| 标题 | 也说档案保管机构的类型及其性质 |
| 范文 | 摘 要：档案室的性质中本就没有是“一种过渡性机构”的表述；档案室升格为档案馆是由多种因素决定的；档案馆之所以是“永久保管档案的基地”并非是由于其只保管永久档案；商业性档案保管机构目前已经发展为我国档案保管机构的必要补充。 关键词：档案机构；类型；性质 黄世喆、归吉官刊于《档案管理》2014年第3期的《论我国档案保管机构的性质》一文（以下简称“保管机构一文”），作为档案工作系列论文“之二”，在开头就注意了与“之一”的紧密联系，指出：“当我们拓展了档案收集工作的范围之后，就不可以将档案保管机构的收集范围和档案收集工作的范围画等号……档案收集工作的主要任务仍应由各级各类档案保管机构承担。一般认为，我国的档案保管机构有四大类：档案室、档案馆、文件中心和档案托管机构。”对于“保管机构一文”对我国档案保管机构的类型和性质的论述及其行文方式，笔者觉得存有值得商榷之处，现就依原文论述顺序分四个方面谈些粗浅之见。 1 关于档案室的性质问题 作者在行文中多处提到档案室并不是“一种过渡性机构”，如“也就是说，尽管相当多档案室（尤其是机关档案室）是一种过渡性机构，但‘过渡性机构是否可以作为档案室性质的第四个特点，仍有争论”、“如果我们认为档案室是过渡性机构，那大量企业、事业单位（包括高校等）的档案保管机构就不能称为档案室”、“从档案室的定义不能必然地推导出‘档案室是一个暂时保存档案的过渡性机构”、“多数档案室（尤其是机关、团体和国有企业、事业单位的）具有公共性，同时它不一定是只暂时保存（处于半现行期的）档案的过渡性机构”、 “所以，我们不认可档案室一定要是一个暂时保存档案的过渡性机构”，等等。 作者对此问题的论述可谓是观点显明，甚或有些义愤填膺。如此说来，应当是有人提出过档案室是“一种过渡性机构”的观点的，然而作者在整个行文中却没有摘录出这样的论述。于是这种无的放矢、自娱自乐式的手法，就会让读者感到已经落入自己先树立一个靶子，再自行来给予批评的俗套，这在论文写作中是大有些不妥的。 那么档案室到底是不是一种过渡性机构呢？寻求这个问题的答案关键是看该立档单位是否与综合档案馆形成档案移交关系。如果有，那么这个单位的档案室就具有“过渡性”；如果不构成档案移交关系，形成的档案一直由本单位档案室永久保存，那就不具有“过渡性”。正因为此，所以《档案学词典》《大百科全书（档案学分册）》《大辞海·文化 新闻出版卷》等工具书，抑或是“保管机构一文”提到的权威教材，在对档案室进行定义时，都并没有将“过渡性”作为种差加以纳入。所以，“保管机构一文”对此展开的论述纯粹是一种自行其是的行为。 2 档案馆与档案室的区别 作者在论述档案室的内容中有一定的篇幅牵涉到了档案馆，并且也将是否具有“过渡性”的基本性质来作为论述的起点。如：“如果我们认为档案室是过渡性机构，那么大量企业、事业单位（包括高校等）的档案保管机构就不能称为档案室；如果我们认为不是，那么大量企业、事业单位（包括高校等）的档案保管机构尽管已称为档案馆，但本质上仍是档案室，因为它们符合上述三个特点。” 其实就以作者论述的“大量企业、事业单位（包括高校等）的”档案室与档案馆区别来认识的话，其间也是有多种因素在起着作用的，而并非只是“过渡性”这个因素。 2.1 现行法律法规对此有相关的规定。如《档案法》第七条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”请注意，这里采用了“档案机构”的提法，显然对各单位设立档案部门时给予了一定的自由度，即既可以是档案室，也可以是档案馆，或者甚至还可以是其他档案什么。具体设置什么名称的档案机构，完全应由各单位根据实际情况自行确定。 又如《全国档案馆设置原则和布局方案》（1992年1月27日，国务院批准、国家档案局发布）第三条“企业、事业单位档案馆” 中指出：“按国家统一标准确定的大型企业和部分建立时间长的中型企业，根据实际工作需要经企业领导批准，向同级档案行政管理部门备案，可成立企业档案馆，收集管理本企业及其所属单位形成的档案；中国科学院、中国社会科学院、国家教委直属的院校，经主管部门批准，向同级档案行政管理部门备案，可成立档案馆，收集管理本单位及其所属机构形成的档案。”这就说明大量企业、事业单位（包括高校等）可以设置档案馆。 2.2 档案室之是否升格为档案馆的一个重要原因是立档单位自身的规模。即由于立档单位的规格较高，规模庞大，档案工作的范围和工作规模也大，如果只在办公部门下设置档案室，已经与本单位档案工作发展的实际需要不相适应，于是就有了升格为档案馆的需要，有的还设置了档案处等机构，负责对本单位档案工作的指导和协调。 如“上海第一钢铁厂档案馆，1987年5月成立，馆内设文书档案管理科、科技档案管理科、综合科。1995年档案馆建筑面积1744平方米。馆藏档案58150卷，音像档案59盘，照片档案2008张”。