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财务共享中心建设期问题研究

范文

张珊

中图分类号：F253 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）9-142-03

摘要本文以GDDX为例，剖析其建立财务共享服务中心（以下简称 FSSC）建设期存在的问题，借鉴国内外财务共享服务模式研究成果，从外部监管、企业文化、实施动机、服务关系、人员转型等多角度进行分析挖掘，以期在后期通过进一步研究能提出解决方案及优化措施。

关键词财务共享中心问题分析

信息技术的迅猛发展，经济全球化浪潮不断涌入中国，市场竞争呈现出白热化趋势，全球各地大型企业都在极力探索能够提升企业竞争力、获取竞争优势的全新管理方式，于是财务共享服务模式应运而生并潜移默化地影响了整个财务行业的变革。GDDX实施财务共享服务以来，不断地学习和借鉴国内外先进实践经验，消化吸收财务共享服务模式的精华之处，积极创新适合国内企业的管理方法并落到实处，但在初期阶段，由于企业内外部各方面条件仍未成熟，GDDX从会计核算工作、会计基础工作到共享数据应用的管理问题均出现挑战。

一、建设期主要问题

（一）会计稽核模式问题

1.实施SSC后，分支机构票据稽核责任弱化或缺失，票据合规性、发票真实性、纸质票据与影像票据一致性等报账票据质量问题蜂拥而来，SSC有限的人力资源难以负荷。

2.会计核算地与经济事项发生地相对分离，SSC会计仅能形式审核，而对经济事项真实性的实质审核职责无法承担。

3.引进影像管理系统是实施SSC的企业必须经历的技术变革和会计稽核模式变革，GDDX初期采用“见单支付”和“不见单支付”两种稽核流程。“见单支付”是指SSC会计见纸质资料审核才能进行资金支付。“不见单支付”是指SSC会计见影像资料即能进行资金支付。“不见单支付”模式容易误导SSC核算会计低估风险，在月底核算高峰期可能出现批量处理情况，造成问题隐蔽和积压。

（二）报账服务质量问题

实施SSC后，企业“人、财、物”中的“财”已经集约管理，但“人”和“物”并未同步集约，市场、采购、网运、人力等均分散在各地市分公司，业务管理要求不一，业务人员素质参差不齐，财务核算集中管理与业务分散管理之间的矛盾成为报账服务标准化规范化的一大障碍，主要问题如下：

1.对业务发展响应不及时。合作业务、酬金结算、终端补贴等业务模式发展迅速，SSC现有的手工报账模式难以适应和支撑，原有的报账平台系统架构扩展性不足，对随时变更的业务需求无法满足。

2.报账入口过于专业化。原以预算科目为报账入口的方式倾向于面向预算会计或基层的汇总报账员，实施SSC后，面向的对象是各地业务部门的报账人，素质参差不齐，专业化的报账入口及表单信息业务人员难以理解，经常因不理解报账入口含义而错选，造成大量的补退单，极大影响报账效率。

（三）资金支付安全问题

资金支付风险管控不足。由于核算集中和管理精细化，每月超过25万笔的资金支付量成为 SSC 巨大的压力，虽然银企直联可以解决量和时效的问题，但却无法完全控制是否重付或错付问题，资金支付风险管控能力有待加强，需进一步梳理并固化报账全流程的关键控制点。资金支付安全问题主要包括：

1.共享初期流程设计关注点容易偏向时效的考虑，报账流程过程中的资金支付风险控制往往被忽视。供应商名称与收款方不一致；收款方信息与合同不一致；报账单、凭证、付款单之间的信息不一致等等，这些问题均可能带来资金重付或错付的风险，给企业造成财务损失。

2.资金高度集中支付处理，但配套的资金稽核监控体系尚未建立，资金对账工作无法及时完成，若出现资金错付问题难以及时发现解决，资金支付“零差错”成为SSC最大的挑战。

