关于提高事业单位档案管理工作效率的思考

2022.10.02

葛庆国

摘要：随着我国经济水平的不断提升，目前我国诸多事业单位在进行档案管理工作的过程中仍选择沿用传统的档案管理方式。传统的档案管理方式将会极大影响到档案管理工作的效率以及质量。对于档案管理相关工作的进行及提升有着不小的阻碍。提升档案管理工作水平，提高档案管理工作效率，逐渐受到政府和管理部门的重视，为提升效率发挥优势，不断地在加大研究增加投入。

关键词：事业单位;档案管理;管理效率;档案部门

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.025

由于历史及其他原因形成的缺乏对于档案管理工作最基本认识，对提升档案管理工作的效率及质量缺乏最基本重视，未能及时认识到档案管理工作重要性。目前我国事业单位的档案管理工作仍存在诸多漏洞，影响到相关事业单位、部门工作的进行以及发展。同时档案管理工作难以在其中发挥其具体作用，对事业单位工作进行形成助力。因此，在工作过程中存在诸多问题，直接或间接影响到管理工作效率。

1 加强对档案管理工作的重视程度定期进行档案管理人员工作培训

事业单位的档案管理工作对于事业单位各个部门之间的工作协调，以及工作发展有着极为重要的影响作用。做好事业单位的档案管理工作，密切联系各个部门单位之间的工作协作能力，能够确保事业单位工作的有序进行。全面提升事业单位档案管理工作质量，首先需要提高各个部门管理人员以及从业人员对于档案管理工作的重视程度。通过提升体制内部各部门相关人员对于档案管理工作的重视程度，能够从根本上提升档案管理工作的质量以及效率。通过正视档案管理工作的意义以及作用，从根本上纠正档案管理工作进行的过程中存在的弊端以及不规范行为，全面提升档案管理工作的质量。转变事业单位体制内部领导人员对于档案管理工作的管理理念以及重视程度，能够规范事业单位内部的档案管理工作的质量，能够对档案管理工作进行重新规划，对档案管理工作制定一定的参考标准，加强监管管理力度，规范相关人员在工作进行过程中的行为规范。确保档案管理工作的有效进行。档案管理工作的主体是员工，因此，提升档案管理工作质量，通过全面提升档案管理工作人员的专业素养，优化档案管理人员专业技能，能够有效提升事业单位的档案管理工作的质量以及效率[1]。

2 建立健全事业单位档案管理制度提升事业单位档案管理信息水平

仅仅意识到事业单位工作过程中档案管理工作的重要性是远远不够的。对档案管理工作的管理制度进行一定的完善，通过建立健全完善的档案管理制度，能够在档案管理工作的实际过程中，对档案管理工作的从业人员的行为规范形成一定的限制以及制约。能够有效确保档案管理工作的质量以及档案管理工作的标准能够得到满足。由于受到档案管理工作从业人员自身素养的影响，档案管理工作的进行面临着重重阻碍。因此，建立健全事业单位档案管理制度，能够有效提升事业单位档案管理工作的质量。除对档案管理人员的工作行为制定一定的标准，提升档案管理人员的工作执行效率。还能够对事业单位工作进行整体的规划以及标准化的规范，全面确保档案管理工作的质量。在科学技术高速发展的今天，互联网电子信息技术的利用、普及飞速的提高。事业单位的工作进行同样需要信息化管理技术的参与以及创新。随着现代信息网络技术的普及以及发展。仅仅依靠单一的人力档案管理难以确保档案管理工作的质量以及效率[2]。因此，提升事业单位档案管理的信息水平，全面提升事业单位档案管理工作的信息化能力，对于促进档案管理工作的优化以及发展有着极为重要的影响作用。

