档案概念的反思
黄新荣
摘? 要：档案的概念是档案学研究的基本问题，档案的概念一直是不断发展的，其范围在不断扩大。对档案的概念进行梳理，发现档案学研究中档案概念存在属概念混乱、本质属性认识不统一、缺乏解释力等问题，从广义和狭义两个层面来重新定义档案的概念，指出档案的基本属性是信息，本质属性是记录性，档案现象就是人类突破大脑记忆的记录外化现象。
关键词：档案概念;档案属性;档案现象;记录性
Abstract： The concept of Archives is the basic problem of the research of Archives， and the concept of Archives has been constantly developing， and its scope is constantly expanding. Combing the concept of Archives， it is found that there are some problems in the research of Archives， such as confusion of the concept of Archives， lack of unity essential attributes and lack of explanatory power.From the broad sense and narrow sense two levels to redefine the concept of Archives， pointed out that the basic attribute of Archives is information， the essential attribute is record， archival phenomenon is human breakthrough brain memory record externalization phenomenon.
Keywords： Archives concept; Archives properties; Archives phenomenon; Record
任何一个学科，在其研究过程中，首先要对其研究對象的概念进行界定，档案学也一样，我国的档案学研究者、档案行政管理部门都对“档案”这一概念进行了不同的界定，做出了许多不同的解释，这些基础解释对于建构档案学这一学科的理论大厦具有非常重要的意义，但笔者在研究过程中发现，众多不同的“档案”概念的解释都是在一定的社会环境条件下给出的，反映了当时人们对这个概念的理解，随着信息技术的发展，有些对档案的概念的解释已经跟不上时代的步伐，它们限制了人们对“档案”的理解，甚至已经阻碍了档案工作的发展。概念的内涵应该是发展的，对于档案概念的理解也应该与时俱进，在不忘初心的基础上，拓展档案概念的内涵，对于完善和构建档案学的理论和方法体系，具有非常重要的意义。
1 从档案概念发展的历史看概念内涵的变化
我国的档案学产生于20世纪三四十年代，民国时期的档案学者何鲁成认为：“档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书”，[1]其他的研究者如傅振伦、殷钟麟等也大都认为档案是“官文书”或办理完毕的“文书”。解放之后，我国在苏联专家的帮助下，建立了中国的档案学，中国档案学的创始人吴宝康先生认为：“档案是历史上各种政治、经济、社会组织和个人在公私事务或技术、科学工作活动中自然转化形成的真实历史凭证和原始记录，并收藏起来的一定原料制作的文字形声材料。”[2]改革开放后，我国档案学进入蓬勃发展阶段，这时，不同的学者对档案的概念进行了研究，代表性的有：陈兆祦与和宝荣先生认为“档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的各种文件材料”，[3]傅荣校认为“档案就是人们保存起来以备查考的非现行作用的文件”，[4]冯惠玲认为“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息”，[5]王岚认为“档案，是人们在社会活动中形成或得到，并经过鉴定、整理的文献记录”，[6]覃兆刿认为“档案是人类对凭证信息的合目的的控制”，[7]丁海斌认为档案是“人们有意识保存起来的原始性符号记录。或者表述为：人们有意识保存起来的人类活动的原始性符号记录”，[8]朱玉媛认为“档案是记录和反映国家机构、社会组织或个人工作、生产、科研、学习等活动原貌的，按一定规则组织归档，以备查考利用的各种文献”。[9]
