城乡居民医保档案的规范化管理分析
阮青青
摘 要：现如今，城乡居民医保档案量大、手续复杂、内容繁多，传统档案管理模式很难适应新时期档案管理的基本要求。为此，如何优化档案管理机制，确保档案管理内容、流程规范达标，是当前医保档案管理人员需要关注并思考的课题。文章就居民医保档案规范化管理的现实意义进行分析，阐述医保档案管理中存在的问题;并结合相关理论提出建议，旨在能够进一步推动城乡居民医保事业发展。
关键词：规范化;档案;现实意义;城乡居民医保;问题
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.048
1 城乡居民医保档案规范化管理的现实意义
1.1 有利于更好地开展医保业务，推动医保事业长远稳健发展
城乡居民医保档案真实反映和记录了城乡医疗保险事业的发展过程以及医疗保险工作的基本情况，具有重要的社会价值、经济价值，是重要的凭证和宝贵的资料。因此，对城乡居民医保档案进行规范化管理，能够进一步促进相关单位医保业务的开展。一方面，确保城乡居民医保档案内部各类信息资料真实准确，能够更好地为医保缴纳、医保报销、医保管理等各项工作提供依据，减轻档案管理人员的工作压力[1]。另一方面，从规范化的角度对医保档案进行管理，通过杜比分析档案中缴费变化年限、缴费调整标准、参保人员信息、费用报销情况，客观地掌握社会经济发展水平与医疗保障的匹配度，可以进一步推动医保事业长远稳健发展。
1.2 有利于更好地制定医保政策，提升档案服务工作水平
医保政策的拟定事关城乡居民的利益，事关社会稳定。一方面，从规范化的角度对医保档案进行管理，可以为上级机关、国家相关部门制定医保政策提供重要的参考资料。相反，如果不能确保医保档案的真实性、准确性、完整性以及原始性，势必会影响政策的科学性。因此，从宏观的角度来看，医保档案规范化管理是一项重要的工作。另一方面，随着城乡居民参保数量不断增加，医保档案中承载的信息量与医保档案数量也会不断增加、不断更新。只有从规范化的角度对医保档案进行管理，才能避免档案损毁和遗失，保障档案管理效率和质量，提升档案服务工作水平。
2 城乡居民医保档案管理中存在的问题
2.1 医保档案管理设施不达标
当前，我国部分单位医保档案储存条件落后，软硬件设施不达标，难以满足医保档案规范化管理的基本要求，导致医保档案管理效率低、难度大等问题发生。从硬件设施角度来看，部分单位直列式档案密集架、抽湿机、排风扇、防紫外线窗帘、温湿度计、温度监控仪、防虫药、微缩相机、高存储移动硬盘、高性能计算机、高速扫描仪、复印打印一体化设备等硬件设施匮乏，容易引发纸质档案物理损毁、化学损毁等问题[2]。例如，实践中时常出现的档案虫蛀、档案霉变、纸张发黄等。从软件设施角度来看，部分单位医保档案管理系统功能单一，无法满足档案管理人员的需求，难以适应新形势下医保档案规范化管理的要求。典型表现在电子医保档案检索、整合、开发、复制、传输、共享等工作效率低下，医保档案管理系统只能实现简单的存储与检索。
2.2 医保档案管理制度不完善
现阶段，部分单位医保档案管理制度内容不科学，存在档案管理标准单一、立卷归档流程不精细、责任落实和绩效考核不完善等问题。一是档案管理标准单一，没有分别就纸质档案与电子档案制定相关的规章制度，也没有拟定相应的标准。尤其是电子档案标准不明确，使得图像、影像、声像、电子文件等档案格式不统一，影响后期的统一使用和利用。二是立卷归档流程不精细，分工不明确，无法形成相互配合、协作的档案管理机制。典型表现在档案管理人员与业务人员之间没有理清档案管理权责，许多医保档案未经初步处理就直接移送档案管理部门，导致档案管理部门工作量激增[3]。同时，部分单位立卷归档时限不明，医保档案资料没有及时移送，容易出现损毁、丢失问题。三是绩效考核与责任落实机制不完善，绩效考核指标单一、责任落实不明确，不利于医保档案管理工作长远发展。
