医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策
白云龙
摘 要：若想要促进医院基础管理工作的开展和延续，就需要明确办公室文书档案在医院管理工作中的重要作用。文书档案不仅能够及时的反映出目前医院的发展状况，还能够清楚的了解医院的发展历程。本文主要是分析了目前医院办公室文书档案的状况和存在的缺陷，从管理制度、管理人员的专业素质、信息化建设等方面出发，提出了提高文书档案工作的可行的对策。
关键词：医院;办公室文书;档案管理;缺陷;对策
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.051
随着现代化进程的不断发展，信息技术所带来的挑战也不断的增多。文书档案作为医院档案中不可或缺的成分，能够推动医院的各项医疗工作的开展。作为医生档案管理的重要组成部分，有效的文书档案管理能够为医院的发展带来一定效益，并在激烈的市场竞争中脱颖而出。因此，提高文书档案管理工作的地位，促使文书档案管理工作朝着更为标准和规范的方向前进，为新时代下的医院可持续发展提供了有力的保障。
1 目前医院办公室文书与文书档案管理存在的缺陷
1.1 缺乏完善的文书档案管理制度
现今大部分医院缺少完善的文书档案的管理制度，文书档案的收集整理和分类保管工作难以顺利开展。为减少不必要的麻烦，医院办公室文书会以最快的方式来收集档案，重要的文书档案遗漏次数不断增加，在整理相关的资料时一些办公室文书未能依据规范的分类整理的方式對资料进行整理，档案文书的保管工作难以顺利进行，相关人员查阅资料时耗费的时间和精力较大[1]。
1.2 档案工作人员的专业素质普遍不高
大部分医院管理者仅将医疗人才作为促进医院发展的重要手段，因此在招聘档案管理人员时并未将被招聘者的专业能力放到首位，导致档案工作人员的专业素质普遍不高。首先，某些办公室文书处理人员为兼职档案员，对于文书档案的相关的知识掌握的较少，处理公文时的操作也不够规范，收集的文件完整度不高。其次，办公室公文处理人员的分工过于明确，每个人有自己专门负责收集、处理、保管的数据，为减少自身的工作量，各人员间很少沟通交流，因此个人所接触的文书种类有限，责任感也较差。最后，医院综合档案室的专职档案人员的配备不足，大多数为实习人员，全职的人员较少，虽然档案数量过多的时候会从其他部门调过来帮忙，但此类人员很少接触档案专业的相关知识，不太熟悉文书档案管理的步骤和重难点，只能做辅导性的工作。加上档案数量较多且档案管理所涉及的步骤比较复杂，档案工作的质量很难提高。
1.3 文书档案管理工作不被重视
随着现代化进程的不断推进，市场化经营下的医院的工作人员普遍将业务效益看成是医院发展的关键要素，缺乏重视档案管理工作的意识。因此在实际的工作中，文书档案管理工作的进展非常不顺。此外，医院的管理人员甚至认为文书档案管理工作的意义不大，工作内容较为繁琐，不存在含金量，即使档案文书被收集、整理、保存了但是被调用的次数却少之又少。正是在此类不当思想的引导下，文书档案管理工作所面临的挑战越来越多，工作的质量也长期无法提高。档案缺少和混乱的现象层出不穷。
1.4 信息化的档案管理模式发展缓慢
上文中提到大部门的医院管理人员忽视了文书档案管理的重要性，医院的资金大多投入到医疗设备中，文书档案基础设施的配备和配置不再财政部门的考虑范围内。数据扫描的设备不齐全、设备配置设施落后[2]。据相关研究可知，某些医院虽然在电脑中安装了档案管理的软件，但是电脑的性能却非常不好，由于使用的时间较长且长期不能更新，因此电脑的处理器运行缓慢，在数据处理的时候电脑很卡、容易死机，此外，由于缺少信息安全防护的设备，导致档案的信息受到病毒的入侵，信息的容易被盗取和破坏。导致数据处理工作不能够顺利的完成。医院档案工作的效率也难以提高。
2 做好医院办公室文书与文书档案管理的具体策略
2.1 建立完善的文书档案管理制度
为保证文书档案管理工作的质量和效益，医院综合档案处的管理人员需要依旧国家相关的法律法规制定出与文书档案管理有关的制度，提高管理人员的工资待遇，确保文书档案管理的流程更具规范性和标准性。建立完善的规章制度，不仅能够全面了解档案管理人员的实际工作情况，还能够增强他们的责任感，让他们意识到档案管理工作的重要性，督促他们在档案管理的各个环节认真的做好数据的收集、分类整理、保存等工作，为日后查阅资料做好铺垫。若文书档案管理制度中的奖惩力度较大，档案管理人员的工作热情也会提高许多，工作态度也会更加的实施其实。整个部门的绩效也会呈现螺旋上升的趋势。
2.2 培养高素质的档案管理人员
高素质的档案管理人员的推动档案管理可持续发展关键。培养高素质的档案管理人员可从以下几个方面思考。目前医院文书档案管理的工作正朝着信息化建设的方向不断前进，需要引起高素质的信息化档案人才。高素质的信息化档案人才不仅要熟练的掌握文书档案相关的理论知识，还要具备相应的信息技术和信息安全防护相关的知识。因此，医院可根据需求在高校中选拔一些专业技能较强的人才，医院还要做好岗前培训的工作，全面提高档案工作人员的工作能力和积极性，为档案工作提供丰富的文件基础，全面提升医院档案管理工作的水平[3]。
2.3 将信息化建设引领文书档案管理工作
为顺应信息化时代下的发展要求，当前文书档案工作的开展需要以信息化建设作为重要手段不断的更新设备和设置，将新进的电子设备和性能强的设置引入到文书档案的制作中，丰富文书档案的表现形式。由于设备和设置所耗费的资金较多，因此医院需要对档案管理工作投入一定的资金。首先，需要购买电脑、高速扫描机、光盘刻录机等设备并将其引入到档案管理工作中。其次，为保证档案信息的安全性，医院需要购买档案信息化所需的防护软件并相应的数据库，确保档案的信息不被盗取、损坏。最后，档案的库房也需要升级，并定期的安排人员在文书档案库房中排查安全隐患并做好防火防盗防潮等工作。
3 结语
作为文件工作的重要组成部分，档案工作的基础是文书工作。在医院发展的进程中，文书档案工作就像一台无声的摄影机，记录了医院各个时期的发展状况。因此档案管理工作的开展能够为医院后续的发展和建设提供了相应的保证。若想要提高文书档案工作的利用价值，就需要规范文书档案的管理工作，完善档案管理的相关制度，促进各部门间的沟通互动，提高医院文书档案工作在医院管理中的地位。
参考文献
[1]武洁.医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策研究[J].办公室业务，2017（04）：126.
[2]耿瑛，阎小娟.浅谈医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策[J].数字通信世界，2019（05）：233+273.
[3]黎秀雯.医院文书档案管理存在问题与解决对策[J].兰台内外，2019（32）：33-34.