[1]又如上海大学档案馆“成立于1994年5月，是在上海工业大学、上海科学技术大学、原上海大学、上海科技高等专科学校的档案部门基础上合并而成的……档案馆作为正处级建制的常设机构，既是全校档案工作的行政管理部门，又是永久保存和提供利用档案的保管基地……档案馆现有工作人员24名，其中具有研究生学历11人，占46%；高级职称3人、中级职称12人，总共占63%……档案馆建筑面积1800平方米……截至2013年12月档案馆馆藏档案为84197卷，在校学生档案38341 卷；档案目录中心目录数据为1150816条，电子档案数据总量达220G”。[2] 2.3 档案室之是否升格为档案馆的另一重要原因是档案藏量的增长。当一个单位的档案室藏量达到一定程度，对库房和设备、设施的需要提出更高要求时，就会有升格为档案馆的需要。所以《上海市档案馆设置管理办法》（1995年11月8日上海市人民政府批准，根据2010年12月20日上海市人民政府令第52号修正并重新发布）第七条（设置条件）中提出了相应的要求：“申请设置档案馆的，应当具备下列条件：（一）有符合规定数量的档案。……设置企业事业单位档案馆要有2万卷（册）以上档案资料，档案资料卷（册）长度达到240米以上。（二）有符合国家设计规范的档案馆库房……企业事业单位档案馆的建筑面积达到400平方米以上。（三）有保护档案的必要设施。（四）有开展档案业务工作的必要经费。（五）有档案馆管理的各项制度。（六）有相应数量的专业技术人员和管理人员，其中中、高级档案专业技术职务的人员要达到全馆人员30%。（七）具备法律、法规、规章规定的其他条件。” 从上可以看出，档案馆与档案室的区别既非只是名称上一字之别，也非是否具有“过渡性”基本特性，档案室之是否升格为档案馆是由多方面因素决定的。而其是否属于“过渡性”其实与档案室一样，也是有交叉的。在企（事）业单位中，如果形成的档案不与综合档案馆构成移交关系，那么其档案馆就是本单位档案的永久保管基地；如这些档案馆保存的部分永久档案还是要向综合档案馆移交，那就又具有了“过渡性”（依据“保管机构一文”的提法暂且这么说）。 3 关于档案馆的性质 3.1 对档案馆是永久保管档案的基地的认识。《档案馆工作通则》第二条指出：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。其业务工作受同级和上级档案业务管理机关的指导、监督与检查。” 对于这个内容的论述，“保管机构一文”存在两个方面的问题：一是先假设一种不合逻辑推理的“对档案馆认识的一大误区”的存在，再对其进行批驳。如“当前我国各级各类档案馆一般都长久或永久保存档案，因此，不少人认为只有档案馆才能长久或者永久保存档案，……这是对档案馆认识的一大误区”。这里从给出的前提（当前我国各级各类档案馆一般都长久或永久保存档案）和推理的结果（只有档案馆才能长久或者永久保存档案）来看，是一个由一般性前提推出个别性结论的推理——“演绎推理”。从逻辑上看，此处的前提是正确的，而推理的过程却是不符合思维规律的。因为从这个前提出发的推理过程只能是“这个机构是长久或永久保存档案的”，所以“这个机构具有档案馆的属性”。而从“当前我国各级各类档案馆一般都长久或永久保存档案”这一已知前提是无法合理地推导出“只有档案馆才能长久或者永久保存档案”这个结果的。 二是对于“永久”二字的理解。“保管机构一文”的第二个标题采用了“永久保存档案的档案馆是独立的科学文化事业机构”的说法，继而指出：“需要强调的是，档案馆是永久保管档案的基地，同时也是只保管永久档案的基地。”其实这是一个需要展开研究的问题，因为依据目前我国有关规定，在广大的区、县级国家综合档案馆还是接收长期（依据档案保管期限变革以后的规定为30年）保存档案进馆的。如《档案法实施办法》第十三条规定，“属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交”；《档案馆工作通则》（国档发[1983]14号）第七条规定，“档案馆接收档案的期限：2.省辖市（州、盟）和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案”；《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局第9号令，2011年11月21日由国家档案局局长公布）第七条规定：“省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和30年以上（含30年）的档案”。 由此看来，即使终究会有一天，我们的所有国家综合档案馆都只接收永久档案，那也必定是要经过一个长期的研究和试行的过程。也就是说，如果作者一定要提出“档案馆是永久保管档案的基地，同时也是只保管永久档案的基地”的观点的话，恐怕是先需要撰写专文来给以论述。而且还必须在专家、学者的呼吁得到国家档案行政管理部门的认可，进而对现行的法律法规作出修改之时，这一观点才能得以实现，而不是仅仅这样下个结论就能说服人的。再说，即使真的到了国家综合档案馆都只接收永久档案的时候，那综合档案馆也并不是“只保管永久档案的基地”，因为原先已经进馆的长期（或30年）的档案想必不会采取退回形成单位或者一律销毁的方式来处理的。 