| 标题 | 提升文件档案管理规范化水平的对策 |
| 范文 | 闫文 摘要：随着现代化技术水平的提高，档案管理工作也逐渐进入关键的改革阶段，作为企业管理的重要组成部分，档案管理的规范化有助于企业内控管理水平的提高。下面文章主要从文件档案管理规范性出发，探讨具体的规范化策略。 关键词：文件档案；档案管理；规范化；文件管理 引言： 我国大多数企业的档案管理工作都经历了由不规范走向规范的过程。大多数企业在初创时期，公司上下关注的重点是公司如何盈利让公司存续下去，如何让大家吃上饭。那时候公司的业务量往往不是很大，形成的档案也不是很多，档案管理如果不是很规范，对公司业务的正常开展影响也不是很大。但随着业务量的增加，公司步入稳定发展期，所产生的资料成几何倍数增长，如果档案管理水平跟不上，会制约其他各项业务的开展，影响公司全局。大多数企业的管理层能够敏锐地意识到问题的严重性，档案管理规范化提上日程，在规范化过程中往往会遇到诸多方面的困难。 一、提升文件档案管理规范化水平的重要意义 文件档案作为办公室管理的重要组成部分，它是人们在日常的工作、学习中逐渐形成的各种类型的数据资源，对各个单位乃至是整个社会都有着至关重要的影响。对文件档案的收集、归档和数字化管理是进一步规范文件档案管理工作的关键性环节，提升文件档案管理规范化水平不仅能为各个单位提供真实、可靠的资料，还能为领导的决策提供有效的数据支撑，便于日后的信息查询，从而保障各项工作的顺利开展。因此，档案管理人员要认清文件档案管理工作的重要性，在实际工作中要采取有效的解决对策，要对文件档案的实际情况加以规范。 二、文件档案管理规范化存在的问题 （一）档案管理人员的相关知识欠缺、管理能力不足 档案管理不是一个单纯的管理工作，而是一项技术性的工作。档案管理人员的业务水平和管理能力直接决定着档案的质量。档案管理人员缺乏专业知识，缺乏管理能力，文化水平低，知识管理水平低，缺乏管理经验，这些现象不利于档案管理的规范化。档案管理不善直接导致档案质量不能保证。档案管理人员应该与时俱进，不断学习和充实自己，提高自己的业务和管理水平。 （二）文件档案工作制度不完善 即便现如今国家已针对档案管理工作制定出了一系列的管理制度，但在文件档案的实际管理过程中、制度建设上、约束标准执行上，都存在着许多的问题，且文件档案管理工作的重要性常常被忽视，这些问题都导致了文件档案管理工作的实用价值无法得到最大限度的发挥。 三、文件档案管理规范化的有效途径 （一）做好文书档案管理人员的培训工作 要想成为一名合格的档案管理者，我们不仅要有较强的档案管理意识，还要具备专业的管理知识和管理能力。通过培训，培养档案管理者对档案的敏感性，增强档案管理者的管理意识，保证文件、档案的高效收集和归档。对于一些人事管理能力较弱的员工，我们应该加强相关知识和技能的培训，宣传和教育文件和档案管理的重要性，从而有效改善文件的总体质量，然后达到提高效率和质量的目的。 （二）档案信息化应用系统建设 通过上文我们可以知道，造成目前办公室档案管理工作效率低下主要是由于档案管理现代化程度低造成的，根据目前的科技技术的最新发展趋势来看，实现办公室档案管理的工作效率首先就是需要实现办公室档案管理的现代化程度。对档案管理工作的现代化的改造就是对传统的档案管理方式进行改造，采用现代化的管理方法和模式。实现办公室档案管理现代化不仅仅可以促进办公室档案管理工作和现代化的社会相接轨，也可以帮助档案管理人员摒弃以往的传统落后的管理思维提高工作效率。需要指出的是，对档案管理工作的现代化升级不仅仅是对管理模式和管理方法的现代升级，而是要实现全方位的现代化。首先就硬件上面来说，我们需要利用现代化的硬件设备如计算机技术，音响技术、缩微技术、静电复印技术以及激光光盘技术等技术来进行档案的收集，编制。保存等工作，另一方面还需要利用现代的管理模式和思维对工作人员进行培训，制定出现代化的档案管理制度，来确保档案管理工作效率的确实的提高 （三）對文件档案管理规范加以完善 对文件档案规范加以完善是提升文件档案管理规范化水平最为主要的方式之一。在实际工作过程中可以从完善文件档案细则、健全档案人员交接工作制度这两个方面入手进行完善，科学合理的档案管理规则能保证档案管理工作效率获得有效提升，让文件档案工作变得更加顺畅有序，最大限度降低人力、物力的投入，使工作时间变得更加有效。健全的档案人员交接工作能降低文件档案出现丢失、损坏等问题的可能性，避免给今后的工作造成不便。完善文件档案管理规范化水平能使文件档案工作管理向着规范化、科学化的方向不断发展。 （四）加强办公室电子档案管理 信息化时代办公室档案管理要改变传统的服务方式，要转变以往以纸质档案为主的服务方式，加强电子档案管理。因此，可以建立档案管网站，及时收集相关的档案信息和数据，实现档案管理的网络化和电子化。创建电子档案数据中心，对所有部门的电子档案进行统一管理，实现信息的共享，通过网站就能够快速、高效地查询相关的信息。和纸质档案相比，电子档案的保存更为长久，不会像纸质档案一样因纸质损坏而丢失信息。此外，电子信息在信息采集、整理和归档等方面的工作也更加便捷，能够真正实现档案管理的高效率，减轻管理人员的工作量。此外，可以在线采集各种数据信息和资料，并开展在线服务，这样就能够让档案的作用得到充分发挥，让档案管理发挥真正的用途，提高档案资源的利用率，实现其应有的价值。 结语： 总的来说，办公文件和档案是企业事业单位工作发展过程的记录，客观反映了规范化管理、问题处理和科学决策的实施和成果。办公室文件、档案的收集归档是一项高度技术性和服务性的工作，在单位的规范化管理中起着重要的作用，在档案管理中占有重要的地位。要高度重视档案的收集和归档工作，综合分析档案管理工作中存在的主要问题和原因，并采取有效措施加以改进。 参考文献： [1]覃兆刿.企业档案的价值与管理规范[M].世界图书出版公司，2010. [2]赵展春，海南，王玉杰.企业信息与档案管理[M].高等教育出版社，2014. [3]石彩霞.关于信息化背景下文书档案管理工作的探究[J].现代经济信息，2018（10）. |
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