浅析医院人事档案管理现状与对策
于婧
【摘? 要】论文通过剖析医院人事档案管理的现状，从建章立制、提高认识、提升素养和信息支撑四个方面提出对策，以期促进医院发挥人事档案管理的优势作用，合理配置人力资源，提升竞争力。
【Abstract】By analyzing the current situation of hospital personnel archives management， the paper proposes countermeasures in four aspects： building rules and regulations， improving awareness， improving literacy and information support， with a view to promoting hospital to give play to the advantageous role of personnel archives management， rationalizing human resources allocation and improving competitiveness.
【关键词】医院;人事档案管理;应对策略
【Keywords】hospital; personnel archives management; coping strategies
【中图分类号】G271;R197.322? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻标志码】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章编号】1673-1069（2021）03-0035-02
1 引言
干部档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现等内容的材料，而医院作为专业技术单位，其人事档案除了包含基本情况外更要反映干部的技术水平、科研能力，并作为选拔任用、职称晋升的参考依据。它既是推动人事制度改革的抓手，也是合理配置人力资源的重要举措。因此，医院人事档案管理的重要性不言而喻。
但现实工作中管理现状不尽如人意，仍有许多需要改进之处。
2 医院人事档案管理的现状
2.1 硬件对标有差距
根据《干部档案工作条例》中关于档案的保管与保护的规定，档案材料属于纸质材料，易腐、易潮、易燃，鉴于其特殊性和重要性，应严格遵循“六防”的原则：防火、防潮、防蛀、防光、防高温、防有害气体，配备空调、除湿机、温湿度记录仪、报警装置、防火装置等。此外，还应设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室，做到档案库房、阅档室和档案人员办公室三分开。
医院工作重心通常偏向临床，对档案管理的重要性缺乏重视，在前期的基建规划和资金预算当中，对档案管理场所的规划往往不到位，从使用面积到硬件设施配置都存在差距，无形中把重要的档案材料置于各种风险当中。上述条件看似是最基础的配备，实际工作中一旦发生极端天气灾害，出现楼层漏水或者火警等情况，大量的纸质材料无法在短时间内做到迅疾转移，无论是单位还是个人都将面临无法挽回的损失。
2.2 档案系统有缺失
人事档案管理往往是信息化建设的真空地带，缺乏成熟的档案管理系统。归档方法刻板，查询时无法准确定位，数据更新滞后，管理效率较低，无法起到参考作用。现行的某人力资源系统研发时间较久，基本信息需要人员自行维护，而大家对此并不重视，使得人事部门采集信息难度很大，降低了档案的有效利用率，限制了医院人才的合理流动和科学化配置。
此外，上文中提及了发生突发状况时档案材料无法及时转移的问题，为了防患于未然，把纸质材料的风险降到最低，数字化档案是必然的趋势。即使纸质材料经过长期储存破损或在突发状况中出现意外损失，仍有数字化档案备份，不会对正常医院管理工作造成重大影响。
2.3 “人档分离”较突出
2.3.1 编外人员档案分离管理
医院属于差额拨款的事业单位，人员性质大致分为编内和编外两种。南京市第一医院的编内人员和2011年后入职人员的完整档案在本院保管，而2011年前入职的编外人员的入职前档案材料存放于人才交流中心，且大多涉及“三龄两历一身份”，收集、鉴定、归档、整理等工作难度较大。医院档案管理部门要查阅编外人员的人事档案，必须先向人才服务机构申请，经审批同意后方可查阅，为医院人事档案管理工作带来不便。“人档分离”导致编外人员档案不准确、不完善，使医院对人才的培养使用缺少客观依据，在一定程度上削弱了人事档案的利用价值，但若是全部由医院集中统一管理，受到人力、物力的限制又难以实现，矛盾比较突出。
