| 标题 | 新乡医学院第－附属医院电子文件格式及归档方法调查 |
| 范文 | 邵 荔 1调查涉及部门的基本情况 调查涉及管理部门10个，占全部科室的21.74％；教学部门2个，占全部科室的4.35％；医技部门2个，占全部科室的4.35％：服务部门4个，占全部科室的8.7％。 2电子文件基本情况 该院参与调查科室形成的电子文件总量为54684件，135；46GB。 参与调查部门中现行文件中电子文件所占比例在80％以上的10个，占55.56％：在80％-50％与49％-20％的各2个，各占11.11；在19％以下的4个，占22.22％。 参与调查部门用于处理电子文件计算机使用的操作系统，windows 98/ME 1个，占5.56％；Windows2000/NT 2个，占11.11％；Windows XP 18个，占100％。 参与调查部门电子文件来源于电子政务系统平台的1个，占5.56％，系统外购；源于办公自动化(OA)系统的3个，占16.67％，系统全部外购；源于通用字处理软件的13个，占72.22％；源于扫描、数字照相、摄像等数字化方式所形成的7个，占38.89％；采用CAD技术形成的1个，占5.56％：源于各种业务系统中产生的业务数据4个，占22.22％，系统全部外购；源于其他方式的1个，占5.56％。参与调查部门中电子文件使用TXT格式5个，占27.78％；DOC格式14个，占78.78％；WPS格式4个，占22.22％；XML格式2个，占11.11％；HTML格式1个，占5.56％；PDF格式2个，占11.11％；JPEG格式7个，占38.89％；MP3格式1个，占5.56％；AVI格式2个，占11.11％；MPGE格式3个，占16.67％；DBF格式4个，占22.22％；XLS格式7个，占38.89％；其他格式1个，占5.56％。参与调查的部门中电子文件使用套印红头电子模板的1个，占5.56％；不使用的17个，占94.44％。所有部门均未使用电子印章。 参与调查的部门中电子文件管理责任人属信息技术人员的3人，占16.67％文件管理人员的4人，占22.22％；档案管理人员的2人，占11.11％；业务人员的8人，占44.44％；其他人员的4人，占22.22％。 3电子文件存储管理 参与调查部门使用的信息系统中有归档功能的2个(使用业务系统)，占11.11％；无归档功能的16个，占88.89％。 参与调查部门已经归档电子文件的总量54684件，135.46GB。其中有7个部门没有填写，占所有调查表的38.89％。 参与调查部门电子文件归档时间采用办结后随时归档的4个，占22.22％；采用定期集中归档的10个，占55.56％；采用随办随归档的4个，占22.22％。 参与调查部门电子文件归档方式采用在线归档1个，占5.56％；采用离线归档17个，占94.46％。 参与调查部门电子文件向档案部门移交归档的3个，占16.67％；不向档案部门移交归档的15个，占83.33％。 参与调查部门电子文件元数据和背景信息归档的4个，占22.22％；不归档的14个，占77.78％。 参与调查部门归档电子文件中有文本文件的14个，占77.78％；电子表格的12个，占66.67％；电子邮件的3个，占16.67％；数据库文件的5个，占27.78％；视频文件的1个，占5.56％；图像文件的2个，占11.11％；程序文件的1个，占5.56％。 参与调查部门电子文件办理过程有实时记录的2个，占11.11％；没有的16个，占88.89％。 参与调查部门对电子文件加密保存的4个，占22.22％；不加密保存的14个，占77.78％。 参与调查部门制定有电子文件的归档制度或规范的6个，占33.33％；没有的12个，占66.67％。 参与调查部门制定有电子文件的保管期限表5个，占27.78％；没有的13个，占72.22％。 参与调查部门中电子文件归档责任部门属信息技术部门1个，占5.56％；文件管理部门1个，占5.56％；档案管理部门2个，占11.11％；业务部门4个，占22.22％；其他部门11个，占61.11％。 参与调查部门归档电子文件的统一存储格式为TXT的3个，占16.67％；DOC的12个，占66267％；WPS的5个，占27.78％；XML的1个，占5.56％；JPEG的4个，占22.22％；DBF的2个，占11.11％；XLS的3个，占16.67％；其他的2个，占11.11％。 参与调查部门中归档电子文件的存储方式采用在线存储的5个，占27.78％；离线存储的17个，占94.44％。 参与调查部门归档电子文件离线存储载体采用硬盘的14个，占77.78％；光盘的7个，占38.89％；其他的1个，占5.56％。 参与调查部门归档电子文件在线存储载体采用存储在独立的档案信息专用服务器中的3个，占16.67％；其他的14个，占77.78％。 参与调查部门中对电子文件管理与归档提出建议和要求的有4个，占22.22％。主要集中在安全性、格式统一、统一管理、操作简单、方便查阅五个方面。 多数部门没有制定电子文件归档制度与保管期限表。归档责任部门分散。电子文件的统一存储格式以文本类为主。归档电子文件存储方式以离线存储为主，存储载体以硬盘为主(77.78％)、光盘为辅(38.89％)。 |
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