（四）往来账款管理问题

GDDX实施SSC后，因集中会计核算带来的往来账款清理问题日积月累，亟待解决，具体问题如下：

1.往来账款管理依据SAP系统的相关功能，没有形成闭环管理，对于往来款的经济事项由发生的完结、清账的全过程未有闭环记录。

2.公司内部清账工作管理不到位，未形成上下联动的清账机制和从财务到业务前端的往来信息共享，导致存在长期应收款、长期应付款、清账不及时等情况。

3.分公司财务部门对本单位的往来情况与未清项目了解不够明晰，财务共享服务中心对于分公司具体业务了解不够明晰，无法形成从业务到财务的往来管理业务链条。

4.公司内部清理清账工作无系统监控，往来款跟踪管理不到位。

5.SAP只能通过总账科目、客户、供应商、文本进行清账，不能通过订单号、采购结果号、发票号等关联标识进行清账，清账效率有待提高。

6.SAP系统中未清往来账款未将同一经济业务关联起來，对于未完结经济事项产生正负相间账龄。以上问题主要存在三方面风险：（1）审计风险：往来款项未清项目数据基数过大，长期账龄未清项目过多，会导致审计单位产生调节财务收支的职业怀疑，认为公司存在逃避纳税和监督检查的可能性，加大审计抽样力度。（2）信息风险：由于报账、清理清账不及时、责任人交接责任不明晰、历史遗留问题等原因产生的异常账龄未清项，缺乏专人跟进，笔数多、时间长，进而成为坏账、死账，产生企业内部核算与营运状况不真实的风险，影响企业数据披露。同时，长期未清产生长账龄虚拟客商、正负数账龄等情况，降低财务报表编报效率。（3）财务管理风险：对往来账款的有效管理，及时催收与清算往来款，控制对应付、暂付款的付款情况，可以获得对资金使用效率的提升。往来账款未清项清晰程度不够，难以对企业采取通过应付类款项融资的财务管理方式。

（五）会计档案管理问题

传统的会计档案管理是一项普通的会计基础工作，随着企业精细化管理要求提高，会计核算过程产生的会计档案纸张数量成倍地增加，实施财务共享后，此现象尤其明显。

1.财务共享集约运营压力。SSC 模式下，财务管理体制由原来分散的属地独立运营模式向纵向集中一体化模式转变，由此产生的海量会计档案给管理上带来了巨大压力，同时随着企业规模不断扩大和管理日益精细化要求，GDDX每年需要打印的纸质档案数量超过2000万张，会产生大量纸张、打印设备、打印耗材、保管场地等成本，同时增加了流程中收集、处理、扫描、传递、稽核、整理、检查、装订、保管和后续调阅等人员劳动，对财务共享集约运营形成压力。

2.内控风险防范和质量管控难度加大。SSC 模式下，会计档案的生成已经延伸至业务、财务处理前端，在票据档案流转过程中存在多环节、多角色的票据处理主体，质量问题和内控风险问题相应增加，需要在整个流程中加大风险防范措施和质量控制管理。

GDDX实施 SSC 后，因集中会计核算带来的会计档案集中管理压力日益突出，经济事项发生地分散与会计档案集中管理的矛盾如何解决成为一大挑战。主要问题有：记账凭证打印、顺号、匹配工作，耗费大量的人力物力；实施ERP后，海量的会计账簿数据（特别是明细账）难以按规范要求打印归档；实现银企直联后，银行支付明细到员工个人，对外支付频次也明显增加，海量的纸质银行回单无法一一匹配归档；核算集中带来新的迎审模式，会计档案调阅利用压力激增；由于会计档案保管年限长达15年之久，部分甚至要求永久保管，核算集中后，会计档案保管场地压力巨大。

（六）共享数据应用问题

实施财务共享服务的动因之一就是希望通过核算的标准化和集中化实现数据的共享，但是共享初期，由于流程梳理、系统建设、人员调整均需要一个过程，数据应用仅停留在整合财务数据本身，跨域的业务数据无法实现有效融合及应用。主要问题有：

1.无法及时解决业务发展数据支撑需要。包括提升精确管理能力的需要；高效快速配置资源的需要；加强人财物集中管理的需要和全网数据支撑管理决策的需要。

2.无法满足MSS系统间数据共享的需要。包括快速支撑跨系统应用的需要；形成企业标准数据，解决多系统间网状数据接口的需要；无法填补MSS域企业数据模型的缺失。

3.无法支撑企业数据质量提升的需要。包括监控业财融合后系统运作的状况与应用水平的需要；防范财务结算风险、提高结算规则合理性的需要；优化资源配置，提升决策支持准确度的需要。

二、建设期问题分析

（一）外部监管影响

1.上市公司对外披露会计信息质量要求。会计信息质量向来是上市公司特别关注的事项，对外披露信息不实，将直接影响企业形象以及长远持续发展。实施 SSC 后，理论上流程标准化、规范化、电子化，会计信息质量应该是提升的，但在管理模式变革的初期，往往需要一个完善和适应的过程，建设期出现的会计稽核模式、往来账款管理现象，均存在会计信息质量管控欠缺问题。因此，为夯实企业对外披露的会计信息，必须从会计信息产生的源头及过程抓起。

2.税务机关发票监管要求。近年来，制作、兜售、使用假发票的现象虽有所下降但依然存在。《发票管理办法》规定，禁止非法代开发票；不得介绍他人转让发票；对知道或者应当知道是假发票的，不得受让、开具、存放、携带、邮寄和运输；不得以其他凭证代替发票使用。因此，发票真伪问题成为SSC票据稽核重点之一。

