智慧档案馆与数字档案馆在档案馆发展中的作用比较研究

    孔旸

    摘? 要：本文深入分析了智慧档案馆以及数字档案馆的各自特征，并对智慧档案馆以及数字档案馆之间的相似点以及不同点进行研究，专门对智慧档案馆和数字档案馆之间的关系进行了分析，对两者在档案馆发展中起到的作用进行了比较研究。

    关键词：智慧档案馆;数字档案馆;作用;比较研究

    Abstract： This paper analyzes the characteristics of Smart Archives and Digital Archives， and studies the similarities and differences between Smart Archives and digital Archives， this paper analyzes the relationship between the intelligent Archives and the digital Archives， and makes a comparative study on the functions of the two to the development of the Archives.

    Keywords： Intelligent Archives; Digital Archives; Function; Comparative study

    分析数字档案馆以及智慧档案馆之间的关系和两者在档案馆发展中的实际作用，利于更深入地认识智慧档案馆属性，促进档案馆更好地发展。

    1 智慧档案馆以及数字档案馆的分析

    1.1 数字档案馆的主要特点及功能

    1.1.1 数字档案馆的主要特点。第一是档案资源信息存储的数字化。数字档案馆将传统档案馆的档案资源信息数字化，是以传统档案馆资源为信息基础的。第二是档案信息资源的网络化存档与提取。网络系统是数字档案馆存在及运行的基础环境，数字档案馆完全依靠互联网生存。第三是档案信息资源分散式管理。对于数字档案馆，每个数字资源不管是收集、储存，还是发布、检索，都需要每一个单独的数字档案馆实体都能统一遵循协议，并解决单独的数字档案馆实体数字平台、应用软件之间的差异整合，建立全面且兼容的数字档案存储资源库。

    1.1.2 数字档案馆的主要功能。第一，收集、存储数字档案资源信息。对档案馆现有信息数字化，并可以对各个区域档案馆的电子文件进行在线或离线方式的接收。同时，形成统一的档案信息转换格式和类型格式，并存储上传。第二，组织、管理数字档案资源信息。索引和记录数字对象，创建档案资源的目录和索引，将对象数据、元数据进行分解，形成不同的数据库。第三，发布及查询数字档案信息。针对信息可以进行目录查询和文件查询的服务，以及针对多媒体的信息内容进行检索。

    1.2 智慧档案馆的主要特点

    1.2.1 覆盖全。智慧档案馆可以非常“智慧”地对档案信息资源进行高效管理，同时对多个区域的全品类资源信息进行高效的集合与共享。

    1.2.2 效率高。智慧档案馆是在互联网以及手机终端的平台建立对档案信息的管理服务，无论是对档案馆设施建设，还是资源分配以及系统的操作等，都是以满足公众需求为目标，使档案资源信息化技术更成熟，档案馆的存储资源更为丰富，从而达到更加便捷的档案服务。

    1.2.3 资源广。各种档案资源是智慧档案馆最基本的信息库。相比数字档案馆的资源，智慧档案馆资源更加丰富多样，其组成资源类型大致分成五种，分别为：城乡记忆类、档案内容类、档案申请类、档案馆楼宇管理以及档案实体组成类。

    1.2.4 技术优。智慧档案馆中融入了新一代技术。与智能建筑的集成进行综合应用，并实现了存档自动化的综合控制功能;与物联网集成，实现档案馆的智能自控;与云计算集成，形成一组在该区域内链接的智能档案。

    1.2.5 联系紧。智慧档案馆在各馆之间相互联系，档案馆中的资源信息也实现互通，员工与大众之间相互紧密联系，拉近了各个目标之间的距离，既有互联网上的，也有实际生活中的。

    2 数字档案馆以及智慧档案馆的区别

    2.1 定位差异。智慧档案馆和数字档案馆的定位标准的差异性还是非常大的。通常所说的智慧城市是拥有现代化科学技术的城市，并形成一个完善的网络系统，将各公共基础设施紧密地联系在一起，并在此基础上，通过政府、公司以及企业对整体业务工作不断地提升和创新。其中的参与者协调各个重要的组成部分，共同组建成一个庞大的智慧平台。在此过程中，智慧档案馆应运而生，智慧档案馆是智慧城市生态系统的一个子单元。数字档案馆则是针对档案信息资源的安全并且优化管理而产生的，是一个独立的单元。

    2.2 服务功能差异。智慧档案馆应用的现代化技术更加先进。智慧档案馆通过网络技术达到对档案资源信息的有效管理，并结合到手机、电脑的各个平台上，人们可以通過各种网络途径使用档案信息，档案信息也因此被高效利用。数字档案馆与传统档案馆相比虽然有明显优势，但与智慧档案馆相比，在服务范围上存在很大欠缺，便捷性也远不如智慧档案馆。

    2.3 核心技术差异。不论是数字档案馆还是智慧档案馆，信息技术都是其核心技术支撑。数字档案馆使用数字技术以数字方式描述档案资源，建立数字图像并使用该平台来促进文件管理和使用。智慧档案馆使用感知技术作为应用的核心技术，融入物联网、云计算等信息技术，智能地管理和感知对象，并达到资源信息、人员以及平台之间的无缝联接，并提供无处不在的服务。

    2.4 管理对象不同。数字档案馆主要收集和管理资源信息，是档案数字化以及电子文件的管理，对于档案实体管理没有重大突破。智慧档案馆使用智能技术，如物联网、自动控制等，有效结合档案信息及档案实体进行管理，有效地捕获和处理各种信息，并提供无处不在的存档信息服务的档案集成管理系统，因此档案形成各种数据资源都是重点管理内容，如借用创建状态、实体位置信息、用户个人信息等，甚至包括馆内湿度、温度等。

    2.5 管理理念侧重点不同。数字档案馆的侧重点是对档案数字化并且长期存储，达到资源共享及远程应用，其特点是对馆内现有资源信息数字化，达到有效的资源共享目的。整合信息资源是其重点。智慧档案馆是建立在具有感知力的数字档案的基础上的档案馆模式，更加关注档案馆的基础设施多角度的应用、资源建设、业务流程、系统运营、管理效果等。从互联网开始，使用物联网、云计算以及大数据等诸多新智慧技术，达到整合档案管理质量和智慧服务质量的效果。

    3 数字档案馆以及智慧档案馆之间的关系分析

    3.1 合作共生，相互促进。数字档案馆与智慧档案馆本质上是相同的，两者相互配合和辅助，共同合作存在。智慧档案馆可以提供感知和智能服务等服务为数字档案馆所应用，同时可以从数字档案馆中获得更准确有效的资源信息，两者是互通互利的关系，相互补充、共同发展。

    3.2 智慧档案馆以数字档案馆为条件。在数字档案馆基础上利用信息技术构建智慧档案馆，使其更适应于人们的应用，且更智能。智慧档案馆的内容和维度更加丰富，如大数据、互联网等。数字档案馆中的资源内容可以为更好地开发智慧档案馆奠定基础，并且作为真实有效数据信息的提供场所。

    3.3 智慧档案馆是数字档案馆的升级版。通过技术应用对数字档案馆进行改革创新，向智慧档案馆演变是必然趋势。智慧档案馆具有智能处理和识别档案信息资源的功能，是加强版的数字档案馆。数字档案馆是将档案资源数字化，而智慧档案馆则是将这部分资源加强改进，并提升档案的功能性。

    （作者单位：北京市地铁运营有限公司 来稿日期：2020-04-21）