另外，在相关法规中，表述也不一样。我国现行档案法第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”[10]2016年，国家档案局发布的《国家档案局关于〈中华人民共和国档案法〉修订草案（送审稿）公开征求意见的公告》给档案的定义为“本法所称的档案，是指机关、团体、企业、事业单位、其他组织和个人在各项工作和活动中形成的，对国家、社会和单位、个人具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的文件、记录和数据”。[11]徐拥军等在分析了《档案法》修订稿中的档案的定义后，提出应该把档案定义为“是指机关、团体、企业、事业单位、其他组织和个人在各项工作和活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种形式和载体的历史记录”。[12]
通过这些不同时代的研究者对档案概念的解释，可以看出，档案这个概念从来都是一个发展的概念，没有一个统一的解释。但从现有的研究中，可以看出档案学的概念存在着以下几个问题：
1.1 概念界定方式的不统一
从定义的方式上看，美国认知心理学家罗施研究认为，人们界定事物概念的方式有两种，一种是定义论，即从亚里士多德的逻辑学开始，用分类的方式，把一事物划入一个比它大的类别中（属概念），然后指出其与属概念的区别，即通常所说的“属+种差”方法，这种方法，通过层层划分，构建一个知识体系。另一种界定事物的概念的方式就是典型论，也被称为列举法，即无法说清该事物与其他事物的边界，采取列举的方式，告诉这一事物的代表性例子是什么，“典型论只当事物‘差不多、差不离属于一类的时候才行得通，就像滑板差不多是运载工具一样”。[13]陈忠海认为《档案法》修订草案（送审稿）中就是这样定义的，认为档案是“文件、记录、数据”，这种定义符合法理定义的要求，并说明“其他法律法规中的档案概念，大都采用了举例型界定的方法”。[14]采用典型论的方式界定事物的原因，往往是因为一事物的边界是模糊的，但其实人类的认识行为一直想努力形成一个清晰的逻辑体系，即建立一个层层划分的逻辑体系。“分类系统的任务就以最小的认知力，提供最多的信息”。[15]如果能够用定义论界定清楚，就不用典型论。
1.2 档案属概念的不一致
定义论的界定方式，即“属+种差”的方式，即把需要界定的概念放到它的属概念中，然后再指出其与属概念的差别。通过对以上概念进行分析，可以看出档案的属概念在不断变化，有“文书”“文件”“材料”“原始记录”“历史记录”“文献”“信息”等。谭琤培在2002年对140种档案定义的属概念进行了统计，种类多达13种。[16]于懿兰等人在2019年通过对各类数据库、著作、法律中找到了160条档案定义，并对其属概念进行聚类分析，得出属概念有8种。[17]
属概念众多，表明人们对档案的基本属性的认识还存在分歧，对于基本属性的认识的分歧，会造成人们对于学科属性的认识偏差，如在不同时期，人们对于档案学的学科属性的认识是不一样的，20世纪30年代乃至80年代初，我国档案学大多创建在历史学科，这时人们认为档案是史料或文书，档案学是历史学的一个分支，如史料学或历史文献学。20世纪80年代后，随着文件生命周期理论的引入，开始认为档案是文件的下位概念，而文件是管理的工具，因此将档案学和图书馆学、情报学一起并入到管理学科门类下。20世纪90年代以后，随着数据库技术、网络技术的发展，人们普遍认为档案是信息，因此纷纷改名为“信息管理学院”，以后人们又觉得档案是知识的来源、是记忆的基础，要将其和知识管理理论、社会记忆理论联系在一起，丁华东据此提出档案学的范式理论，认为档案学研究存在着五大范型：史料、文件、信息、知识、社会记忆。[18]可以看出，对于档案到底是什么，人们的认识一直是在不断发展变化的。
