基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究
王敏
摘 要：文书档案是现代企事业单位在日常管理工作中的重要内容，所以提升信息化档案管理的水平，有利于为事业单位的发展提供准确资料查询。在现代信息技术快速发展的背景下，通过将信息技术与文书档案管理进行整合，有利于提升文书档案管理的实效性，为事业单位开发和利用档案资料创造良好的条件。本文通过对信息背景下的文书档案管理工作创新策略进行论述，旨在为进一步提升文书档案管理水平提供借鉴。
关键词：信息时代;文书档案管理;问题;对策
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.129
在企事业单位日常运行过程中，文书档案是非常重要的无形资产，对事业单位稳定健康发展起着非常重要的作用。尤其是在现代市场经济水平不断提高的背景下，事业单位的档案种类变得越来越多，增加了档案资料管理的难度性。因此，需要将信息化技术合理的应用到事业单位的文书档案管理过程中，创新文书档案管理方式，优化文书档案管理过程，最大限度提升文书档案管理的实效性。
1 信息化手段运用于文书档案管理工作的必要性
1.1 简化了管理文书档案的基本操作流程
文书档案管理一般来讲涉及比较丰富的文书档案内容以及繁杂的文书档案种类，目前在引入现代化文书管理手段的前提下，对于管理各类文书档案的总体难度可以达到明显减小的效果，并且避免了繁杂的档案整理以及档案收集操作[1]。传统的文书档案管理模式，收集、分类、归档、查询、分析时，涉及诸多部门和人员，流程复杂，管理节点众多，档案流转不畅，导致归档困难，查阅困难、管理困难。运用信息化管理手段，能显著压缩管理节点，提高流转速度，简化基本操作流程。具体在查询、整理与分析文书档案时，引入信息化方式便于实现全方位的文书档案汇总，并且客观上体现了节省档案管理时间的效果[2]。
1.2 体现最大化的文书档案利用价值
文书档案必须能够被有效利用，如此才能突显文书档案本身的价值与意义。文书档案内容复杂，种类繁多，在浩如烟海的档案中寻找有价值的信息，依靠传统的人工检索及分析方法，明显跟不上时代的要求。充分利用计算机网络实现信息化管理，能够实现灵活多样的方式处理文书档案数据，共享文书档案的信息，开发文书档案的价值。
1.3 对于管理文书档案的总体成本予以有效节约
利用信息化手段管理文書档案，把庞大的纸质、声像资料转化为数字信息，保存在网络上，能显著减少档案的占地空间，减少场馆建设。计算机具有人工无可比拟的信息处理速度优势，可以满足不同方式的查阅需求。信息化还可以突破时空的限制，实现远程信息共享的需要，最大限度满足需求人的查阅需求。
2 信息化背景下文书档案管理工作中存在的问题分析
信息化背景下文书档案管理工作中存在的问题主要涉及以下几个方面：首先是缺乏监督机制。在当前信息化背景下，文书档案管理工作中缺乏监督机制便是最为重要的一项问题，同时该问题对于文书档案管理工作具有较大影响。在实际工作期间，虽然有部分企事业单位已经开展了文书档案信息化管理工作，但是在该项工作中却并未给予一定的重视，并且在该项工作中缺乏必要的监督手段，这种情况的出现便导致企事业单位文书档案管理工作受到影响，若是工作人员在工作期间出现问题，会由于监督不当而导致问题持续存在，从而致使文书档案管理工作的质量受到影响，降低企事业单位中文书档案管理工作实效性。其次是文书档案管理工作保密程度较低。企事业单位文书档案管理工作保密程度较低也是其中一项重要的问题，在该项工作中，为了实现文书档案管理工作信息化，便需要将纸质档案转变为电子档案，但是在档案转变的过程中便有可能会出现相关信息被篡改的问题，同时电子数据存在的形式也比较容易发生变化。
3 信息化背景下文书档案管理工作的有效策略
3.1 完善管理制度
信息化背景下文书档案管理工作的有效策略之一是完善管理制度。在实践中，要综合文书档案管理的主要内容和要求，完善管理制度，强化管理，及时处理文书档案工作中存在的问题。通过信息资料分类管理、借阅管理等方式提升管理质量。对档案信息进行分类管理，重视借阅等级分析，根据规范有效开展文书档案管理工作。同时，提升保密意识，对于一些有着保密要求的档案信息资料，要根据规范要求合理开展。对于具有保密性的档案信息进行严格管理，设置权限，在根本上提升工作质量。在档案室中要根据规范要求安装监控设备，通过智能化、信息化等方式进行监督，预防安全隐患，进而为文书档案工作开展提供保障。
3.2 努力提高文书与档案工作之间的衔接效率
信息化背景下文书档案管理工作的有效策略之二是努力提高文书与档案工作之间的衔接效率。在文书档案管理工作中，将接触到的文件资料进行整理汇总后便形成了档案，所以档案也可以看作为是被整理后的文件。由此可知，收集到的文件资料质量决定了后续档案整理的质量。通常优质的档案是由文书工作人员对收集到的文件进行规范处理后形成的，所以文书工作和档案管理工作彼此相互独立，却又密切联系。因此，为了提升档案管理的质量，应当对负责文书的工作人员实施内部培训，提升其在文件处理时的档案意识，明确文书工作的职责和使命，端正工作态度，对每一分文件资料都要细致认真的审查。
3.3 加大管理人员专业技能培训
信息化背景下文书档案管理工作的有效策略之三是加大管理人员专业技能培训。现阶段我国科学技术的发展日益加快，国民生活的水平也在不断地提升，而对于文书档案管理的要求也越来越多。在现代化高速发展的背景下，一方面需要管理人员具有专业的技能知识，另一方面，也需要管理人员掌握现代化的信息技术，并且在文书档案管理中可以合理科学的应用，继而使当前我国的文书档案管理得到进一步的发展。所以相关部门需要加大对于管理人员专业知识的培养。
4 结语
在现今信息化的时代背景下，档案管理由传统方式转变为信息化管理方式，已经是必然出现的结果，也是档案管理人员转型的需求。档案管理工作是一项长期累积的过程，只有全面的重视文书档案管理信息化建设，才能在社会竞争中屹立不倒。档案管理的信息化建设当中，不仅要落实好基础设施的建设，要制定统一的标准来进行规范化管理，还要机构领导发挥带头作用，积极提升基层管理人员的综合素质，才能更好地开展文书档案管理的信息化建设工作。
参考文献
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