| 标题 | 信息化背景下加强高校学生档案管理的对策 |
| 范文 | 张文华 摘 要：在信息化时代背景下，将计算机技术与高校学生档案管理相结合，可以有效的保证高校学生档案的准确、快速、完整的统一管理；本文着重探讨信息化背景下学生档案管理的现状和信息化背景下加强学生档案管理的对策；以期更好的促进教育事业的发展。 关键词：信息化；档案管理；对策 由于学生档案种类多、流动性强、工作量大等特点，高校学生档案管理给管理工作者带来极大的困难。高校档案管理的工作旨在高效、规范、准确的管理学生档案；要实现学生档案快速、准确的管理，学生档案管理应该与现代计算机技术相结合，利用计算机快速、准确的数据库为学生建立高效的档案管理。本文就信息化背景下，计算机技术用于学生档案管理的对策做详细分析，最后指出局限性和不足并针对缺陷提出解决策略，以更好的促进学生档案管理工作的进行。 1 信息化背景下学生档案管理的现状 学生档案管理工作是高校档案工作的重要组成部分，学生档案管理必须坚持集中统一管理的原则，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。传统的学生档案管理，学生档案一般以纸质文件的形式存储在档案柜中，多以班级、入学年份为分类依据。在这样的情况下，寻找一份学生的个人档案，既使依赖于经验丰富的管理人员，也要花费些许时间去完成。不能快速、准确的对学生档案进行管理就是传统档案管理工作的缺陷。在信息化时代背景下，运用计算机的数据库可以有效的节省人力，并可以高效的对档案地进行规范、系统的统一管理。然而高校学生档案管理与计算机技术的完美结合尚需时间，高校学生档案管理仍存在参差不齐的现状，主要体现在学生档案信息化管理意识淡薄、配套设施不足、档案管理人员计算机水平低三个方面。 1.1 学生档案信息化管理意识淡薄 学生档案管理工作者习惯于传统的档案管理，一方面不能认识到学生档案管理工作的重要性，另一方面甚至认为信息化管理对于学生档案用途甚少；学校无法加强学生档案的信息化档案管理，一方面同样认识不到学生档案管理工作的重要性，另一方面不愿在学生档案信息化管理投入资金。学校和档案管理工作者对于学生档案信息化管理的意识淡薄，同时造成了学生对于档案管理的意识淡薄，比如学生无法意识到档案的重要性就不会去关心个人档案，这有可能导致学生档案的缺失、不准确等。高校学生档案管理工作的高效进行有赖于学校和管理工作者的思想统一，认识到信息化用于学生档案管理的重要性。 1.2 配套设施不足 学校未在学生档案信息化管理方面投入资金，造成信息化管理的配套设施严重不足，比如计算机、管理系统的缺失；有的学校甚至教学计算机严重不足，更谈不上用于信息化档案管理的计算机；严重制约信息化在学生档案管理工作方面的开展，不利于学生档案高效、系统的统一管理。学生档案信息化管理依赖于计算机庞大的数据库，计算机等相关配套设施的不足，阻碍了学生档案的信息化管理。 1.3 档案管理人员计算机水平低 学生档案管理人员大多习惯于传统的档案管理，并且对新兴的计算机不感兴趣，跟不上时代，不能与时俱进；学生档案管理人员对掌握计算机操作不能引起重视；一方面学生档案管理人员年纪较大，对新事物的接受能力較弱，不能很好的掌握计算机的操作，另一方面学生档案管理人员不愿改变以往的工作方式去尝试新的工作方法。学生档案管理人员计算机水平的不足影响了信息化用于档案管理的进程。 2 信息化背景下加强学生档案管理的对策 要使学生档案的信息化管理得到有序进行，首先学校和档案管理人员要从主观上认识到信息化档案管理的重要性，然后逐步配备相关设施和专业管理人员，这样才能让信息化档案管理逐步替代传统的档案管理。 2.1 重视信息化档案管理，加大信息化档案管理资金投入 学校可以采取分期、分批培训的方式对档案管理人员进行培训，包括重视信息化档案意识的培养、对档案管理人员进行计算机操作水平的培训，以增强档案管理人员在信息化档案管理的意识和提高档案管理人员的整体计算机水平；学校还要在信息化档案管理的配套设施上加大投资力度，让计算机等相关设施可以更好的服务于信息化档案管理；同时学校也要为信息化档案管理专门配备专业人员，以期对信息化档案进行统一系统的管理。 2.2 重视信息化档案管理的系统管理，建立健全的数据库管理系统 学校不仅要在计算机相关硬件设施方面加强投资，而且要加强对计算机数据库的软件管理方面的投资力度，只有建立完善的档案管理数据库系统，才能高效、准确的对学生档案进行归类、汇总、查询、调用等，方便档案的管理。比如要查找学生的个人档案，只须在管理软件中输入姓名或学号，就可以对学生的信息进行查询、修改、存储、调用等。若不能在信息化档案管理的软件方面进行完善、优化就很难在繁冗的档案信息中，快速、准确的对学生的档案信息进行集中管理。 3 信息化档案管理的局限性和不足 信息化档案管理固然能够将繁冗的档案化繁为简，快速、准确的查询和调用学生的个人档案，不可否认也会有本身的局限性和不足。一方面信息化档案管理以计算机为媒介存储信息，一旦数据管理系统崩溃或计算机硬件故障，所有的档案信息都会缺失或乱码；另一方面，计算机技术的发展同样使得造假更易于执行，比如某人可以随意更改学生的档案信息。这就要求学校要运用信息化档案管理的同时做好纸质档案的备份和加强信息化档案管理的安全性。 4 结语 信息化档案管理在高校学生档案管理方面的重要作用不言而喻，高校管理者要能新故相推，增强对信息化档案管理的重视意识。信息化档案管理对提高档案管理的效率有很大的促进作用，可以更系统、规范、高效的对高校学生档案进行统一管理。同时高校管理者也要认识到信息化档案管理的局限性和不足，利用旧的档案管理和新的信息化档案管理方法的优势，摒弃新旧两种管理模式的缺陷，才能够更好的服务于教育事业，促进教育事业的稳步发展。 参考文献 [1]罗若.信息化背景下加强高校学生档案管理的对策[J].科技广场，2014，（8）：195-198. [2]范烨，卢东慧.加强高校学生档案管理工作新思考[J].黑龙江史志，2015，（1）：266-266，269. [3]马洁，佟丞，刘卫智等.高校学生档案管理存在的问题及对策研究[J].石家庄学院学报，2012，14（2）：115-117. [4]刘斌.论高校学生档案管理存在的问题和对策[J].时代经贸，2012，（29）：106. |
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