高校办公室OA系统实践与经验

2022.10.04

颜宏

【摘要】高校办公室OA系统建设不仅有利于提高学校行政办公效率、增强办公室整体服务水平，更对学校整体形象的提升有着非常重要的意义。本文对OA系统建设和推广过程中遇到的问题提出分析和思考，以期对高校办公室OA建设工作提供借鉴。

【关键词】办公自动化；高校办公室；办公效率

一、前言

传统办公模式下的高校管理工作不仅耗费了办公室和各部门工作人员大量的时间和精力，而且在处理过程中产生的延时和差错大大降低了工作效率。办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络技术结合起来的一种新型的办公方式，使办公活动由各类设备、人机系统来协助完成，实现网上公文管理、信息共享、事务管理、信息发布等功能，达到优化管理结构、调整管理体制、提高办公效率的目的。OA系统是对传统办公方式的变革，它将计算机技术、通信技术、网络技术等先进的科学技术应用于传统的信息处理中，对文字处理、信息传递、存储与检索实行了现代化的管理。它通过有效的资源共享和信息交流与发布，达到充分利用信息资源、提高工作效率和质量、辅助决策、降低劳动强度、减少重复劳动的目的。作为信息化建设的重要内容，建设功能完备的办公自动化系统是高校在当前信息化背景下的必然选择。

二、OA系统建设实践与经验

加强宣传培训，转变思想观念。部分OA系统用户意识薄弱，对OA系统理解不够深入，未能完全意识到OA系统推广使用的必要性。一些OA用户习惯了传统的办公方式，对纸质办公较为依赖，主观上不愿意主动去改变，甚至对OA系统持怀疑态度。同时，OA用户年龄跨度较大、基础参差不齐，难免存在现代化办公技术、尤其计算机应用水平相对薄弱的现象，甚至拥有畏难和排斥心理，要使他们完全接受OA系统需要一定的时间。此外，学校领导对OA系统的态度也直接影响系统的建设和推广。OA系统建设是一项十分繁杂的工程，它的业务涉及面广，推广难度大，任何环节都可能遇到困难和阻力。因此，在学校领导的支持下，办公室应成立OA系统建设工作小组，统筹规划OA信息建设，协调解决问题和困难，加强OA宣传和培训，提高校领导和教职工对OA系统的认知度，同时不断增强OA系统本身的实用性、易用性、稳定性建设，保障大家对OA系统的用户体验。

明确阶段任务，重视建设过程。需要调研阶段，服务公司根据需要提前制定调研计划，并结合自身项目经验协助用户梳理办公流程，最后编写需求规格说明并请用户签字确认；系统调试阶段是系统上线试运行前的重要阶段，应留出至少1个月的时间，OA系统是否满足用户使用需求、是否存在BUG以及系统上线时间节点均在此阶段确认完成；培训推广阶段，OA系统培训要全方位、多层次、分阶段进行，学校各部门均要参与培训，同时根据培训对象不同，制定不同的培训内容和培训方式。

建立健全制度，确保高效运行。高校办公室应该结合学校工作实际，积极建立健全与OA系统相配套相适应的规章管理制度，严格规范办公流程及系统操作，确保管理科学性、操作规范性、信息准确性和系统安全性。加强相关制度建设，规范公文审批等具体流程，有助于促进OA系统推广，规范OA用户的操作，确保用户高效、准确、安全完成办公任务，同时自觉维护系统正常运行。此外，现代化OA系统提倡“无纸化”办公，就必然会涉及到领导电子签名、学校电子印章的使用和管理。因此，完善的OA系统管理规定，有利于安全管理电子签名、电子印章等重要内容。

注重系统安全，保障正常办公。由于OA系统一般直接接入Internet，具有网络开放性的特点，而OA系统中传输、处理、储存的文件属于学校的内部信息（有些可能涉密），因此OA系统的安全性建设显得十分重要。首先，应对OA系统中的数据进行加密传输，确保传输、处理过程中的信息安全。其次，OA系统服务器中储存了大量信息，我们不仅需要对服务器定期排查，排除安全隐患，防止病毒和恶意程序攻击，同时做好数据备份。网络安全领域有一个术语叫“三分技术，七分管理”，即网络安全中的30%依靠计算机系统信息安全设备和技术保障，而70%则依靠用户安全管理意识的提高以及管理模式的更新。因此，我们在增加技术保护的同时，也应该不断增强个人保密意识，不断提高安全管理。

重视推广方法，提供技术支持。办公室前期在加强OA宣传、提高OA意识的基础上，应当分步骤、分阶段进行OA系统培训和推广。办公室和服务公司应当共同协商，制定详细的培训计划和推广安排，针对不同用户类别提供不同的个性化培训。此外，办公室可组织各相关部门OA系统负责人进行重点培训，强化OA系统的操作与管理，使其能够承担本部门的OA培训与操作指导。如各部门OA负责无法解决，可统一收集相关问题，并上报至学校办公室。如果上报的问题属于技术范畴，办公室将及时全方位、高质量的技术支持；如果上报的问题涉及部门办公需求，办公室也应及时与相关部门协商沟通，进一步优化OA办公流程。

三、小结

高校办公室OA系统建设提升了办公室整体服务水平、提高了学校行政办公a效率，同时降低了内部运行成本，有利于促进学校信息化建设，提升学校的管理水平和整体形象。然而，高校办公室工作内容的综合性和复杂性决定了OA系统建设难度不亚于任何部门内部的软件工程项目，因为它意味着高校教职工在思维方式、管理方法、规章制度等方面都需要经历一次深层次的转变。我们应当以发展的眼光来看待OA系统的建设，使其在不断发现问题、解决问题的过程中完善自身，进一步为学校的发展提供服务。