大数据时代电子档案管理现状与发展对策研究
张洪
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）03-112-02
摘 要 档案是用来记录信息的，对个人和集体的发展都非常重要。电子计算机出现后，随着计算机技术的发展和进步，电子档案也随之出现并且受到广泛的关注和应用。本文主要分成四个部分，首先介绍了档案的发展历史，并对电子档案的优越性进行了说明；其次介绍了当前大数据时代下，电子档案管理的现状，主要是对目前电子档案管理存在的问题进行陈述；另外一部分是针对第二部分电子档案管理存在的问题提出发展对策，从而推动电子档案管理继续向前发展；最后一部分是对本文进行总结。通过本文，可以为相关行业提供一些理论上的方法，提升电子档案管理水平。
关键词 大数据 电子档案 档案管理 发展对策
大数据时代，万物皆数化，大数据现在已经应用到物理学、生物学、军事、金融以及通信等领域，正如麦肯锡所说：“数据，已经渗透到当今每一个行业和业务职能领域，成为重要的生产因素。”对于档案管理行业来说，大数据时代的到来正使其由传统管理方式向电子管理方式过渡[1]。随着科技的发展，社会的进步，电子档案现在也成为更多部门进行档案管理的首选，越来越受欢迎。
一、大数据时代电子档案
（一）档案的演变历史
案现在的通用形式和称谓都是经过了一定的发展演变才成为现在的形式。
同样，档案的载体也是不同时期不同，从甲骨到青铜器，再到竹木、石刻、丝织物；东汉时期，造纸术出现，档案才开始以纸张作为载体，自此，纸张成为几千年来档案的正式载体。计算机技术和通信技术的发展使电子档案成为新的档案管理形式。
（二）大数据时代使用电子档案的优越性
1.安全性能高
纸质文档的保存需要占用具体的空间，因此对于一些保密性能极高的档案，就需要隐蔽的空间来保存，有时还需要专门的人员来巡守。而电子档案相对来说安全性能就比较高了，通过计算机保存文件，同时档案之间的保存分开进行，翻阅档案过程中不会出现磨损，因此电子档案的安全性能比较高。
2.节省资源，提高工作效率
面对当今时代大量的信息，纸张档案需要大量的人力、物力和空间来进行档案管理。对于纸质档案来说，还需要注意防潮、防水、防虫、防污染等。电子档案占用的是计算机的虚拟空间，有利于节省时间、空间、人力以及资源，且还方便查找及修改。因此，相对于纸质档案，电子档案更加节省资源，从而提高工作效率。
二、大数据时代电子档案管理现状
（一）档案管理现状
我国以前主要是以纸质作为档案载体，然后将档案进行归档，然后移交给相关部门进行统一管理，需要查阅档案时，应首先获得相关人员的同意方可进行查阅。近些年，伴随着计算机的普及，产生越来越多的电子文件。社会各行各业，如高校、企业、医院、事业单位等都已经普遍开始使用电子档案进行档案的管理和记录。电子档案相较于纸质档案更优越一些，但是电子档案并没有完全取代纸质档案，目前，我国大多数机构仍是电子档案和纸质档案并存，由于纸质档案的原始性和真实性，在某些方面，还要求必须使用纸质档案。
（二）电子档案管理存在的问题
利用电子档案进行档案管理并不是十全十美的，电子档案管理仍在某些方面存在一些风险和问题。
1.认知方面
目前大多数人包括一些公司领导、规模较小的学校或公司对档案的认知程度都存在一定的不足。他们只是简单地认为档案是用来存放记录信息，并没有意识到档案对社会发展起到的作用和它带来的经济效益。由于对电子档案管理不够重视，因此电子档案管理所需要的设备、资金、人才都不是很充足，这样导致电子档案管理的机制不成熟，电子档案管理目前仍处于一个起步探索的阶段。
2.电子档案管理的存储方面
