| 标题 | 浅谈档案管理的发展趋势——档案管理的信息化 |
| 范文 | 王婧 摘要：随着国家现代化发展与建设积极的推进，我国事业单位也正在进行不断的改革，档案管理是事业单位发展过程中的一个重要工作，加强档案管理信息化建设已成为一项重要目标。档案管理对于效率具有较高的要求，实现信息化建设就能够使管理过程快捷方便，节约时间资源以及人力资源，为事业单位的更好发展起到积极的推动作用。本研究将对现阶段档案管理中的问题加以分析，同时提出信息化建设过程中的建议，从而更好地促进国家事业单位档案管理工作的发展。 关键词：档案管理;事业单位;信息化 事业单位的档案信息存较为复杂以及变动性大的特点，采用传统的管理方式不利于效果的加强，所以完成档案管理信息化建设至关重要。信息化档案管理具有较多优点，在使重要档案得到安全稳定保存的同时还能加快关键档案信息的查找，进而促进事业单位档案管理水平的提升。 一、我国档案管理存在的主要问题 （一）档案管理专业人员数量较少 管理人员的基本素质直接影响到档案管理的质量以及效率，但是目前我国事业单位缺少专业的管理人员，这极大程度上影响了管理水平的加强。管理人员不够专业主要是由于相应的选拔机制不够严格，在选择的过程中过于单一的重视管理人员的基本学历，从而忽视对管理人员处理具体问题能力的考验。 （二）对档案管理工作的重视程度有待提高 在事业单位现阶段的发展过程中，对档案管理工作这一方面的重视程度较弱，与其他环节工作相比存在突出的发展不平衡现象。事业单位由国家直接管理，不仅要重视在社会生活中要起到完善服务作用，同时还应加强自身系统的加强，这是事业单位未来发展需要重视的方面。档案管理是事业单位必要工作环节，要对各类重要档案信息进行记录与保存。提高档案管理水平不仅能够促进其他工作的积极开展，更为重要的是可以事业单位的未来发展方向进行引导[1]。档案管理部门应与其他部门进行紧密的联系，这样不仅能够利于对档案信息的有效采集与整理，同时对于事业单位的整体发展具有重要意义。但是目前档案管理部门与其他部门之间的联系较弱，这对于档案管理的有效开展与落实十分不利，所以这也是我国事业单位需要加以重视的问题。 （三）档案管理信息化程度偏低 在现阶段的发展过程中，事业单位档案管理信息化建设的程度参差不齐，一些档案管理信息化程度偏低，这是阻碍事业单位更好发展的重要因素，造成档案管理的效率以及安全性较差。与信息化管理不同，以往传统的档案管理工作中管理人员将各部分重要的档案信息以纸质版的形式进行保存，这样在保存过程中常出现丢失以及破损等状况。同时这种方式需要大量管理人员进行工作，进一步提高了事业单位在人力资源方面的花销。信息化技术的出现是打破以往传统档案管理方式的重要条件，但是由于多方面因素的干扰原因，现阶段我国事业单位档案管理信息化建设还未得到全面普及，所以信息安全水平也有较大的上升空间。 二、事业单位档案管理信息化建设的必要性 （一）提高重要档案信息的查询效率 信息化技術的应用使得事业单位将需要重要的信息都以网络为载体进行保存，当需要一些信息时管理人员能够以最短的时间将其找出，同时对其他信息不产生任何不良的干扰作用。信息化建设不进缩短了查找档案的时间，更为重要的是能够为事业单位节省人力物力，进一步提高经济效益水平。 （二）加强档案信息管理的安全性 纸质版档案具有较低的安全性，一旦发生外界因素导致的意外极易破损，信息化的建设就能够很好的解决这一难题，它通过建立合理的数据库就能一次性将所有信息进行保存，备份功能可以通过对重要信息的复制来防止信息的丢失，进而提升档案管理的安全性。以往纸质档案在不良天气等外界因素中极易发霉受潮，同时对其保存还需要较大的空间资源，这对于管理的安全性不能较好保证。档案管理信息化建设不占用实际的空间，同时往常具体外界环境因素不能对其产生影响，这实现了档案信息的永久保存。 三、优化档案管理信息化建设的基本策略 （一）建立严格的档案管理制度 在未来的发展中事业单位想要在现有的基础上对档案管理进行优化，首先就要健全与完善严格的档案管理制度。档案管理制度作为一项重要的参照标准，其内容要十分全面与合理，保证能够适用于各种档案管理情况。严格的档案管理标准对于管理人员也能够起到监督的作用，一旦有员工出现工作问题时能够进行及时有效的责任追究，这就极大程度上能够提高管理人员对工作的认真态度，从而更高质量高效率的完成工作任务[2]。目前在档案管理制度中对一些内容还存在缺失，所以增添与完善制度内容尤为重要，使其在实际管理工作中更加有效。 （二）加强对档案管理信息化发展的重视 在事业单位发展的未来过程中，不仅要对其他行政工作进行积极筹划，还要对档案管理工作的信息化建设积极推进，增强档案管理的安全稳定性。首先要加强档案管理工作环境的安全性，进出档案管理办公室的工作人员要有严格的记录，其他部门人员没有许可不得擅自进入其中，这样可以为其提供可靠的管理环境。其次领导层要积极监督与督促信息化建设的开展，使现代化建设逐步有序的推进。信息化建设要求管理人员具备更丰富的知识储备量，能够对信息化技术具有一定的掌握与了解，事业单位要定期对档案管理人员进行相关的学习与培训，使其及时对最新管理方法与手段进行掌握，进而保证信息化档案管理的积极进行。 （三）完善档案信息资源建设 完善档案信息资源建设也尤为关键，在进行信息资源建设的过程中要充分利用计算机、多媒体以及网络等重要技术手段，从而提升档案管理的信息化水平。电子档案就是信息资源建设的重要产物，对事业单位的各部分重要信息进行全面的记录，实现档案信息便捷有效的查询。 四、结语 档案管理的信息化建设是我国现代化发展中的一个重要环节，也是现代化建设的大势所趋。相信经过不断的加强与完善，在不久的将来档案管理能够实现全面的信息化建设，事业单位在信息化档案管理的推动下能够更好的完成各项任务。事业单位的发展不仅是国家综合国力加强的前提，同时对于国家经济更好建设提供了坚实的基础，对于我国未来发展具有重要意义。 参考文献： [1]周晓燕，李彦.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].科技展望，2016，26（16）：29-31. [2]张桂秋.实施事业单位档案信息化管理[J].商情，2016（24）：161 |
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