2.3.2 “档”不随人走
随着户籍制度限制的逐渐淡化以及城市发展需求的不断增大，人才流动也越来越普遍，仅2020年南京市第一医院就有22人离职，其中不乏高学历、高职称人才。人事档案管理施行的是“档随人走”的基本原则，但“有档无人”“有人无档”的现象非常常见。由于自提档案存在遗失风险，因此，人事档案一般通过机要局转递，手续严谨复杂。需要接收单位开具调档函，机要转递后由接收单位寄回回执才算手续完备。人员离职后往往忽略档案转递的问题，将档案滞留在原单位，不仅为自己带来麻烦也影响了单位对人才的了解和考核。
2.4 管理素质有欠缺
档案管理员通常是兼职，日常的管理工作会被科室里的其他工作干扰，无法专心致志完成档案管理任务，工作效率大打折扣。在思想上不够重视，责任心不强，并且没有经过专业培训和系统学习，缺乏管理经验，在职业素养和专业能力上均有不足。简单地将档案管理理解为收集、整理、保管材料，管理模式粗放。档案目录混乱、材料归类错误屡见不鲜，甚至有重要材料缺失的情况。某些科研、教学、职称考评、继续教育等方面的材料积攒较多，归档不及时，存档材料更新缓慢，不能真实反映本人现实情况。
3 医院人事档案管理的改进对策
3.1 建立健全档案管理制度
中组部办公厅于2014年6月编纂下发了《干部人事档案工作文件选编》一书，此书共收录了1956年以来中央、中组部和其他相关部门出台的涉及干部人事档案工作的法律法规和政策性业务性文件共198个，可视为对人事档案管理工作的官方解释和权威指导。以此为依据，从工作中的若干问题入手，医院结合实际可制定更有针对性的规章制度，将工作流程标准化，以监管促管理，提升工作效率，构建更加完善的人事档案管理体系。按照收集、整理、归档、保存、查阅、借阅、转递等具体环节进行职责细分，保证各环节顺畅衔接，变粗放型为精细化，落实档案管理责任制，提升人事档案管理水平。
3.2 整体提高档案管理意识
普及档案管理理念，自上而下提高对档案的重视度，树立自我负责的态度。人事档案管理作为医院管理的有机构成部分，领导的表率能够有效推进工作。一方面，促进档案室硬件建设，加快建章立制;另一方面，对档案管理人员在职称聘任和评先评优等方面予以关心，增强岗位荣誉感，激发工作积极性，从而创新工作方式，提高工作效率。
此外，强化员工档案管理意识，促使其积极配合，提升档案信息的真实有效性。医院人事部门和人才服务机构要加强沟通协作，规范人事档案管理流程，努力使编内外人员档案统一标准化管理。
3.3 系统提升管理人员素养
人事档案工作专业性很强，唯有在实践中逐步熟悉，积累经验才能组建专业管理团队。一般由长期从事该项工作的管理人员通过以老带新的方式口传心授，难免在管理方式和模式上存在墨守成规和不成体系的问题，不能满足未来信息化管理的岗位需求，老同志退休后容易出现技术断档。考虑到人事档案管理的保密性和专业性，上级主管部门应当制定相应的人才培养方案，定期进行培训，确保档案管理人员精准掌握政策、升级专业知识、完善能力结构，具备更高的政治素养、职业素质。
3.4 加快信息化建设
3.4.1 信息化建设的精准化
档案管理系统的构建应着重在高级检索功能上细化，满足不同筛选检索和数据分析需求。为医院党委在各项决策上提供准确的数据参考。目前，南京市第一医院人事部门正在协同其他职能保障部门按照组织架构与实际工作需求建立一套有关医院所有员工学历、专业能力、工作经历、技术职称、岗位变化、考勤、薪酬保险等，涵盖内容更加全面的电子信息管理系统，成型后将对员工的工作进程进行跟踪问效，对科研成果及时录入，以便快速精准地对员工信息进行采集、整合和筛选，实现管理精细化。
3.4.2 信息化建设的保密性
干部人事档案涉及每个干部的隐私，档案管理系统应该保证数字档案信息真正处于安全保障之中，对内采用制定法规、明确权限等方式，对外通过加强防火墙设置、涉密和非涉密網分开的方式，做好数据备份，防范泄密的潜在风险。
4 结语
医院作为卫生事业发展的中坚力量应当充分发挥人才优势，提升核心竞争力。医院人事档案管理部门也要充分认清管理短板，改进工作方式，提升管理效率，应对公立医院改革中遇到的各种机遇和挑战。
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