语

    综上所述，内蒙古自治区自然资源厅三维虚拟库房建设搭建了档案库房、密集架、档案盒、库房设备等可视的三维场景，创造出了一种可交互的虚拟环境，使用户能够在三维立体空间中有身临其境的感觉，改变了以往单一的档案管理模式，实现了馆藏档案的有序排列、安全存储及快速识别、精确定位，实现了对档案实体库房的远程监控和在线管理。使自然资源档案管理工作更加可视化、安全化、自动化，提升了内蒙古自治区自然资源厅档案管理工作效率与智能化水平。

    参考文献：

    [1] 陈茜.档案库房智能化应用实践的思考[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2017（00）：164-168.

    [2]谢冰.照片档案利用存在问题与对策[J].档案管理，2013（03）：50.

    [3] 彭梅.云南省测绘档案虚拟库房管理系统设计与实现[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2019（05）：11-12.

    [4] 刘莉.档案库房环境智能化管理研究[J].机电兵船档案，2017（04）：58-60.

    [5] 张建波.提高档案库房安全 保护智能管理水平[J].城建档案，2019（01）：87-88.

    （作者单位：内蒙古自治区国土资源信息院 来稿日期：2020-06-17）