浅谈水电站档案信息化管理与利用
田艳
摘 要：档案信息化是运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的管理过程和工作方式。是在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案信息化建设必须遵循三条基本原则，即文档一体化、双轨制和确保网络安全。
关键词：水电站;档案;档案信息化
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.109
档案信息化是运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的管理过程和工作方式。
1 水电站档案信息化起源
1）为加强水电站档案工作的专业化、标准化、规范化、现代化管理，更好的为水电站今后生产、运行及发展服务。根据信息化实施规划要求，为推进水电站系统档案信息化工作，水电站档案管理系统升级为支持多组织架构、多档案全宗集中统一管理的电子档案信息平台。2）水电站档案信息化以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化管理水平为总目标。加强电子档案管理和利用工作，采用现代化管理为利用者提供数字化多媒体信息，借助计算机技术和网络技术实现档案数字化管理及档案信息资源的共享。3）水电站档案信息化系统要确保电子文件的安全、可靠、真实、可用，推进档案信息系统应用程度，突出电子文件管理与业务工作的融合，促进和提高业务流程规范化和自动化程度。
2 水电站档案信息化管理
1）水电站档案信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的需求，档案管理系统与各信息系统之间无缝衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件属各单位统一要在该平台上构建本单位的档案管理系统，实现档案目录和电子档案的集中管理和存储，为档案的有效利用和资源共享提供信息化支撑平台，也为今后大数据资源的整合奠定基础。2）为有序推进水电站档案信息化工作，档案信息化单位要在平台上构建档案管理系统并认真贯彻落实上级体制机制改革的要求，重视并加强水电站档案信息化管理工作，加快水电站档案信息化建设和档案资料电子化工作。3）水电站档案信息化单位要建立档案管理体系，构建档案管理网络，实行领导工作责任制，设领导分管档案工作，定期听取档案工作汇报，及时掌握档案事业发展中出现的新情况，切实解决档案工作中遇到的实际问题。 加强各门类、各载体、海外项目档案的管理，对合并重组、关停并转档案制定档案处置方案，妥善处理。
3 水电站档案信息化制度
1）水电站档案信息化工作中，信息数量庞大、形式多样，水电站应当针对这些特点，完善企业内部管理结构，对管理结构进行调整，梳理并制定出同现代化的档案管理相适应的管理制度。例如，水电站可以对档案管理内容进行重新规划，将电子文件收集和归档的方法进行明确;2）重新建立管理人员责任制度，明确管理人员分别负责的责任，通过责任追究或是绩效考核等方式来有效实现档案管理责任制。另外，应当充分利用相关制度来推动部门间协调同步开展工作，提高档案信息收集管理的效率。利用现代化的手段来对档案存储方式进行优化并保证紧急情况下数字化档案的完整性、齐全性、准确性、安全性。
4 水电站档案信息化管理意识
1）现代企业档案的现代化管理首先要搭建信息管理平台，开展平台搭建工作的前提是管理层的工作人员能够充分认识到信息管理平台的重要性。2）水电站档案信息化要对信息化环境下开展的档案管理工作重点有清楚的认识。这样才能保证水电站档案信息化能够将信息管理平台的建设规划到水电站的未来发展目标当中，同时，水电站档案信息化内部体制改革和档案管理模式的革新必须进行相应的调整。3）规范水电站档案信息化工作，既能解决当下许多问题，又有利于水电站档案信息化事业长远发展。能正确快捷的切入传统档案管理与现代化计算机技术的运用长期面临的困扰，更加迅速更加完美的创造一个数据环境为计算机提供服务。从水电站领导到每一位员工，水电站档案信息化工作的规范化都必须严格执行。用国家标准、行业标准、集团公司制度规范水电站档案信息化工作，让水电站档案信息化工作达到行业要求。
5 水电站档案信息化管理人员要求
1）水电站档案信息化管理人员编制标准，按照企业档案的数量及企业规模大小，配备一定数量的档案管理人员，原则上二、三级单位应至少配备1名专职档案人员，每增加1万卷案卷需增加1名档案人员。档案岗位应为管理岗位，档案人员应政治可靠，忠于职守，熟悉业务，遵守纪律，严守国家机密，应具备档案专业或其他相关专业大专以上学历。2）档案工作人员（包括各部门的兼职档案员）须经过档案专业知识的培训，持证上岗，同时还要加强计算机、外语及相关专业知识的学习，以适应档案现代化管理的需要。科技档案管理人员还应掌握一定的项目管理和相关工程技术专业知识，经过项目档案管理培训。 3）当前新形势下，水电站专业的档案管理人员已经成为推动水电站档案信息化运行的重要资源。对于水电站来说，想要提升水电站档案管理水平并实现现代化档案管理，就必须加强人才培养和队伍建设。开展人才队伍建设的过程中，首先，水电站需要完善严格的用人制度，吸纳具备专业管理技能以及现代化管理意识的人才进入水電站档案管理部门，根据人才能力特长来进行岗位分配和编织。其次，为了顺应现代化档案管理需求，建立完善的档案人才定期培训制度，才能进一步提升和优化档案管理人员的专业能力和知识结构。在此，充分利用档案知识培训以及档案研讨会等形式来加强水电站内部档案人员同外部档案人才之间的交流沟通，实现资源共享、思维共享、知识共享。另外，重视水电站档案管理人员未来的发展方向，帮助其进行职业生涯规划，让他们在推动水电站档案信息化发展过程中实现自身个人价值，并对水电站档案管理岗位具备更强的责任感。
6 水电站档案信息化利用
1）水电站档案工作人员要熟悉库藏档案情况，主动本单位各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。要建立、健全档案借阅制度，严格履行借阅手续。水电站涉密档案的保管和借阅要严格按照国家法律和上级公司有关规定执行。积极开发信息系统，对不涉及企业保密信息的档案加大开发力度，推进企业信息资源共享。加强电子档案的利用工作，根据保密规定及知识产权管理要求，设定利用者权限，超越相关权限的需要领导批准。2）水电站档案信息化系统丰富档案利用的形式，采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等多种方式，及时有效地开展档案利用服务。水电站档案信息化不断探索档案利用的新方法、新手段，对档案进行分类汇总、综合整理、分析研究，形成高质量的编研成果，为水电站档案生产、经营和管理提供优质高效的服务。
7 结语
水电站档案要推进数字档案馆的建设，开展档案数字化工作，对永久、长期保管及利用频繁的档案要全部实施数字化引进新技术，对除纸质档案外的其它载体如实物档案也要进行数字化工作。水电站档案信息化系统要确保电子文件的安全、可靠、真实、可用，推进档案信息系统应用程度，突出电子文件管理与业务工作的融合，促进和提高业务流程规范化和自动化程度推进数字档案馆的建设，水电站档案信息系统要确保电子文件的安全、可靠、真实、可用，推进档案信息系统应用程度，突出电子文件管理与业务工作的融合，促进和提高业务流程规范化和自动化程度。
参考文献
[1]王萍.关于水利水电工程档案管理信息化建设思考[J].中国室内装饰装修天地，2018（22）：364.
[2]曾秀莲.浅谈新时期水电站档案管理工作[J].办公室业务，2014（19）：190.
