信息时代机关档案管理存在的问题与解决对策研究
刘瑞花
摘 要：近年来现代信息技术的发展，各机关单位也注重开始重视信息化建设工作，文件资料的形成和传递方式有了很大程度的改变，也要求机关档案管理工作与时俱进，不断创新管理方式和内容。在信息时代下，机关单位档案材料数量日益增多，档案资源开发利用需求也持续增大，信息时代机关档案管理面临着很大的挑战，在这样的背景下，机关档案管理工作人员必须要采取科学有效的对策，促进档案管理工作科学化和规范化水平的提升。本文结合笔者实际工作经验，对此问题展开了探讨。
关键词：信息时代;机关档案管理;存在问题;解决对策
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.112
档案是人们在各项社会活动中直接形成、间接积累的具有保存价值的原始记录。档案属于第一手参考资料，并且有很高的法律效用，档案管理工作涉及对档案信息的整理、相关文件的分类、各类材料的保存等等。机关单位做好档案管理工作，想方设法提升了档案管理质量，能够维护机关单位的历史面貌，为机关单位信息化建设、现代化发展目标的实现奠定下良好的基础。在信息化时代中，机关档案管理困境的突破、正确的决策同等重要。
1 信息时代机关档案管理存的问题
1）档案意识有待加强。近年来，大力推行行政管理体制改革，建设服务型政府，部分机关单位推行“容缺办理”、“免填单业务”等等便民服务措施，转变职能了，效能提高了。但是机关单位人员对档案管理的意识却逐渐淡薄了，认为档案可有可无，单位领导对于档案管理工作不够重视，档案管理部门在实际工作开展过程当中也严重缺乏科学的管理知识和管理理念。
2）档案管理人员素质不高。很多机关单位当前都缺乏专职档案管理人员，即便是有专职人员，也是普遍专业素质较低，很多单位都是由内部人员兼职处理档案管理工作，根本无法满足档案管理工作的现实需要。这种工作安排无法满足档案管理工作的日常要求，因为混乱的工作流程导致大量重要文件流失，严重影响到机关单位档案管理的工作质量和工作效率。
3）档案管理方法陈旧。科学技术在发展，社会经济日益进步，办公“自动化”和管理工作的“信息化”建设要求越来越多。机关单位想要适应信息化时代的发展，档案管理过程中运用信息化手段已成必然[1]。但是，部分人员仍用传统的管理方式进行档案资料的整理，管理工作的推进，不仅降低了信息化时代中机关档案管理工作的“实效性”，更影响到了机关单位内部的现代化建设，创新管理难度大，档案管理更复杂，即使有一些机会摆在面前，机关单位也走不出档案管理困境，难以实现突破与创新，其他部门工作的开展因此变得阻力重重。
4）办公效率相对较低。在信息时代下，档案信息化建设背景下需要对档案材料的收进、转出、保存、开发利用等情况做出统计，根据相关标准向档案业务管理机关汇报情况统计。过去的人工管理无法第一时间准确完整地将档案数据信息传递出去，导致档案资源的开发利用程度不高，唯有进一步落实档案数据库以及多媒体库的建设，形成更加系统化的检索体系，对各类档案材料实施数字化处理，进一步实现全文信息查询，从而促进办公效率的提升。
5）安全意识较为淡薄。一方面，档案安全意识淡薄。目前绝大部分档案工作者的档案安全意识有待提升，同时对计算机相关知识不了解，造成档案资料信息防范水平不高。不能第一时间对档案材料进行备份和存档，造成档案资料丢失或由于安全措施不到位造成病毒入侵，对机关单位的档案资源造成安全隐患。另一方面，档案服务不到位，现阶段机关档案资源的利用现状是档案利用人员仅仅可以被动地获取单向服务，主动服务能力不到位，远程服务也有待提升，从而影响到档案材料的开发利用。
2 档案管理中运用信息技术的优势
