企业档案信息化建设与档案管理的思考
冯文娇
摘 要：在企業信息系统中，档案资料是极为重要的组成部分，对档案信息进行科学管理具有举足轻重的意义。由于当前档案管理领域中存在管理水平落后、信息化建设缺乏长远规划、安全性不达标、人员素质不足以及信息化专业水平低等问题，企业的发展受到了一定的不利影响，因此必须采取针对性措施，提升信息化建设质量。
关键词：企业档案;信息化;档案管理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.101
1 企业档案管理的重要性
企业在各种复杂业务的经营过程中产生了越来越丰富的数据信息，这就要求企业针对档案管理工作采取进一步的规范化措施，从而确保档案管理的质量和效率。事实上，企业的档案管理职责范围包括对公司档案资料进行全面记录与整合，从而帮助管理层及决策人员从丰富的档案管理数据中把握公司日常运营的实际情况与基本特征，决策人员需要对企业运营过程中的风险有深入、清晰地认识，做出更有利于规避风险、创造可观收益的决策。此外，企业形成完善的档案管理数据还能形成强大的技术支持作用，帮助企业管理层对市场发展状况及企业自身的业务运营形成客观判断，为企业创造更大的获益空间。总之，建设全面的档案数据库，可以为企业开展业务运营提供基本的数据支持，从而维护企业的正当核心利益，档案管理对于企业的发展具有不可否认的重要价值。
2 档案管理信息化建设的总目标
由于档案信息化建设在现代企业的生存与发展中具有重要价值，因此必须对其建设目标有清晰地设定，确保形成具体可行的战略目标。对应到现代化企业上，开展档案管理信息化建设工作，必然会将提升档案管理质量、促进企业良性发展作为基本目标。而处于市场经济体系内不同单位与发展水平的企业会因为各自的起步、发展、定位、信息化程度等客观条件的不同，就档案管理信息化建设问题提出差异化策略，并且结合发展需要确定科学的信息化建设重点。利用网络平台，档案管理人员将新发生的事件信息实时记录下来，企事业单位内部人员也可以在手机等移动终端上进入档案，及时接收、并且结合个人需要随时搜寻其他相关信息，极为便捷迅速。
3 企业档案管理信息化存在的问题
3.1 管理水平落后
企业内部用于档案管理的专业网络系统、信息平台建设不够完善，尚未引进足够先进的文件管理软件，这使得信息管理的方法相对滞后，员工对信息的搜索与提取更多地依靠手工模式，这就造成了严重的人力、物力浪费。此外，在对档案进行归档处理时，缺乏专业的档案分类步骤，因此许多存储在数据库中的档案并没有设置准确的目录号、其标题规范性、案卷完备性都得不到足够的保证，使得各类档案乱为一团，最终造成档案丢失等严重后果。
3.2 信息化建设缺乏长远规划
结合档案管理信息化建设的实际看，其具有极为明显的综合性特征，内容辐射到不同学科、不同领域的专业知识。企业如果没有在发展过程中重视档案管理工作，就会使得档案系统存在巨大的缺陷，也会导致当前急需开展的档案管理信息化建设工作面临巨大的漏洞修补困难，甚至无法再对现存档案资料进行补充完善。
3.3 安全性的缺乏
企业信息系统的安全对企业的整体发展有着重要意义，一旦发生企业数据、档案信息外泄的问题，都会给企业带来难以承受的经济损失。企业档案管理的安全性首先表现在网上电子文件、有关文档的安全使用上，如果档案管理人员在信息查询、提取与使用过程中操作不当，会影响档案的完善性与准确性;或者档案管理人员对信息系统的维护不到位，也很可能导致文件遗失。
3.4 档案管理人员素质不高，信息化专业水平低
由于企业对档案管理工作的开展未能保持足够的重视，导致专业员工的配置不到位，许多档案管理人员没有足够专业的素质和基本的岗位资质。但在市场竞争不断加剧的今天，人才质量反而是企业决胜的重要条件，企业对档案管理人员的质量把关不严格、对培训活动安排不力，都会使得企业面临严重的人力资源瓶颈，这对实现档案管理的信息化建设无疑是巨大的障碍。
4 档案管理信息化建设的创新思路
4.1 重视档案管理工作，对档案进行电子普查
企业单位在长期的信息化建设过程中，需要对档案的信息化管理保持一定的关注，并且通过完善相关机制体系来推动信息化成为现实。因此，企业要推动档案电子普查工作的步伐，通过对海量档案信息的查缺补漏，删除内部无价值的内容，借助信息平台及电子技术等对档案展开全面清查，对档案各自的内容及价值进行清晰界定，确保全部的档案资料足够实用。从总体上看，这能够帮助企业单位有效节约资金、人力成本，提升档案管理的准确性及经济性。
4.2 规范档案分类，提高档案使用效率
由于当前许多企业在档案管理过程中造成了档案分类归档不专业、管理流程不够规范等问题，为实现管理的信息化和智能化，必须首先对案卷分类进行修正。工作人员要首先明确不同档案间的差别，对其进行必要的联系整合，形成科学的档案系统。只有在做好档案分类工作基础上，才能进一步提升档案的使用价值，帮助企业在人事资源调配、内部综合管理方面做出成绩。
4.3 提高档案管理人员信息化专业素质和水平
在档案管理的信息化建设过程中，计算机是当之无愧的核心工具，但计算机作用的发挥却完全离不开人为的操作和控制，这就要求提升档案管理人员对信息技术的操作技能。企业应针对档案管理的信息化建设组织系统化的培训工作，帮助员工接触专业的理论知识，使其接触行业前沿的技术手段，使得信息化建设的步伐得到加快。
4.4 推进档案信息安全保障建设
互联网的推广运用改变了群众的生活方式，为企业工作提供了巨大的便利，但网络系统内也存在巨大的安全隐患。企业的档案管理不善将可能导致内部信息的泄漏，进而影响企业的经济收益。为此，需要对信息系统运行状况进行全面监控，保障档案信息安全。
总之，对企业档案管理信息化建设问题的探讨意义重大。相关人员要意识到该项事业建设的重要实用价值及其可能面临的挑战，并在此基础上提出档案管理信息化建设的创新思路，重视档案管理工作，对档案进行电子普查，规范档案分类，提高档案使用效率，提高档案管理人员的信息化专业素质和水平，推进档案信息安全保障建设。
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