| 标题 | 香港推行资讯科技策略计划项目的绩效审计案例分析 |
| 范文 | 张伯宇 摘 要：香港司法机构广泛使用资讯科技，为进一步改善对法庭使用者和整体市民的服务，香港司法机构政务处分两期推行资讯科技策略计划。该策略计划分为两期进行，其中第一期分为两个阶段，两阶段预计完成日期分别为2016年6月及2019年12月。2019年5月起，香港审计署就司法机构政务处推行策略计划項目的工作及其他相关事宜进行绩效审计，并做出评价，提出改进建议，以期促进策略计划项目的后续调整和推进。通过分析香港审计署对司法机构政务处推行资讯科技策略的审计，总结对评价政府部门策略推行效果和加强对政府部门的绩效审计的相关经验。 关键词：资讯科技策略;绩效审计;案例分析 中图分类号：F127? ? ? ? 文献标志码：A? ? ? 文章编号：1673-291X（2020）18-0105-02 一、资讯科技策略计划项目背景及项目介绍 1.项目背景。司法机构由终审法院首席法官统领，司法机构政务处在法庭执行司法工作和运作方面提供支援，由司法机构政务长统领，司法机构政务长协助终审法院首席法官处理司法机构整体行政事务。为加强司法工作流程自动化、提高运作效率，改善提供于法庭使用者和整体市民的服务，香港司法机构广泛使用资讯科技，并于2011—2012年期间制订资讯科技策略计划，支援未来10年和之后的运作。 2.项目计划简介。按照资讯科技策略计划，司法机构致力分期推行综合法院案件管理系统，以便按情况整合、精简和划一规范各级法院和审裁处的程序，并推行多个法院以外的其他系统，以配合司法机构的运作需要。根据计划，推行资讯科技策略计划分为两期进行。 司法机构就第一期制订“六年工作计划”，其中第一期分为两个阶段：第一阶段，主要涵盖建立资讯科技基础设施，并于区域法院、裁判法院的传票法庭和相关的法院办事处推展综合法院案件管理系统;第二阶段，主要涵盖终审法院、高等法院、竞争事务审裁处、裁判法院的非传票法庭和小额钱债审裁处推展综合法院案件管理系统。第一阶段和第二阶段的预计完成日期分别为2016年6月和2019年12月，第二期策略计划涵盖在余下法院和审裁处推展综合法院案件管理系统的工作。 资讯科技策略计划的重点主要在于以下七方面：一是推行综合法院案件管理系统，用以支援法院及审裁处的诉讼程序;二是检视和统一规范运作程序;三是精简运作流程，提升整体运作效率;四是设立综合数据体系;五是支援和鼓励电子服务;六是支援电子法院记录，推进“减用纸张”的环境;七是加强法庭科技设施。 二、审计工作的开展 2011年，香港审计署完成对“司法机构政务处的行政及法庭支援工作”进行审查，有关结果载于2011年3月《审计署署长第五十六号报告书》第二章。2019年5月，香港审计署就司法机构政务处推行策略计划项目及其他相关事宜工作展开审查。 1.审计内容和目标。香港审计署对司法机构政务处推行资讯科技策略计划项目进行审计，审计关注于是否按时按期推行计划，并深入分析了影响计划推行进度的原因;推行过程中是否通过合理高效的管治架构对项目进行全程把控;香港审计署还关注其他与推行资讯科技策略计划相关的项目，并提出促进该计划推行的建议。本次审计的目标是通过对香港司法机构政务处推行资讯科技策略计划项目第一期推行成效进行评价，并提出相应建议，促进该项目发现整改问题，提高质效，吸取第一期推进计划的经验以便进行调整，推动第二期计划的进行。 2.审计评价指标和方法。香港审计署以司法机构政务处推行资讯科技策略计划的记录和与推行计划相关的文件规定作为主要的评价指标，相关文件主要有管治架构相关的《政府资讯科技总监办公室通告第2/2011号》，人力资源相关的《政府资讯科技总监办公室通告第4/2010号》，提交报告相关规定的《财务通告第2/2017号》。此次审计使用了调查法、访谈法、资料审阅法、对比分析法等审计方法。 三、审计结果 1.项目进度全面出现延迟。根据资讯科技策略研究，策略计划的推行分为两期。根据2013年财委会文件，推行第一期策略计划包括的四项工作，截至2019年6月均出现6—57个月不等的延迟。香港审计署就推行计划出现的延迟情况，深入分析了原因，主要包括四个方面。