| 标题 | 高校小额零星采购的信息化平台探究 |
| 范文 | 李淼邱双 孙宁 贾沛 摘 要：为落实“放管服”改革，各高校制定了自主采购限额，在此限额以下的货物采购可以由教职工自主完成。这类采购具有金额小、业务量大的特点，这种采购方式的推行无疑会增加相关部门的业务量，同时增加监管的难度。在信息化已成为我国高等教育的发展趋势下，分析高校小额零星采购业务流程，分析小额零星采购需要对接的部门，并初步搭建小额零星采购系统。 关键词：高校;零星采购;信息化建设;采购系统 中图分类号：F253 ? ? ?文献标志码：A ? ? ?文章编号：1673-291X（2020）20-0139-02 近年来高校对于信息化的重视度逐步提升，但是通过调研发现，国内高校的小额零星采购的信息化系统普及程度并不高。因此，建立一套高效便捷、符合高校特点的采购系统，通过信息化平台建设减轻零星采购有关部门业务量，同时通过大数据加强采购过程监管，实现小额零星采购全流程信息化，可以极大提升教职工采购体验。 一、高校小额零星采购执行主体分析 目前各高校的小额零星采购业务基本相同，只是根据学校的管理方式的不同会有些许差异。采购依照执行主体的不同可分为采购人自行采购、二级单位采购及学校采购管理部门采购。 （一）采购人自行采购 由采购人依据需求分析采购货品的相关指标，核实采购预算，并由此开展采购活动的前期调研。在获取充足的调研信息后，采购人可在相关归口职能部门的监管下进行备案登记，并自主开展采购活动。由采购人整理技术参数并组织相关的论证会议，确定采购供应商及采购货品。 （二）二级单位采购 由采购人依据采购需求并核实采购预算展开前期调研工作。在获取充分的调研信息后拟定采购需求，并将采购需求提交至二级单位。由二级单位组织采购程序，确定采购供应商及采购货品。 （三）学校采购管理部门采购 一般由采购人拟定采购需求，由采购人或采购人所处二级部门将采购需求提交至学校采购管理部门。由学校采购管理部门组织采购程序，确定采购供应商及采购货品。 以上幾种采购管理方式，其执行进度受多种因素制约，导致其执行效率低下。且采购程序完成后一般还需进行合同签订、国资建档以及财务报销等程序，其流程费时费力。因此，建立一套小额零星采购系统极有必要。 二、小额零星采购系统搭建基础 小额零星采购系统要求能够实现预算信息的采集和管理，实现经费冻结与解冻，对采购业务完成后的国资入账及财务报销能够实现信息的接收与推送，实现从采购申请到支付结算全流程线上的采购管理系统。 （一）小额零星采购系统相关业务系统 小额零星采购一般会涉及财务管理部门，属于国有资产的还须在国有资产管理部门登记建档。若财务管理部门及国有资产管理部门建成相关的管理系统，为实现采购过程全信息化，提升采购效率，须打破各系统间的信息壁垒，将小额零星采购系统与相关的系统进行对接[1]。 1.财务管理系统 一般高校的财务管理部门都已建成财务管理系统，小额零星采购系统应与财务管理系统对接以实现经费的核算、冻结、解冻及报销等流程[2]。 2.国有资产管理系统 国有资产管理系统一般是高校对国有资产管理的系统，在采购流程进行完验收后，一般应将仪器设备在国有资产管理系统中进行登记入库，登记入库的仪器设备才可进行财务报销手续。与资产系统的对接可以实现资产信息的接收与推送，减少资产信息的重复录入。 （二）小额零星采购系统模块 小额零星采购系统应包括供应商库管理、采购审批管理、信息推送管理等多项模块协同工作，才能实现小额零星采购过程的信息化。 1.供应商库 小额零星采购系统中的货品应为货架产品，可入围一批供应商，由供应商将相关的货品上传系统。模块应实现货物信息的上传、上架、下架、展示等基本功能。此模块同时应具有结算申请、发票传递等功能。 2.采购模块 高校采购一般都采用相应经费卡支付，不同经费卡有相应的经费负责人。模块可允许采购人在商品池中检索相关商品，将相关商品下单，在下单的同时填写经费卡以及相关信息。提交审核后应对相应经费卡的余额进行校验，并依据经费以及审核部门等审核流程进行线上审核。经审核的采购申请在供应商端提示，由供应商做发货等物流配送处理。同时可由采购人对供应商的配送、货品质量等进行评估，信息汇总至供应商库模块。 3.统计模块 统计模块包括对采购经费人统计、供应商销售统计、品目品牌统计、成交品目统计、成交品牌统计、供应商评价统计、节能产品成交统计，通过统计数据对小额零星采购进行分析，提升小额零星采购服务质量。 4.监察模块 小额零星采购的过程中，一般高校有相关的部门进行监督，监察模块可以实时检查货物采购的环节，并调取各个环节的资料。 三、小额零星采购系统流程 小额零星采购系统在实际操作中应依据实际采购货品简化报销流程，提升采购、入账以及报销效率。依据采购货品的特征，可以将采购流程区分为需要入固定资产的货品以及不需入固定资产的货品。 （一）不需入固定资产的货物 不需入固定资产的采购流程一般是采购人在系统中下单，经费负责人在系统中审核，审核后冻结相关经费;由电商发货，采购人在系统中确认收货。在账期时由供应商提起结算申请，并将发票传递，由财务系统接收后财务部门进行核算，解冻经费并报销，并将结果反馈至采购系统。 （二）需要入固定资产的货物 需要入固定资产的采购流程一般是采购人在系统中下单，经费负责人在系统中审核，审核后冻结相关经费;由电商发货，采购人在系统中确认收货。收货后相关信息推送至资产管理系统。待资产管理系统登记入账后反馈信息，在账期时由供应商提起结算申请，并将发票传递，由财务系统接收后财务部门进行核算，解冻经费并报销，并将结果反馈至采购系统。 小額零星采购管理系统对高校采购的信息化建设具有重要的参考价值，系统的使用可以节省教职工的时间，极大提升教职工的采购体验，进一步提高采购效率。 参考文献： [1] ?何磬，吴冠仪.高校小额零星采购合同全过程管理[J].实验技术与管理，2018，35（2）：268-272. [2] ?宁萍，姜源.计算机软件在采购合同及付款管理中的应用[J].实验室研究与探索，2009，（10）：73-74. Abstract：In order to carry out the reform of “releasing management service”，each university has formulated the quota of independent purchase，and the purchase of goods below this limit can be completed by the teaching staff independently.This kind of procurement has the characteristics of small amount and large volume of business，the implementation of this procurement method will undoubtedly increase the volume of business of relevant departments，and increase the difficulty of supervision at the same time.Under the informationization has become the development trend of higher education in our country，this paper analyzes the business process of small and sporadic procurement in colleges and universities，analyzes the departments that need to connect small and sporadic procurement，and initially sets up a small and sporadic procurement system. Key words：universities;sporadic procurement;information construction;procurement system |
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