信息化环境下核电文档服务模式创新及应用
宋吉丽
【摘? 要】随着信息技术的日新月异，传统的纸质文档服务已无法满足用户专业化、个性化、信息化的利用需求。信息化环境下，如何利用信息技术，转变文档服务方式，提高文档信息服务质量，提高文档利用效果，是核电文档工作者必须面对的挑战。论文从用户需求特点、文档利用的难点以及文档服务模式创新应用等方面进行阐述，为其他行业文档服务工作提供参考。
【Abstract】With the rapid development of information technology， the traditional paper document service has been unable to meet the user's professional， personalized， information needs. Under the informatization environment， how to make use of information technology， change the way of document service， improve the quality of document information service and improve the effect of document utilization are the challenges that nuclear power document workers must face. This paper expounds the characteristics of users' needs， the difficulties in document utilization and the innovation and application of document service mode， so as to provide reference for the document service work of other industries.
【关键词】文档服务;核电文档;模式;创新
【Keywords】document service; nuclear power document; mode; innovation
【中图分类号】G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文献标志码】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章编号】1673-1069（2021）04-0074-02
1 引言
核电企业文档利用服务工作，就是文档工作者以用户的信息需求为导向，利用馆藏资源，通过特定的方式和途径，满足不同类型用户文档信息需求的过程。核电站投资巨大、建设周期长、涉及专业多，其在设计、采购、调试、运行和管理活动中产生了形式多样、数量庞大的文档资料。这些文档资料对电站运行维修、管理、科研等活动具有不可替代的参考利用价值。传统的手工检索、被动服务模式根本无法满足核电用户的需求。
2 信息化环境下用户需求的特点
2.1 专业性
核电企业是技术密集型企业，产生文件和档案具有数量大、种类多、专业杂的特点。在开展专业技术工作时，需要对专业相关的资料进行查询，如开展设备维修工作，需要对以往的设备采购资料、运行手册、图纸、维修记录等进行查询，获取有用的信息，以便开展设备可靠性分析或开展维修等专业性工作。
2.2 知识性
知识经济社会，人们对档案信息的需求不再局限于一般性的档案整理材料和显性知识，而是想了解更多的档案信息之间的关联，甚至希望得出支持决策的结论，尤其对于一个结构、行业以及领域来说，这种利用需求越来越明显，这就将导致对档案开发结果的知识性、专业性要求越来越高[1]。用户需求不仅是单一某一份文件或档案或是某一点信息，而是期望得到历史文件或信息的合集或者信息聚合后的提示等，以便获得增值信息服务，辅助决策。
2.3 个性化
以人为本，关注用户需求是档案服务的基本原则。档案用户的文化水平、工作性质、兴趣爱好等不尽相同，他们对于档案有着复杂多样的利用需求，对于档案利用途径、档案展示方式等也存在不同程度的偏好。随着“互联网+”时代的发展，用户对于个性化的服务需求也更加明显。
2.4 信息化
隨着现代信息技术的应用，有条件的企业深入开展档案数字化、数据化工作，采用先进的文档信息系统来管理所有电子档案。传统到馆查询、电话咨询等方式已逐渐被强大的文档信息系统查询取代。仅靠办公系统很难完全满足用户需求，手机移动端文档服务APP、公众号档案微服务、文档服务机器人等信息化服务方式应运而生。
3 信息化环境下文档利用的难点
3.1 文档人员专业性不足
