提升企业办公室公文处理工作效率的方法

    徐娟

    中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）03-119-01

    摘 要 在我国很多企业办公室的办公日常中，关于公文的处理一直有着一些问题，这些问题对办公室处理公文有着较大影响，效率一直难以提高，影响了上级领导的指示传达和落实，给企业带来了经济效益的损害。我们针对目前国内企业办公室公文处理中存在的问题进行入手分析，提出一些提高企业办公室公文处理工作效率的措施，希望能够对企业的工作效率和服务水平有一定提高作用。

    关键词 企业办公室 公文处理 工作效率

    不同领域中的企业办公室的公文格式和公文处理方式都有着一定差异，公文有着自身的特殊性，所以一定要对公文处理工作进行重视。能否对公文进行科学及时的处理，会对企业执行上级指示和前景发展有很大影响，要先从目前多数企业处理公文的问题入手，进行详细分析，再提出对企业办公室工作效率提高行之有效的手段，形成一个较为完善的公文处理流程，从而对有关的办公室工作人员有一定帮助。

    一、目前我国企业办公室处理公文时存在的问题

    （一）公文处理的流程存在问题

    很多企业在对公文进行处理时都存在着一些问题，由于传统思维模式和工作方式的限制，导致了在新时代背景下处理公文也比较僵化和死板，这是我国企业处理公文的一个关键问题。公文的处理有着一套完善的流程，从公文签收到公文的登记拆封，再到指派人员负责，其次是实际落实，最后是归档。归档指的是按照科学流程处理后的公文，要按照时间等一定标准分类归档，由档案部门负责管理和保存。在对公文进行处理的过程中，要根据不同公文的不同特点进行处理，及时的将文件进行传达和指派，很多企业都容易忽视对公文的督办环节，造成了公文落实出现延误的问题，并且还存在着公文落实后不能及时归档，出现纰漏等问题。很多企业在处理公文的流程上还比较僵化，不能够和现代企业的发展接轨，影响了企业的工作效率和服务质量。

    （二）公文书写没有规范性

    将公文书写进行规范是公文的一个基本前提。公文的书写格式是有着自身的独特要求的，但是很多办公室在对公文进行处理时都没有考虑到这一点，经常会出现公文书写不规范的问题，不能够按照一定要求和标准进行书写，对办公室工作效率产生影响。公文主要有单位、原由、文种这几种要素构成。在对公文进行拟题时，要首先说明具体单位，其次要将叙述事情的原由表明，最后要将公文的文种进行确定。

    二、提升企业办公室公文处理工作效率的方法

    （一）将办公室公文处理人员的专业素养进行提升

    首先要以人为本，我们要明确一点，对公文处理效率的最直接影响因素就是负责公文处理的工作人员，这些工作人员的素质会对公文处理的质量和效率产生决定性影响，所以要将企业办公室公文处理人员的综合素质的专业素养进行提高。要对工作人员的政治素质进行侧重提升，组织定期培训活动，将工作人员的理论知识进行丰富，提高理论水平，充分宣教爱岗敬业精神。在提高工作人员的道德品质水平时，可以建立适当的赏罚机制，而且办公室文员接触领导层的机会比较多，可以由领导人员对其进行考验和审核，保证办公人员的思想素质过硬，道德品质优异。在平时的工作过程中，要时刻保持工作积极性和工作热情，求真务实、不搞形式主义和表面功夫，脚踏实地的进行公文处理工作[1]。

    （二）将公文处理制度体系进行完善

    只有建立一套完善的企业办公室公文处理制度体系，才能够从根本上解决企业中存在的公文处理问题。在进行具体规划时，可以参考《中华人民共和国国家行政机关公文处理格式》，建立一套符合国家有关要求和标准的公文处理体系。不管是国家部门，还是省市单位下发的文件报告，都应该由一个办公室负责全面接收和管理，将文件发放做到统一规划，不能够越级进行文件传送。对于公文倒流的原因和危害要充分認识，如果出现，要立即采取一定的补救手段，尽可能避免出现倒流文件。对文件进行传送时要注意，一定要采取辐射式模式，充分保障传输文件时的科学性和时效性。要结合不同单位的实际情况，来制定有针对性的公文处理体系，必要时可以适当删减。

    （三）将公文处理的流程进行创新

    创新公文处理流程，首先就要将工作内容进行创新。随着时代的进步和市场经济的发展，企业的竞争压力逐渐变大，深化企业内部结构改革，将公文处理流程进行简化和完善是一个增加企业核心竞争力的关键步骤。通过对公文处理流程进行“抽丝剥茧”，取其精华，能够大幅减少公文处理所需要的时间，让上级的指示传达和落实更加具有时效性，提高企业的服务质量和工作效率，从而全面保证公文处理的工作质量，对于企业未来的发展有着关键意义。其次要加强对公文处理形式的创新，加强对公文批示工作的监督，在对文件进行收办的过程中，要尽可能保证当天内完成指派工作，送批转办文件时要以最快速度交付领导，有需要传阅的公文要随签随传。

    三、结语

    企业办公室的公文处理水平会对企业上级领导的指示和命令执行产生很大影响，在企业的长期发展中扮演着一个十分重要的角色。目前我国企业办公室在处理公文时会出现书写不规范，处理流程缺少一定科学性时效性的问题，但是这些都是可以得到解决的，通过将办公室有关人员的专业素养进行提高，建立健全一套完善的公文处理制度体系，将公文处理的工作流程进行完善和适当简化，从而使企业公文处理的规范性和科学性有大幅提高，保证企业办公室的工作效率和工作质量。

    参考文献：

    [1]严劲芬.浅谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].办公室业务，2017（5）：127.