一是更改交付模式，由外判改为运用内部资源于外判相结合，后续又进行了外判比例的调整，反复更改影响了人力资源安排，造成人手短缺;二是对通过招标方式采购资讯科技基础设施的筹备过程预计过于乐观，该项筹备工作需要和其他政府部门配合，实际耗时比预计要长;三是开发第一阶段的法院系统需进行收集用户要求、系统分析和设计、推行和用户验收测试等工作，需时比预计甚长;四是司法机构政务处协调检控部门及机构参与有关综合法院案件管理系统启用的准备工作中，存在缺少介绍使用流程的简介会造成使用不熟、效率低和仍未商定使用界面设计等问题。 2.管治架构。通过审查司法机构政务处的记录，发现存在未经有关部门，如资科委审批的情况下修改管治架构的情况，管治架构修改后，相应的职责存在未转授的情况。需要注意的是，与司法机构政务处沟通后，他们认为无须寻求有关部门审批，但审计人员认为应有审批程序来明确权责。审计发现了项目监管方面的问题，根据项目计划管理，应设立正式的沟通框架，需要定期举行会议和及时提交报告来跟进项目进度。通过审查司法机构政务处的记录，2013—2019年会议次数减少，会议间隔时间延长。报告进度更新的次数也减少，报告的提交存在不按时、不及时的情况，报告对项目进度的估计过分乐观，以及报告中均未呈报项目情况问题和整改要求。 3.对其他相关事宜提出建议。此次审计并未仅局限于资讯科技策略本身，审计人员还对与该策略推行相关的其他事宜进行分析，并向司法机构政务处提出改进建议，主要包括三方面：首先，审计认为司法机构网站作为与公众沟通最常使用的渠道之一，需要根据具体的用户使用需求和偏好进行优化，使该网站更好地服务公众;其次，司法机构政务处需要加快更换已过时或残旧的影音器材，并对使用和维护进行记录，加强后续监管;最后，应进一步推广使用电子文件。 四、思考与启示 1.建立绩效审计评价指标体系。科学的绩效审计评价指标体系，是绩效审计能够科学合理评价被审计项目的重要条件之一。在制定绩效审计评价指标体系时，可以多角度进行考虑，比如参照行业平均水平、部门绩效管理指标、社会权威机构评判标准、与项目相关的文件规定等，以往的审计经验、审计资料等也可以作为拟定绩效审计评价指标体系的内容之一。综合考虑下的绩效审计评价指标体系能对被审计单位做出更全面的评价，降低偏颇的可能性，使得评价结果更科学，更具有说服力和证明力。 2.對被审计单位要从多角度考量。香港审计署对司法机构政务处推行资讯科技策略计划项目的绩效审计，不仅从项目的本身进行考虑，审计发现了推行进度和项目管治方面的问题，同时也对项目之外的其他相关的事项进行了关注，根本目的还是促进策略计划的顺利推行。绩效审计需要拓宽视野，在审计目标的指导下，不仅关注于被审计项目本身，还应关注与之相关的、对其造成较多影响的其他事项。权衡效率的情况下，多个角度切入进行绩效审计，可以使绩效审计提供更全面的评价和建议。 3.发挥绩效审计的服务作用。香港审计署对司法机构政务处推行资讯科技策略计划项目的绩效审计中，在推行进度方面，审计人员不仅局限于发现项目推行反映出的推行进度与计划不符、推行进度慢等问题，更进一步分析了其产生原因，使司法机构政务处能够在后续项目整改和推行有的放矢，有针对性地从根源思考和解决问题。绩效审计应以真实性、合法性审计为基础，坚持服务性、建设性、增值性原则。绩效审计可以通过对于审计发现的问题深入分析其原因等方式，帮助被审计单位寻找到问题根源，对被审计单位来说可以体现绩效审计的服务功能，使绩效审计不单是查找和发现问题，更能提出解决问题的思路。 4.加强与被审计单位沟通。良好的沟通是绩效审计不可或缺的要素，通过沟通可以加深了解被审计单位以及被审计的事项。沟通也是绩效审计运用的审计方法之一，通过有效的沟通来获得被审计单位的配合，获取审计资料、审计证据，高效的沟通可以提高审计质量。另外，当出现审计单位与本审计单位双方对同一事项意见不一致的情况时，往往可能由于审计单位和被审计单位处于不同位置，对问题考虑的出发点不同而出现不同考量。认真听取被审计单位意见，可以使部分与绩效审计评价指标不符的事项得到合理解释，使绩效审计更加周全。 参考文献： [1]? 香港审计署.审计署署长第七十三号报告书[EB/OL].香港审计署网站，2019. [责任编辑 文 峰] |
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