核电行业从事文档服务人员大多为档案专业或档案相近专业，除非长期从事核电文档工作，对核电文档归档范围、文件特点甚至是核电专业知识有较为全面的了解，才能提供相对专业的文档服务。实际情况是，近些年核电行业的蓬勃发展，核电文档管理人员流动性较强，有经验的文档人员紧缺。
3.2 档案资源建设有待加强
核电站建设和运营期产生了数万卷、数百万份的文件资料，受项目档案验收的时间约束，项目档案归档高峰期时一般优先考虑收集归档完整，次要考虑数字化率以及资源加工程度。对于较早期的建设项目档案，受信息化手段、信息设备的限制，大多还是仅以纸质形式辅助信息条目的形式保存在档案部门。这需要企业持续加强文档信息资源建设，为信息技术应用提供便利。
3.3 文档信息系统便捷性不够
核电行业工业自动化程度高，管理信息化水平相对较高，通过开发各类信息系统，逐步实现业务流程化、管理规范化、文件电子化。但是，文档系统的查询功能大多还是基于文档分类、文档元数据的简单或者复合搜索，操作相对复杂，对业务人员不够友好，检全率和检准率低。
4 信息化环境下核电文档服务模式创新与应用
基于信息化环境下用户需求专业性、知识性、个性化以及需求途径多样化的特点以及利用难点，核电档案部门要积极思索，关注用户需求，利用现代信息技术来满足用户需求，提升服务效率。
4.1 基于专题知识服务视角的文档服务
知识服务模式是“用户中心”档案信息服务模式的一种形式。信息化环境下，对用户提出的文档利用需求，运用现代化信息技术，对文档信息资源进行挖掘、整理以及重组，形成知识资源，用户可以直接通过平台获取所需的信息。文档部门获取用户较为集中的需求，利用信息技术手段，通过知识库的形式将服务内容展现给用户。以田湾核电站为例，文档部门针对公司用户通用需求，构建了公司专利库、科技论文库、法规标准库等一系列知识库并自动更新，方便用户更快且更加全面地获取相关信息。
4.2 基于移动应用的文档服务
档案移动服务是移动互联网时代档案服务发展的一种新形态。信息化环境下，用户档案服务需求的个性化、及时性需要借助移动技术档案服务向移动端延伸，实现“掌上查档”“指尖查档”。APP以通信和互联网的优势，加之云计算所拥有的强大信息资源，可使档案服务变得更加高效、便捷[2]。核电企业大都开发了手机移动文档应用功能，实现文档在线浏览、查阅、在线咨询以及发起文档借阅流程等功能，用户可以随时、随地利用公司文档。随着移动应用技术的深入应用，还可以逐步实现在线展览、个性化专题服务等，进一步拓展移动文档服务的范围。
4.3 基于智能服务机器人的文档服务
服务机器人是自动执行工作的机器人，可以接受人类指挥，也可以运用内置的人工智能技术指定的原则进行行动。以文档服务机器人为例，通过语言识别、图像识别、自然语言处理和专家系统等技术运用，结合公司文档系统，通过文档场景的预先设定，可以实现核电文档工作宣传、智能问答及业务处理，同时还可以在线收集用户满意度。对于展厅、利用办公系统不便或专业人员相对密集的区域，通过配备文档服务机器人可以满足用户的文档利用需求。
4.4 基于智能搜索引擎技术的文档系统搜索服务
公司用户传统的文档查询利用大多是基于文档系统通过部分字段进行简单或复合查询来获得所需文档，这需要用户对文档分类、元数据及系统操作比较熟悉。随着搜索技术的发展及开源软件的应用，核电企业已探索实现基于最新搜索引擎技术结合大数据和机器学习等技术，打造一鍵式文档，实现类似于百度、谷歌的便捷式查询操作。系统可以根据用户偏好、工作岗位等信息推荐出用户想要的搜索结果，变被动搜索为主动推荐，实现文档信息的快速获取，体现了“用户为中心”的服务理念。
4.5 基于三维数据平台的资源整合利用服务
随着信息技术的不断发展，核电项目信息化程度越来越高，正逐渐从传统电站向数字化核电发展。数字核电是以电站三维模型作为数字载体，结合虚拟现实和“互联网+”等技术实现智能巡检、三维仿真、生产监控等智能电厂功能。通过设备编码等特征字段自动建立文件档案、其他业务系统数据的关联展示。以三维模型为载体，漫游访问设备关联的数据和文件，用全新的三维查询利用方式赋予档案新的活力，发挥尘封于档案库房内纸质档案的最大利用价值，为用户节约查询时间，同时也减轻了档案工作人员的劳动强度和工作压力。
5 结语
现代信息技术不仅可以帮助档案部门对档案信息资源进行管理，最大程度地实现档案信息资源共享，而且能够帮助用户更加便捷高效地利用档案，更好地发挥档案价值。文档工作者必须深刻认识到信息化环境下文档利用服务的特点，积极探索，勇于创新，提供多途径的文档查询模式以及多维度的展示方式，满足业务和用户的需求，为电站安全稳定运行保驾护航。
【参考文献】
【1】刘荣.档案开发利用发展的影响因素与发展趋势分析[J].档案管理，2014（1）：39-41.
【2】钟静.档案服务的模式创新——浅析App在档案服务中的应用[J].辽宁经济，2015（04）：66-67.