单从档案概念的属概念发展历史来看，存在两次大的突围。第一次突围是从“归档后的文件”向文件突围，第二次是从文件向数据和信息突围。如前所述，一开始人们普遍认为档案是归档之后的文件，或非现行文件，在90年代末，傅荣校在梳理了世界各国档案定义后，发现世界各国家定义的都不同（见图1），[19]图中的A是美国型档案概念，是永久保存的非现行文件;B是国际档案理事会的档案概念，即非现行文件;C是前苏联和中国型的档案概念，即归档后的文件;D是法国型的档案定义，即档案就是文件，涵盖了文件的整个生命周期。虽然各国有不同，但一般都以文件为基础对档案下定义。90年代后，随着电子文件兴起，前端管理等要求的提出，電子文件逐渐成为档案学研究的热点，虽然文件的起草、运行阶段还不算档案，但人们普遍不再以归档与否来判断档案与文件的界限，档案的外延和文件的外延已经难以区分。第二次突围则发生在2012年以后，大数据时代的到来，郑金月[20]、于英香[21]等研究者纷纷提出档案大数据、档案数据等概念，何嘉荪先生在分析了大数据的特点及德里达对档案认识后，认为大数据是档案。[22]档案的范围已经超越了文件，把数据纳入其下了。刘东斌在对档案概念的历史梳理之后，认为档案认识就是不断地否定以“文件”为档案属概念的观点的历史。[23]
1.3 对档案的本质属性的认识不统一
档案概念中的“种差”反映了档案这一概念和其他同属于属概念的同类事物之间的区别，例如，当人们定义档案的属概念是“文件”时，为了和文件区别开来，要说明档案是“办理完毕”“有保存价值”和“经过整理”的文件，从而和那些正在办理的、没有保存价值的、未经整理的文件区别开来。种差可以有多个，种差越多，其和同类事物的区别就越严格。根据不同学者们的认识，档案的概念中的经常出现的种差可以归纳为6个方面：（1）形成主体，即形成档案的人。常见的表述有“国家机关、组织和个人”“人类”等。（2）形成来源，即主体从事何种活动中形成。常见的表述有：“社会活动”“工作、生产活动”“活动”等。（3）形成条件，即转化为档案的条件。常见的表述有：“办理完毕”“经过整理”“归档”等。（4）价值，即档案的作用。常见的表述有：“查考利用”“凭证”等。（5）载体形式，即档案的表现形式。常见的表述有“文字、声音、图像等各类”“各种形式的”等。（6）本质属性，即档案独有的特点。常见的表述有：“原始凭证”“历史凭据”等。这些种差，从不同方面对档案概念进行了限定。
在众多种差中，具有决定性意义的属性称之为本质属性，即决定该事物之所以为该事物而不是别的事物的特有属性，反映了档案这一概念区别于其他概念的本质。而档案本质属性也是档案学者讨论的热点问题，归纳起来至少有三种认识：（1）原始记录性，或称为原始性、原始凭证性;（2）以备查考性;（3）历史性，或历史确定性等。可以看出，档案学界对于档案本质属性的认识并不清晰，至少归纳得不够精练。
1.4 现有的概念缺乏理论解释力
档案这个词，不仅是档案学专业或档案行业使用的一个专有名词，其实在社会生活中，人们也在广泛使用，如“明星档案”“档案揭秘”“实物档案”“口述档案”等，如果严格按现有的概念去对这些词进行比较，会发现人们日常生活中的“档案”，并不是档案学科中所说的档案的概念，或者说，这些根本就不符合档案学者所说的“档案”，徐欣云等学者认为这是“档案的泛化”现象。学者们显然不能因为大众所说的“档案”不是学界认可的“档案”而不准社会大众使用“档案”这个词。从另一个角度来看，社会大众广泛使用“档案”这一词，肯定其中有一些共同的因素，而这些因素，恰恰是档案学界不曾看到的方面。
2 档案概念体系的构建
2.1 广义的档案概念
广义的档案概念可以将档案定义为档案是人类形成的记录信息。
首先，档案的上位概念是信息。从专业角度来说，对于信息的理解各有不同，也可以分为两个层次，一是从宏观的角度来理解，一是从微观的角度来定义，这里主要看宏观解释。对于宏观的信息定义，笔者认为有三个代表人物，第一个是控制论的创始人维纳，维纳认为：“信息就是信息，不是物质也不是能量”，[24]即信息、物质和能量是组成世界的三个基本元素。以后哈佛大学欧廷格进一步用等边三角形模式来描述物质、能量和信息三者之间的关系，认为：“社会的资源包括物质、能量和信息;没有物质的世界是虚无的世界，没有能量的世界是死寂的世界，而没有信息的世界是混乱的世界”。[25]第二个代表人物是我国信息科学家钟义信，钟义信认为信息是“主体所感知（或所表述）的关于该事物的运动状态及其变化方式”。[26]这个概念说明了信息主体即人类，谈起信息时，是指人类所产生的对事物的表述。第三个代表人物是波普尔，卡尔·莱蒙德·波普尔在上世纪50、60年代提出了“世界3”理论，认为这个世界可以分为三个世界：“世界1”是物理世界;“世界2”是主观精神世界，即意识世界;“世界3”是指人类心灵产物的世界，是各种符号构成的形式世界，即知识世界，“世界3”包括语言、神话、艺术品、科学理论体系、问题和问题境况，也包括期刊、图书的内容等。[27]