3 强化事业单位部门间的交流合作确保档案管理工作质量及准确度

事业单位工作的进行离不开各部门之间的交流以及协作，部门间的交流与协作，能够使事业单位工作的有序开展得到有效的保障，极大的降低事业单位在工作进行与合作的过程中信息孤岛现象产生的消极因素，减少信息孤岛带来的负面影响。因此加强各部门之间的交流以及协作，对于事业单位的管理工作以及交流合作有着极为重要的作用以及意义。对于全面提升我国事业单位工作的效率以及质量，实现事业单位档案管理工作质量体系的建立以及完善。打破傳统档案管理工作的限制，促进事业单位档案工作管理体系的跨越式提升。档案管理工作体系的建立能够全面打破事业单位部门之间信息孤岛的限制，突破信息孤岛的影响，全面提升档案资源管理的效率以及质量。

4 提高事业单位管理档案利用价值提高档案收集管理工作进行强度

随着我国社会经济的发展，社会环境的不断变化，社会背景的不断演变，传统的纸质档案暴露出其诸多弊端，全面显现出其在档案管理工作过程中的缺陷。纸质档案的使用浪费大量的纸张，对于我国可持续发展的建设，社会经济可持续发展以及生态资源可持续发展有着一定的消极影响。与我国目前生态环保，绿色节能低碳的环保理念难以契合。同时，档案管理工作人员在进行档案管理工作的过程中，纸质档案的整理效率较低，工作内容巨大，整理档案存档的时间较长。冗长的档案将会极大的影响到档案管理工作的效率。同时，纸质档案对于档案的查阅以及查找，也将会造成极大的阻碍，加大无端的工作量。难以进行档案查询，也将会使得查阅人员由于查阅较难进行，而放弃查阅，最终导致档案管理工作进行的意义与目的难以实现。全面提升事业单位档案管理工作的质量，全面提升事业单位档案的利用价值，需要我国事业单位及相关部门加强对档案管理与收集工作的管理强度，全面提升对于档案管理工作的重视程度。通过借助信息化手段，全面提升档案管理工作的质量以及效率，提高档案的利用效率，全面促进档案的使用频率，实现最初的档案管理工作的目的以及意义。弱化与轻视档案管理收集工作的质量以及效率，将会导致档案管理工作的有序进行，导致档案管理工作的质量以及效率难以得到满足。因此，加强对事业单位档案管理工作的收集力度以及管理力度，根据不同类别以及不同时期的角度进行档案收集，并进行档案信息的电子化，能够实现事业单位档案的有效管理。

5 实现档案管理信息技术水平提升优化档案管理人员专业技能素养

随着社会电子信息技术的发展以及完善，将档案管理工作与电子网络信息化技术相结合，全面提升档案管理工作人员的工作效率，提高档案的准确性以及调取的高效性，能够全面促进档案管理工作的有序进行，使得档案管理工作以及档案查阅工作变得更加方便与便捷，全面提升档案管理工作的效率以及质量。同时，通过实现档案管理工作的信息化，能够有效克服传统档案管理工作模式所带来的低效性，加强档案管理工作的准确性。因此，为确保档案管理工作人员能够适应时代发展趋势，满足目前电子信息技术水平的发展与进步，对档案管理人员的电子信息技术水平以及能力进行一定的培训，提升档案管理人员对于档案管理工作信息化管理以及录入能力[3]。对档案管理人员进行专业技术能力的培训以及职业道德素养的提升，能够有效实现档案管理工作的有效进行。通过将事业单位档案管理工作现代化以及信息化的发展与实现，能够全面提升档案管理工作的质量以及效率。

6 总结

档案管理工作的进行以及发展，直接影响到事业单位工作能否有序进行。随着现代科学技术的不断发展，互联网技术在事业单位档案管理工作的广泛应用。档案管理工作的效率以及质量有所提升。传统的档案管理工作方法及手段难以满足现阶段事业单位办公的标准及需求。需要对档案管理工作的手段进行一定的创新以及改变，全面提升档案管理工作的效率。

参考文献

[1]包洁琼.关于提高事业单位档案管理工作效率的思考研究[J].兰台内外，2020，No.293，31-33.

[2]徐柳.新形势下提高事业单位文书档案管理工作效率的对策[J].兰台内外，2019，No.241，72-73.

[3]马云霞.新形势下提高事业单位文书档案管理工作效率的对策[J].才智，2018，206.