1）存储量较大。在信息化时代下，借助于现代信息技术进行档案管理，能够依托于硬盘或者光盘这种现代化的存储介质来存储档案材料，其突出特点在于存储量大，对存储环境要求不是非常严格，仅仅需要一间办公室即可同时存储海量的档案材料，还可以支持异地传输，真正实现档案资源的充分共享。
2）规范性较强。信息时代下档案管理工作能够和办公自动化之间实现有效衔接，档案材料数据能够实现自动存储，同时按照提前拟定好的程序分类存储，进行查询时仅仅需要输入相关参数即可第一时间获得所需要的档案信息。依靠对档案数据、电子文件的筛选整合，对档案资料进行深加工，从而让单位能够更好的开展档案管理服务。
3）效率更高。借助于信息化的开发利用方式，依靠信息技术、网络技术来实现档案的高效开发利用，促进档案材料数字化水平的不断提升，进而有效提升档案服务效率。借助于现代信息技术，档案管理拥有了发展的信息化基础，基于信息时代下的机关档案管理不单单要确保存量数字化和增量电子化，同时还应当搭建资源共享平台以及档案信息传输查询交互平台，以促进工作效率的提升。
3 信息时代机关档案管理的对策分析
1）贯彻落实信息管理。机关档案管理人员也应当真正重视档案管理，要坚持从转变个人思想观念的角度着手，借助于持续更新的思想认识来不断推进档案信息化建设的持续发展。另外还应做好档案数据信息的收集工作，一般来说包含了定期收集、集中收集、科室收集等几种类型，收集形式通常是一边使用一边积累，借助于信息技术把档案数据资料形成电子文件，利用电子转换档案功能，制定有针对性的档案数据信息收集制度，将其纳入档案管理流程中来，确保门诊档案的有效收集归档[2]。
2）健全信息管理体系。必须要充分意识到档案信息化标准体系的建设工作已经远远无法适应电子档案管理工作的需要，尤其是在今天这样一个信息时代下，电子档案材料数据越来越多，云计算技术的普及应用，必须要有完善系统的体系指导，不能够各单位独立行事。在现阶段，各级档案管理部门已经积累了较为丰富的电子档案管理经验，能够指导未来信息化标准的制定，如智能化档案分析、云计算服务数据保密协定等，对于档案信息化建设工作的有序开展具有非常重要的意义。
3）加强管理队伍建设。首先要加强业务培训指导，机关单位应当尽快对在岗人员进行培训，同时积极引进更多的人才，充实到档案信息化管理工作人员队伍中来。其次要建立完善考核评价机制，提高档案工作人员的工作热情，对档案管理部门，将考核结果和薪酬福利直接挂钩，针对考核结果优秀的人员给予奖励。最后应当做好督查监督，定期开展巡查监督，落实责任，督促档案管理人员奋进争先。
4）加强档案安全管理。机关档案管理安全是档案工作的核心所在。档案工作人员应当充分意识到安全保密工作的重要性。同时应当制定档案数据调阅密级审核制度，检索档案数据必须要按照具体情况设置分级保密程序进行调用，如果电子信息系统存在问题，其中保存的档案需要根据保密制度委派专业的维修人员进行处理，防止档案数据泄露，从而加强对电子档案信息的保密工作。
4 结语
综上所述，信息化时代的来临，网络化技术的推广，不仅给人们的日常生活带来了巨大便利，还使各行各业开展管理工作的创新有了更多机会。构建信息化的档案管理模式，机关档案管理工作走出困境，档案管理放在战略高度上具体执行，机关部门综合职能有了很大程度的提升，相关人员共同努力下，期待机关档案管理工作走向新的成功、创造更多奇迹。
参考文献
[1]趙明利.机关档案信息化建设的实践与思考[J].办公室业务，2018（11）：49-50.
[2]蒋安柏.信息化时代机关事业单位档案管理现状与对策[J].才智，2018（07）：99-100.
[3]李玉.优化机关档案信息化管理模式的相关探索[J].黑龙江档案，2018（15）：303-304.
