| 标题 | 机关档案的规范管理及档案信息的有效利用初探 |
| 范文 | 赵文玉 摘 要：随着我国时代的不断进步，传统的机关档案管理方式已经无法顺应时代的发展潮流，因此只有将机关档案管理制度不断完善、规范化，才能充分发挥出机关档案管理工作的作用。在部分机关部门进行档案管理的过程中，由于多方面因素造成机关档案管理不规范、存在漏洞，对机关档案管理的发展形成阻碍，并无法及时利用机关档案信息。 关键词：机关档案；规范管理；信息利用；分析 机关档案作为国家机关部门各种工作真实记录，是国家整体综合发展的重要文字依据。随着我国社会经济水平的不断提升，对机关档案的管理模式提出了更高的要求。针对数量日益加剧的机关档案，只有将档案管理制度不断规范化才能提升机关档案管理工作层次、水平，并将档案信息有效利用。 1 充分认识档案管理与档案信息资源利用之间的关系 要想对机关档案实施规范化管理，并将机关档案信息资源有效利用，机关档案管理人员首先要认识到机关档案管理与档案信息资源利用之间的关系。机关档案管理人员，要将机关档案资源的收集、整理[1]、归类、上架、维护等各项基本工作做好，并以规范化管理为工作基礎，要作为对重要机关档案资料不遗漏、编排正确，以为机关部门提供更好、更准确、更完整的机关档案资料。另一方面，机关档案管理人员要充分利用现有的机关档案资源进行年刊、年鉴等史料的编制，才能让档案资源成为真正为地方区域人民提供服务的重要信息资料。因此，机关档案管理人员要将机关档案管理与机关档案信息资源之间的关系充分认识，才能提升机关档案管理工作的整体水平，并促进档案资源被高效利用。 2 抓牢机关档案管理工作重点，落实档案管理工作 要想提升机关档案管理工作的规范性，便要制定完善、科学、合理的机关档案管理制度，只有基于良好的制度才能让档案管理工作有章可循。档案管理人员以及机关部门相关领导，要根据日常档案管理工作中的实际内容与相关档案管理标准，制定出规范化的机关档案管理制度，其中包括档案借阅制度、档案归还制度、档案保密制度、档案检查制度等，只有多方面对机关档案实施良好的保护才能提升机关档案管理工作的规范性，并将档案资源的作用发挥到最大限度，以为更多的人民提供更为优质的档案资源服务。 2.1 归档及时 做好机关档案及时归档工作是提升机关档案管理工作规范化的重要前提，对机关档案资源实施科学、规范的管理手段是确保档案资源被高效利用。因此，机关档案管理人员在管理过程中，要尽力作为维护机关档案资源的完整性、安全性，并不断提升自身的业务规范性，从根本上提升机关档案管理工作中归档工作的有效性。机关档案管理人员要做到对新生成、新收集的机关档案资料进行及时归档，才能充分凸显出档案管理工作的优势[2]，并提升档案归档及时性。 2.2 整理及时 在进行机关档案管理工作中，需要档案管理人员花费大量的时间、精力，要加强机关档案资源归档工作的专业性、细致性，才能使最终形成的档案资源具备规范性。与此同时，为了提升机关档案分类与信息资源检索的便捷性，便要将案卷整理工作进行的及时、高效。因此，机关档案管理人员要按照相关档案管理标准对档案进行整理，例如按标准在案宗封面完整清晰地列出具体项目明细，使用毛笔、钢笔进行工整书写，同时不要遗漏整理日期。 2.3 服务优化 除了要建立机关档案规范化制度之外，还要构建完善的机关档案借阅管理审核制度，制定出全面、详尽的机关档案借阅、查阅申请表。档案借阅者要想借阅相关档案资料，首先便要填写档案借阅申请表，通过相应审核流程后，才可以批准其对制定档案进行借阅。另外，在借阅者利用完档案资源之后，归还时，也要办理相应的健全手续。档案管理人员要按照登记表中已经填写好的相关信息进行跟踪服务管理。如有必要，还要通过网络、电话等各种新式进行回访，以构建出机关档案信息资源利用反馈体系，加强机关管理制度的整体规范性。 2.4 确保安全 确保机关档案资源安全是提升档案管理制度规范性的重要物质保障。档案管理人员要对机关档案室内的各种设施进行定期检验、维护，要做好档案室内的防虫、防潮、防盗等工作，要让档案室保持在恒温、恒湿的环境条件下，以确保机关档案资料的保存时间不断延长，以达到维护机关档案资源安全的目的。 3 有效利用机关档案的途径 3.1 机关档案利用概述 机关档案只有得到合理利用，才能充分发挥其价值。机关档案作为各个历史阶段中机关工作实践与一切活动的真实记录，档案利用者通过工作系统对档案信息进行查找、调取，并将档案信息资源潜在的利用价值充分实现[3]。 3.2 形成被动服务与主动服务的协调关系 在被动服务方面，主要是指接待档案查询、咨询、回复等业务。在主动服务方面，是指机关档案部门主动对党委政府、社会、单位人员提供档案服务。首先要将被动服务做好，这也作为机关档案室的基础职责。应为机关档案利用者尽可能地创造条件，并将环节不断简化，要提供热情、帮助，使档案利用者得到满意的服务。同时，要将被动服务作为前提，做好主动服务。要将机关档案工作进行延伸与拓展，实现主动服务的根本目标，并延伸至对接服务、跟踪服务。并利用高效的服务模式，包括为领导提供决策参考、警示、建议。 另外，机关档案在为机关单位内部人员服务的同时，还可以为广大居民提供档案借阅、查询等服务，民众可通过网络等各种手段，实现对档案的调用、利用等，充分发挥出机关档案的真实价值，并造福于人民。 4 结语 机关档案管理工作作为一项任重道远的工作，在构建合理、完善的档案管理制度的同时，还要档案管理人员不断提升自身对档案管理工作的责任意识，才能将机关档案管理工作的规范性不断提升。另一方面，要将机关档案管理工作与网络信息技术相互融合，才能提升机关档案管理工作的整体效率、安全性，利用网络信息技术可以将机关档案管理工作的规范性进行更高层次的提升，并将传统的档案管理模式进行优化、完善。相信在广大档案管理人员的共同努力下，机关档案管理工作可以更加规范、完善、合理，从而将档案资源进行高效利用，造福社会。 参考文献 [1]叶忠惠.浅淡机关档案的规范管理及档案信息的有效利用[J].办公室业务，2016，（09）：69+71. [2]曹天虹.机关档案管理系统的设计与实现[D].上海交通大学，2015. [3]林桂春.浅析机关档案信息化建设[J].黑龙江档案，2014，（02）：104. |
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