电子档案是作为文件存储于电脑上的，若电脑或网络缺少防护措施，那么一些不法分子就会利用开放的网络来复制、删除或者改动电子档案，那么电子档案记载的信息就会被泄露，从而危害个人隐私和公司利益等。电子档案是借助于计算机的设备，一旦电脑出现意外性不可逆的伤害，就有可能再也无法找到原始档案的内容[2]。
此外，虽然电子档案相对纸质档案保存时间更长，也更安全一些，但是他的保存时间也是有期限的，而且，作为电子档案存储载体的磁性材料遇到高温、水分、强磁场也是会受到损害的。
3.电子档案管理机制方面
就我国档案行业来说，传统档案的工作人员是足够的，但是对于电子档案管理，这些工作人员的业务水平是不够的，他们的业务能力和素养都还需要经过一定时间的学习和培训，这样才能更好地发挥电子档案管理的作用。此外电子档案还具有非常高的经济价值，但是档案管理人员却不会利用这些，必须通过大数据领域专业的人才进行科学分析和处理，这样才能实现电子档案的经济效益。
任何一个行业，有了通用的标准，才能更好地交流和发展。目前，关于档案管理的标准并没有特别清晰，还能多单位都是实行各自的标准，这样就会导致交接时会出现各种问题，这样会加大工作量，降低工作效率，从而导致电子档案管理工作發展滞后。
三、大数据时代电子档案管理发展对策
（一）加强电子档案管理制度体系的建设
首先，要制定和完善电子档案管理领域的标准和规范。为了确保不同职能的部门和区域之间更好地对接，就需要建立起一个普适性的标准体系，从而方便整合利用电子档案。该标准体系应涉及档案的收集、整理、价值的鉴定、档案的检索、统计、档案提供利用等多个方面。
其次，关于电子档案管理方面的法律也要逐步建立和完善，我国现有的关于档案的法律主要是针对传统的以纸质为载体的档案，因此，电子档案管理必须要有相关明确的法律，这样才能从根本上进行防范，才能教育、引导和规范人们的行为。从法律层次来肯定电子档案管理的合法行为，打击不合法的行为，从而维护社会的稳定和推动社会的进步。
最后，要确保电子档案管理工作的顺利进行，就必须先有一个良好的工作环境。电子档案管理必须借助相应的硬件和软件，因此，就必须确保有足够的资金，这样才可以去配置相应的硬件、软件，才可以引入相关的人员。
（二）加大电子档案管理从业人员技术和素质的培养
大数据时代下，要想发展好电子档案管理，相关从业人员是必须考虑的一个因素。一方面，对这些在职的档案管理工作人员进行科技方面的专业性培训，让他们具备电子档案管理所需的技术和意识。另一方面，必须引进高素质的电子档案管理人才和大数据领域的专业人才，这样才能更好地发挥大数据时代下电子档案的潜在价值。
（三）加强电子档案的安全性管理
为了确保档案的原始性、真实性和可靠性，就必须加强电子档案的全程管理。要对电子档案进行备份，从而确保其原始性。要通过身份验证、专机专用等技术或手段来对电子档案管理设置一定权限，只有有权限的人才可以访问、修改电子档案，这样才可以从确保电子档案的保密性。通过加强电子档案的全程管理，可以确保档案的安全性和真实性，从而科学地进行电子档案管理的工作。
四、结语
大数据时代，互联网和计算机技术飞速发展，传统的纸质档案管理模式已经不太适应时代的要求，电子档案管理则应运而生。电子档案管理相对于纸质档案具有很多方面的优越性，但是作为一个新生的事物，它仍具有一些方面的问题。要解决这些问题，就必须建立健全电子档案管理的标准、体系以及法律；其次，还必须加大对相关人员业务和素质的培养，同时加大档案管理的宣传力度，让普通大众意识到电子档案管理的重要性；最后，为了更好地发挥档案的凭证和参考作用，就必须加强对电子档案管理过程的重视，确保电子档案的原始性和真实性。只有这样，电子档案才能更好地服务社会，从而促进发展。
参考文献：
[1]张鸿艳，顾相君.大数据时代高校电子档案管理优化与发展[J].辽宁经济，2020（02）：74-75.
[2]吴鸿鹏.浅谈电子档案管理存在的问题与措施[J].兰台内外，2019（36）：69.