2.3 医保档案管理人才队伍建设有待加强
医保档案管理人员作为具体管理档案的主体，其综合素质直接影响档案规范性水平。当下，我国部分医保档案管理人才队伍建设的不足既体现在“量”这一层面，也体现在“质”这一层面。一方面，部分单位医保档案数量不断增加，但单位内部受限于编制问题，无法大规模招募兼职人员，医保档案管理任务繁重。另一方面，部分单位培训工作有待完善，在电子化办公、档案信息化管理、档案编研、档案数据库建设等前沿领域的培训不足，难以适应新形势下档案事业的发展趋势。
3 城鄉居民医保档案规范化管理的对策
3.1 完善医保档案管理设施，夯实管理基础
为了更好地实现规范化管理目标，必须要优化管理环境。一是结合单位本身的使用需求，引进并更新直列式档案密集架、抽湿机、排风扇、防紫外线窗帘、温湿度计、温度监控仪、防虫药、微缩相机、高存储移动硬盘、高性能计算机、高速扫描仪、复印打印一体化设备等硬件设施，确保档案室内部的湿度、温度达标的同时，为档案信息化建设。二是要完善软件设施，做好需求调研工作，不断丰富档案管理系统的功能。要进一步探索将大数据检索功能、云共享功能、云储存功能融入档案管理系统中，提升医保档案管理实效。
3.2 健全医保档案管理制度，提供制度引领
一是要在制定统一的档案管理标准，分别在纸质档案管理以及电子档案管理领域出台相应的规章制度，统一图像、影像、声像、电子文件等档案格式，为档案管理人员提供指引的同时，确保后期档案资源便于集中开发和编研，发挥医保档案在政策研究、决策参考等领域的作用。二是要细化立卷归档流程，探索形成“”业务部门初步整理、处理。档案管理部门精细加工“的档案管理模式，做到分工明确，减少档案管理的繁琐性，避免档案资源反复加工、二次加工等问题的发生。同时，要进一步明确立卷归档时限，确保档案资源能够及时归档整理。三是要细化绩效考核指标，落实档案管理各个环节的主体责任，提升工作人员规范意识和责任意识。
3.3 打造专业化医保档案管理人才队伍，避免档案管理边缘化
单位要进一步优化档案管理人才队伍结构，强化对人员的培训，打造复合型、专业型人才队伍。一方面，单位要探索通过劳务派遣、劳务外包、合同制等方式打造兼职队伍，引进具有档案管理经验的人才。另一方面，单位要优化培训模式，采用案例教学、实践模拟等新型的培训方式，集中对人员进行电子化办公、档案信息化管理、档案编研、档案数据库建设等前沿领域的培训，更好地适应时代发展趋势。
4 结束语
随着人民群众收入水平不断提高以及我国医保政策不断完善，我国城乡居民的参保人数逐年递增，城乡居民医保事业发展迅猛。与此同时，医保业务中产生的各类信息资源不断增多，医保档案管理难度也随之增加。在这种形势下，要做好医保档案管理，必须要着眼于档案规范化建设，切实理清档案管理权责界限，细化档案管理流程，优化档案管理内容，创新档案管理方式。具体而言，一是要完善医保档案管理设施，夯实管理基础;二是要健全医保档案管理制度，提供制度引领;三是要打造专业化医保档案管理人才队伍，避免档案管理边缘化。
参考文献
[1]李莉.加强医保档案管理信息化的意义与实施策略[J].办公室业务，2020（13）：58-59.
[2]赵娜.浅谈如何促进医保档案管理工作规范化[J].才智，2018（01）：219.
[3]魏家佳.城乡居民医疗保险档案管理现状与对策[J].四川档案，2015（04）：22-23.