3.财政部、国家档案局会计档案电子化试点要求。GDDX自实施 SSC以来，一直朝会计档案电子化方向探索和努力。财政部、国家档案局的试点要求是：以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账和银行回单，可暂不打印相应的纸质凭证和账簿。同时，提出至少满足以下要求：配备适用的会计核算软件；配备适用的电子档案管理系统；配备电子会计档案管理机构或专门人员；配备信息管理机构或专门人员；建立健全電子会计档案管理制度和电子会计档案的安全控制措施。

以上试点要求，涉及到系统、流程、人力、机构等多方资源的整合，对财务共享服务模式提出更高挑战。

（二）企业文化影响

GDDX有着大多数国有企业特有的“以人为本”的温和企业文化，企业除了实现利润最大化外，职工的就业问题、就业环境、人文关怀也是一项重要的社会工作，因此，国有企业无法简单拷贝西方企业严格的员工信用考核制度，比如出现一次虚假报账则直接开除，这在国有企业是行不通的，那么，对个别报账人重复报账、虚假报账等行为，SSC应该如何处理？远离业务前端的SSC对经济事项真实性如何管控？这对财务共享报账服务流程提出新的质量管控要求。

（三）实施动机影响

张瑞君、陈虎、胡耀光、常艳（2008）认为“在对中国企业的研究中，可以看到成本领先战略往往是中国企业建立共享服务中心的首要目的，而高质量绩效更多的是通过管理手段来实现”，这种观点笔者不认同。多数大型国有企业实施SSC 初衷并非纯粹的“成本领先策略”，而是以财务集约运营、风险管控为主要目的，兼顾“成本节约”、“财务转型”多方因素考虑。

（四）服务关系影响

SSC 建设期引进的服务水平协议（SLA），仅在企业内部建立 SSC 与分支机构之间的服务、支撑关系，未建立内部结算流程，亦非营利性质，依靠服务水平协议难以有效约束服务和被服务双方，仅是形式上的“弱约束”。SSC 实质上是企业集团强化财务集约管控能力的一种手段，需要从流程控制点系统固化等其他的“硬约束”管控措施。

（五）人员转型影响

GDDX实施 SSC 后，全省会计核算人员由财务集中前的400多人减少到集中后的200多人，释放会计人力资源约45%。自此，释放出来的财务人员分化成三种岗位，一是高端的财务管理决策支撑人员，二是业务部门财务支撑人员，三是分支机构财务部门票据稽核支撑人员。释放出来的财务人员如何转型？推向业务部门岗位是否就是成功转型？许多企业实践证明，对财务人员转型认识不足、处理不当，最终反而弱化了财务支撑和管控能力。那么，释放的财务人员以及SSC会计，未来的职业发展道路如何？财务人员资源如何优化配置？这又是一个新的课题。

个人认为，释放的财务人员并非去业务部门才叫成功转型，留在分支机构财务部门也大有作为，财务管理和会计核算职责相对分离后，分支机构更多的精力是专注于预算管理、资金管理、资产管理、财务分析等工作上，研究提升财务管理工作并配合做好SSC相关支撑工作，为业务部门、公司管理层及时提供高质量决策支撑信息，便是成功转型第一步。再者，SSC是财务人才培养基地，SSC除了标准化操作外，应赋予SSC相应的政策制定参与职责，丰富SSC工作内容，引导其从财务会计向管理会计转型，并为财务人员做好轮岗、竞聘等职业规划，减少人员流失。因此，基于财务人员转型影响分析，SSC建设期问题表象映射出未来财务共享服务模式可能的发展方向，即市场化。

（六）成本中心影响

成本中心是指对成本或费用承担责任的责任中心。它不会形成可以用货币计量的收入，因而不对收入、利润或投资负责。成本中心的特点如下：

1.只考评成本费用，不考评收益；只以货币形式计量投入，不以货币形式计量产出。

2.只对可控成本承担责任，不可控成本核算只具有参考意义。

3.对责任成本进行考核和控制，考核时应以责任预算成本为依据。

GDDX财务共享服务中心目前正是以成本中心模式存在，这种模式存在一定的局限性，包括：在成本费用可承受范围内完成工作任务，不注重投入产出比；绩效评价和激励机制不灵活，持续创新动力不足，对SSC的长远发展不利。

通过对GDDX在SSC建设期存在的问题分析，公司需要将工作重心进行调整，找出解决问题的具体措施，推动SSC的健康发展以及财务人员的有效转型，真正探索出适于该类型企业的财务共享服务模式。

【基金项目：2018？年广州城建职业学院科研项目一般项目——大数据时代财务共享中心的构建研究（立项编号Y201816）】

参考文献：

[1]陈虎，董皓.财务共享服务.Shared Service of Finance and Accounting 中国财政经济出版社.

[2]桑利平.通信企业财务会计集中核算研究[J].财会学习，2017（19）.

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