其次，这个定义说明了档案与其他信息的区别，即它是“记录”信息。记录这个词，其本义是一个动词，是人们对发生的事进行记录的行为，以后也转变了，同时可作名词，即记录这一行为产生的结果，其实就是记录信息。人类记录和存储信息的第一系统是人的大脑，但人的大脑容易遗忘，可靠性差，而且依附于人的身体，如果人死了，存储于人的大脑中的信息自然也无法存在。当人类发明了文字，借助外在的物质将大脑中的思想和行为记录在载体上，信息才能不受大脑的束缚，被他人方便利用。所以人类文明发展的基础行为是记录，“记录意味着信息可以被保存，成为再次思考分析的素材”，[28]通过记录，将信息存于外在的载体上，信息变成了可以积累、查询、加工、利用的对象，记录是记忆的基础，也是各类客观知识的基础。有了记录，才有了波普尔所说的“世界3”。人类的祖先智人之所以从众多的原始人中脱颖而出，主宰地球，不在于其会使用工具，会思考，而在于其会将其所思所想所做能够记录下来，让后人学习、传承，这样“世界3”才越来越强大。
最后，这个概念抓住了档案的本质，即记录性，这种记录性是人为突破大脑的局限形成的一种信息外化现象。从本质上来看，档案现象就是一种记录现象，它和人的记忆相关，是弥补人的大脑长时记忆不足的重要手段，档案可以提供线索便于人们再认、回忆或重构。它和各种记录载体相关，是记录行为产生的结果。它和各类符号和手段相关，是记录行为所使用的方法。它和各类知识和智慧相关，是记录行为追寻的目标。
记录性和原始性、真实性有一定的联系，记录行为往往发生在行为产生的当时，所以它比起小说、诗歌等创作的内容，能够相对真实地反映主体所观察到的行为，同时也更具有原始性。中国自汉武帝始，就设置专门记录皇帝言行《禁中起居注》，到了晋朝，开始设立起居令、起居郎等职位，专门编写《起居注》，这些皇帝言行的记录，就是档案，是后人修史、评论皇帝的重要材料。《起居注》显然比后朝修的史书更加真实。
记录性和原始性、真实性、准确性、全面性也有一定的区别。档案不一定是实时、原始的记录，生活中补记、补录的现象很多，但只要有记录作用，也可以算作“档案”，如“口述档案”等;档案也不一定是全面的记录。生活中，有的事发生了，但却没有形成记录，涂子沛在《数文明》中说“虽然记录之路没有尽头，但人的记录能力存在边界，不得不承认，对很多事情，人类目前还无法记录”[29];档案不一定是真实的记录，有可能明明事实是这样，记录却写成了那样。但档案和小说等创作的信息比起来，档案这种记录更加“真实”。同样，档案不一定准确，因为每份记录的形成者只是站在自己的角度记录了事件，难免出现误差;档案也不一定都有保存价值，档案记录在形成的当时，一定是出于某种目的而形成的，在形成的当时，从形成的主体的角度来看，是有价值的。但由于时间的推移，人类保存能力的有限，人类处理记录信息的能力有限，人类自然会将他们认为的没有保存价值的档案淘汰销毁，而保存那些他们认为有价值的档案。
档案学界认为档案的泛化现象，是因为从专业角度理解的档案和社会公众理解的档案的内涵不同。在社会生活中广泛使用的“实物档案、明星档案、口述档案、国宝档案”等这些概念，其中一个共性的地方，就是记录性。所以广义的档案概念，可以解释为什么这些看似并不是专业档案工作者认为的档案，却为什么被人们看作是档案。
在“属+种差”的下定义的方式中，档案的定义文字表述基本上可以归纳为：“档案是×××（形成主体）在×××（形成活动）中形成的具有×××（种差一）的、×××（种差二）和×××（种差N）的×××（属概念）”。在这个表达式中，形成主体显然不用说，档案是所有人类的记录的现象，形成活动也不言自明，人类所有的活动领域中都会形成档案。而种差越多，限定就越多，限定越多，概念的外延范围就越小，容易产生分歧。概念的表述要精练，尽可能用人们清晰明白的词语，尽量不引起人们的误解。因此，根据“如无必要，勿增实体”的奥卡姆剃刀[30]规则，可以将广义的档案概念概括为四个字：“记录信息”。