3.2 对档案馆“公共性”的认识。“保管机构一文”指出：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构，长期以来肩负着‘为党管档、为国守史的使命，主要为党政机关服务。我国的档案馆与国外的公共档案馆不同，不具备公共档案馆与生俱来的‘公共性。” 这里的问题是如何全面认识档案馆“公共性”的问题。首先是作者的论述含糊不清。如紧接着上面论述之后，又指出“档案馆是由国家设立，保存着对国家和社会有利用价值的档案，具有一定的公共性，应该对外开放，为社会服务”。随后还列举了“但由于其保存的主要是党政机关在公务活动中形成的公共档案，而且馆藏资源正在努力公共化；再加上，档案馆为社会公众提供服务的愿望日益显现，档案馆服务社会化正在加强，所以，从这个角度来看，我国档案馆作为科学文化事业机构，具备面向社会服务的条件，而且也应该为社会服务”。可不知为何紧接着又说“为此，想要把我国档案馆建设成为真正意义上的公共档案馆的期望不宜太高”。前后联系起来看，还真让读者有点儿不知所云的感觉。 其次是我国各级综合档案馆的“公共性”究竟如何？早在本世纪初，我国对于档案馆的公共性研究和实践已经开始，《上海档案》2001年第3期上就刊发了杜长安撰写的《打造真正的“公共档案馆”》一文。而自2009年10月，国家档案局在上海召开的全国档案馆工作会议上明确提出，下一个十年要“努力把各级国家档案馆建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心‘五位一体的公共档案馆，实现档案馆事业的跨越式发展”以来，我国综合档案馆在公共性的建设上更是作出了积极有效的努力。面对档案利用手续的简化、公民个人利用在利用者总数中所占比例的大幅度提升、向社会开放档案的深入发展、政府公开信息查阅点的设立这些不争的事实，“保管机构一文”却还认为“想要把我国档案馆建设成为真正意义上的公共档案馆的期望不宜太高”。这作为从事档案专业教育的准同行来讲，恐怕有些不太合适，最起码是不具积极意义的。 4 关于商业性档案保管机构 “保管机构一文”在导语中就直言，“一般认为，我国的档案保管机构有四大类：档案室、档案馆、文件中心和档案托管机构”，而在文尾又提到了：“那么，商业性文件寄存中心是否属于此类？回答是否定的……” 不知是作者对此类档案保管机构的情况了解不多，还是本就没想多予论述。其实此类机构的发展尽管时间还不算太长，但其发展速度异常迅速。所以，尽管这类机构是“保管机构一文”所不认可的类型，但笔者以为也有补充的必要。所以就一并作些表述。 “上世纪九十年代末期，一些跨国跨地区档案管理机构，由于看好中国内地在档案信息保护市场的巨大潜力，纷纷登陆。在上海、广州、北京、沈阳等一线城市设立经营机构，拓展业务。”“如‘上海信安达档案文件管理有限公司作为第一家将档案文件和信息专业管理的理念带入中国的公司，于上世纪九十年代首先在上海登陆，随后又建立了广东、青岛、大连、成都等多家分公司。”“从上海地区来看，内资的档案寄存企业集中于2009年左右建立，目前已经发展到有仁通、华信、固铨等10多家。而且各家的发展速度都很快。如‘上海固铨档案管理技术有限公司于2009年建立至今，在短短的4年时间里，已经发展到拥有库房建筑面积2万平方米，可拓展建筑面积6万平方米；寄存档案已从2010年的2793标准箱发展到2013年3月的130107标准箱（标准箱规格：长45cm、宽33cm、高26cm）；客户也已经发展到拥有中国太平洋保险集团有限公司、中国银行上海市分行、上海市第九人民医院等40多家。”[3] 有些单位如银行、保险等每年会形成大量业务档案，而这些档案不管形成单位是什么性质，他们在党政管理中形成的永久档案是否列入进馆范围，这部分大量且并非需要永久保存的档案是并不需要进入国家综合档案馆保管的。对于这部分档案的保管可以采取两种办法：一种是自行建设档案库房，以满足保管档案的需要；另一种就是进入专门从事档案代保管的商业性档案保管机构保管。而在对这两种方法进行比较以后，对于这些单位来讲，自行建库代价太高，而挤占现有用房又因所在地的地价较高，移作他用能够产生更为可观的经济效益，所以就形成了档案寄存的社会需要。于是，此类机构事实上已经成为我国档案保管机构中的必要补充。 参考文献： [1]上海档案志编纂委员会.上海档案志[M].上海：上海社会科学院出版社，1999：347. [2]上海大学档案馆网.上海大学档案馆简介[EB/OL] . [2015-01-16].http：//www.dangan.shu.edu.cn/Default.aspx？tabid=28356. [3] 严永官.商业性档案寄存行业的规范管理之我见[J].档案管理，2013（4）：24. （作者单位：上海市奉贤区档案馆 来稿日期：2015-02-15） |
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