档案为疫情防控决策提供咨询服务研究
冯艳 马颖辉 刘双红 陈建军
摘? 要：本文采用网络调查法和实地访问法了解河南省生殖妇产医院疫情防控档案部门提供信息服务的现状，分析得出档案等信息服务部门为党委决策提供咨询服务过程中出现资金不足、缺少专业人员、提供信息服务模式单一等问题，并针对这些问题提出改进建议。
关键词：疫情防控;档案资源建设;决策咨询;服务
Abstract： This article uses the Internet survey method and the field visit method to understand the current situation of the information services provided by the archives department of Henan Reproductive and Obstetrics Hospital for epidemic prevention and control， and analyzes that the archives and other information service departments have insufficient funds and lack of professionals in the process of providing consulting services for the party committees decision-making.， Provide single information service mode and other issues， and put forward suggestions for improvement in response to these issues.
Keywords： Epidemic prevention and control; Archives resource construction; Decision-making consultation; Service
2020年突如其來的新冠肺炎疫情，社会各界包括基层医疗卫生单位都对事件发展高度关注。应对重大突发公共卫生危机事件，突显了档案工作在知识服务、决策咨询服务上的重要性。本文以河南省生殖妇产医院为例，分析疫情防控档案在决策咨询和信息服务方面的问题，有针对性地提出改进建议。
1 档案是提供疫情防控决策咨询服务的基础
在基层医疗单位，以河南省生殖妇产医院为例，疫情防控档案资源主要包括：在疫情防控工作中所形成的文件材料（包括起草、制定和收到的文件、图表、照片、录音、录像等，包括：
（1）上级部门下发的关于疫情防控工作的重要批示、指示等文件材料。
（2）上级部门及有关领导督导检查科研院疫情防控工作的相关文件材料。
（3）院方及各科室（中心）围绕疫情防控开展工作形成的文件材料。包括：召开疫情防控工作会议的记录、纪要、决定、领导讲话等文件材料;有关疫情防控工作的规定、办法、意见、通知、应急预案等文件材料;有关疫情防控工作的请示、报告、批复、批示、函和复函等文件材料;有关疫情防控工作的计划、安排、措施、报表、汇总统计、简报、宣传资料、大事记、防控预案、监测方案等文件材料。
（4）各医技科室在做好疫情防控工作中形成的线上线下医疗工作方案。
（5）院方工程项目部、安全、后勤保障等部门等在做好疫情防控工作中形成的文件材料。包括：建筑工地卫生防疫、职工管理、食堂管理、专题培训等。
（6）附属医院在疫情防控工作中形成的文件材料。包括：医院有关疫情防控的部署、措施等文件材料;医护人员的请战书、报名表、个人抗疫日记等文件材料;其它与疫情防控相关的文件材料。
（7）相关科室开展医学、科学研究、专利申请等方面形成的文件材料。
（8）院方捐赠物品及相关资金调拨、分配和使用等方面形成的文件材料。
（9）各科室（中心）参与疫情防控的特色工作资料（含医生和护士的典型案例）。
2 档案在疫情防控工作提供决策咨询服务现状分析
走访生殖妇产医院，对档案室面向院领导提供的决策咨询服务开展面对面的调查，调查了解到档案为党委决策提供咨询服务主要包括专题文件汇编服务、编辑信息简报、建立网络服务平台等内容。[1][2]
（1）专题文件汇编服务。档案室根据单位工作重心的调整，不定期的制定文件汇编专题服务，有《2019年省属科研业务经费项目汇编》《二级医院申报档案资料汇编》等资料辑汇工作，目前正在整理《2020年疫情防控工作专题汇编》材料。
（2）编辑信息简报。编辑疫情防控工作信息简报22份，为院领导和上级部门提供了信息服务。
（3）建立网络服务平台。档案室利用院内网发布工作信息，编制“工作动态”“经验交流”等栏目，并推出“信息搜索”“导航”等服务项目，方便公众获取各类信息;利用网络，在微信工作群每天报告当日体温监测人员数量，发布防疫信息300条，覆盖人群350人。
3 档案室为院领导提供决策咨询服务中存在的问题
3.1 档案部门的信息服务与院领导的要求还有差距。在调查过程中相关人员咨询服务意识有了较大的发展，不仅重视档案信息的基本服务职能，比如，提供利用、编制汇编等，还有为院领导提供决策咨询服务的迫切愿望。但由于资金和人员方面的不足从而在一定程度上造成信息设备更新缓慢、信息内容的滞后、舆情监测信息服务无法开展、很难满足决策咨询需求。
3.2 档案室与其他业务科室的联系不够紧密。在调查过程中发现，档案与其他科室，特别是在疫情防控工作中，对医疗卫生领域不太了解，不能收集有效正确的信息为党委提供专题咨询服务。
3.3 档案室对院领导、党委模式单一。基本上是采用编辑信息决策专刊、定期专题服务、建立网络服务平台这 3 种单一的服务模式。
4 档案室为院领导、党委提供决策咨询服务的改进建议
4.1 档案室应加大资金投入，引进先进技术。档案室作为单位的文件材料中心，应当充分发挥其服务功能，充分利用，加强疫情信息的资源收集、整合、发布功能，建立档案室与各科室合作发展的长效机制，合理对档案进行资源分配，提供更加全面、科学的信息决策。
4.2 档案室应加强与各科室的业务联系，建立多学科组成的一支高水平信息服务队伍。档案室应选取一些具有专业学科背景的人员，包括从事信息资源管理、计算机、医疗卫生等专业的人员，将他们组成一个团队，定期的培训与指导，根据党委中心工作的调整，通过各种渠道搜集疫情防控信息并能夠及时准确地发现内容，最终形成工作简报、调研报告等报送决策者，决策者再对专报内容进行圈阅、批示和转发，影响决策制定和实施。
4.3 档案室应丰富馆藏数字资源，开展特色服务。档案室作为医院信息资源中心，应最大限度地做好院内职工与院领导、院党委信息服务的桥梁工作，建立院外就诊人员与院内医疗专家建立信息反馈机制，反映发展、就诊过程中最需要解决的问题。定期开展特色服务：（1）举办专题讲座，解读政策要闻、档案新知、改革动态等主题，让职工理解档案工作，支持档案工作;（2）丰富馆藏数字资源，建立以医院特色的信息资源库，及时进行数字化整理，合适时机推出专题展览、视频直播;（3）开设网上信息服务，与医院系统建立业务连接，包括抖音直播、QQ 咨询、电话咨询、当面咨询、E-mail 咨询等，将档案室的资源服务转化为个性化服务;（4）深度挖掘档案信息资源，与医院专业数据平台建立连接。要充分运用大数据、云计算等信息技术，以智能化应用为手段，充分运用AI、VR、5G等科技手段，创新搭建VR智慧医院信息服务平台，开展智慧建设试点，对疫情传播规律及影响因素进行研判，为决策调整提供参考和评价。以现有的医疗和档案信息资源来实现科学防控、以信息技术的发展和应用对疫情实现系统、动态、智能管理。
*本文为河南省档案局科研项目“疫情防控档案资源建设与智能决策咨询能力建设研究”（编号：2020—X—28） 和河南省属科研院所基本科研业务费专项资金项目课题研究成果之一。
参考文献：
[1]王志庚，陈力.我国公共图书馆政府信息整合服务的方向与策略[J].图书馆建设，2010（01）2-3+8
[2]吴秀花.“嵌入式”服务：政府决策信息服务新探索[J].图书馆建设，2013（03）： 52-54.
（作者单位：河南省生殖妇产医院 来稿日期：2020-09-23）