广义的档案概念将档案的外延扩大了，从归档后的文件到文件，再到记录信息。如图2所示，其属于信息的子概念，因此，和图书、情报、数据一起，同属信息管理学科，也共同使用信息管理的相关技术与理论，同时也因记录性这一特点和图书、情报等信息区分开来。
2.2 狭义的档案概念
如果档案是记录信息，那么社会上的每个人都是档案的形成者，可以解释档案的广泛性，但却无法解释档案工作的专业性。因此，在有了广义的档案概念之后，需要从档案专业或档案工作的角度给出一个档案的概念，即狭义的档案定义。
笔者认为，狭义的档案概念可定义为：档案是人类在其社会活动中形成的保存备查的有价值的记录信息。这个定义除了在广义的定義中的信息性、记录性的解释外，增加了两个档案工作的专业限定，一是保存备查，二是有保存价值。
狭义的档案现象是人们把自己活动形成相关记录予以保存备查的现象。站在机构组织的角度，档案是一种信息资源，而信息资源必须通过机构有目的的组织才能使之有序化，便于将来的利用。保存备查，体现了档案工作的专业性，因为它不是随便的保存，它涉及到对各类分散、零乱的记录信息的收集、整理、检索、保管、开发利用等一系列工作，涉及到如何使保存下来的记录尽可能真实的问题，涉及到如何最大限度地发挥保存下来的记录信息的作用问题。
“保存备查”也体现了历史性。社会其他机构也在不断形成记录，但他们更注重的是当下、注重的是实时信息而档案工作者更注重的是历史，档案工作者希望将一个事件的发展脉络完整地保存下来，让后人能够穿越时空、还原历史。“档案工作者的使命是为了未来而把现在完整地保存为过去”，[31]所以保存备查这四个字虽然简单，但却是档案工作专业性的重要体现。
档案工作的专业性还体现在“保存价值”这四个字上，即档案工作者保存的档案记录信息是有保存价值的。人类保存记录信息的能力是有限的，即使以后能进入全记录的时代，也不可能把所想、所做都全部记录下来。因此，档案工作者并不是对所有的记录信息都要进行保存，而是要考虑从专业角度，对档案进行价值鉴定，将那些有保存价值的档案保存下来。早在20世纪50年代，美国档案学家谢伦伯格就认为档案是“经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者业已选出准备藏入某一档案机构任何公私机构的文件。”[32]其提出的双重价值理论得到了世界档案学界的广泛认同。档案鉴定不一定100%准确，但却是在人类保管能力和尽可能保存记录信息之间的一个平衡。价值这个词要辩证对待，今天有价值的档案，明天也有可能会变得没有价值，因为社会环境在变，人类管理信息的方式、人类的需求都在变。所以档案工作者的鉴定只是站在今天的角度对未来的价值做出预测，可以预测多长时间，到达多少准确度，谁都说不定，但却是一项必须要做的工作。
在以前的档案概念定义中，还经常出现两个限定：一是原始性，二是清晰性。对于这两个限定，笔者在前面的记录性中已经有所陈述。在此再次强调，记录不一定是原始的，也有可能是事后补记的，也有可能是事后回想的，但只要有记录性，都不妨碍记录信息是档案。同样，对于清晰性的理解，也是在一个历史时间段中的，早期人们理解的档案一定是文字记录，和文物这些物品有明显的差异，这和史学中的理解是一样的，因为在早期所有的记录方式中，文字是最准确的，所以史学中有把狭义的历史理解为有了文字记录之后历史一说，而有文字记录之前，称之为“史前”，即传说中的时代。文字表述的含义是清晰的、明确的，而没有文字记录的文物，其反映的历史事件需要靠专家去考证，因此档案学者也曾把清晰性当作是档案和文物之间的区别。但是，其实并不是所有的文字记录信息（档案）都是清晰的、明确的。即使是用文字记录，记录也不可能是完全完整的，记录的当事者也可能出于某种目的，故意忽略事实，歪曲记录，所以史学家要经常对不同的档案进行比对，考证，才能得出真相，“如果不采取谨慎的态度，仔细进行对比、考证，即使利用原始档案，同样会做出与史实大相径庭的推断。”[33]另外，随着科技的发展，记录方式越来越多，没有文字也同样具有记录性，医院拍的CT片、X光片，是一个个图像;天网摄像头，它拍摄的是一段视频;电商交易记录，是数据库中的一行数据，它们没有用文字，但它们都是记录信息，都是档案。所以档案不一定是清晰的、明确的。
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（作者单位：西北大学公共管理学院 来稿日期：2020-04-30）
