| 标题 | 新形势下电子档案管理存在的问题及对策研究 |
| 范文 | 张琛 摘 要：档案管理在发展历程中出现很多重要的变革，从以往的纸质档案变成现在的电子档案，无论从档案的查找，保存等方面都提供了相当大的便利。在社会主义新时期，随着计算机时代的来临，网络在档案管理中得到更好的应用。但在电子档案管理事业快速发转的同时，档案管理也会衍生出一系列的问题，为了使问题得到更好的解决，下面对电子档案再发展过程中出现的问题进行更加深入的剖析，下文对有关电子档案的管理进行研究讨论。 科学技术是第一生产力，在改革开放的过程中。我国科技得到快速发展，很多行业在科技的帮助下，进行了质的飞跃，档案管理事业就是最好的例子之一，大大的提高了管理效率。传统的档案管理工作模式已经逐步被新兴的档案管理事业进行替代。但科技在促进整个档案管理事业发展的同时，也带来了一定的负面问题，这些问题如果在一开始得不到重视，在未来的发展中，就可能会出现严重的问题，为了避免问题的发生，就需要档案管理部门在加强重视的同时有效的解决在管理中出现的问题，这样才能保证电子档案管理事业处于一个安全稳定的环境，让整个事业在未来的发展中达到新的高度。 1 电子档案管理的现状 与多年以前相比，档案由纸质变成了电子档案，在电子档案的管理过程中，提高了档案在使用过程中的准确率，也在一定程度上减少了查档的工作强度和工作任务量。这样改变了了相关部门的人员的工作，也为社会人员使用档案提供了更好的便利。电子档案利用网络等高科技飞向了更高的高速。电子档案在管理技术上得到了加强，在数据统计方面进行了更好的优化，在档案查找上变得更加迅速，这对管理人员的工作提供了更得大保障，对工作人员的工作量减轻了很多。但实际在档案管理中出现的问题却十分严重。 和以往使用纸质档案时相比较，技术的应用反而造成了工作人员问题的增加。和以往的档案管理人员相比，新的档案管理人员拥有更加得天独厚的管理条件，和更加轻松的管理环境，问题出现原因值得深思以及对管理进行更好的加强。电子档案管理人员的确在工作过程中的得到了更好的便利，但在工作思维和态度上却产生了极大的惰性。态度的不端正造成了对管理工作的不认真，档案管理在出现问题的时候，没有对相关人员进行更加严格的追究更加造成了相关管理人员的懈怠，因此很多档案管理的工作人员现在抱着任性随意的工作态度进行档案管理。观念的陈腐导致了工作进行的不顺利，相关单位投入的大量的资金和科研人员才在档案的系统上进行了创建和优化，为了保持这一成果不会再未来工作中被浪费，所以需要在档案管理中需要加强管理力度，解决在工作中出现的疑难杂症。 2 电子档案管理中的问题 2.1 档案管理部门对档案管理不重视 想要电子档案管理工作更加顺利有效的进行，就需要档案管理部门进行重视，只有这样才能让档案管理工作顺利的开展，在未来的工作中更加顺利有效的进行。但现在很多档案管理部门工作人员的工作态度不容乐观，因此由于疏忽导致的问题时有发生。应对社会的发展，创作出与社会实情相匹配的档案管理模式才能与社会相互促进共同发展。档案管理与实际生活过程中的联系过于抽象，模糊。因此相关部门在实际的工作过程中，重视程度不够，在工作进行过程中由于工作人员的疏忽出现许多不该发生的低级问题。很多时候档案管理人员工作懒惰，不按照规章制度和工作流程进行工作，理应完成的进度没有完成，档案管理的数据收集不全面，档案管理的优劣也不了解，没有及时反馈。因此本该更好发展的电子档案事业在现有的水平上停滞不前。想要让电子档案在现有的水平上得到突破，必须进行相关部门的管理态度进行强力整改。 2.2 电子档案管理相关的规章制度不健全 电子档案管理人员是按照合理的规章制度进行管理工作的，因此需要建立更加完善的规章制度。建立规章制度就需要在电子档案管理工作中进行实践操作，将顺利进行的实践方案纳入整个档案管理工作中去，这需要在档案管理过程中进行付出更多的精力。在有限的精力下只能完成有限的工作。因此对管理制度的完善加强就会影响整个档案管理的工作进行进度。和提高电子档案管理的显著成效相比，完善档案管理规章制度的工作就不会有太多人选择去做。在整个电子档案管理规章制度建立过程中，一开始就建立了简单的规章制度。虽然可以保证电子档案管理工作可以顺利的进行，但依然存在很多细节方面的不完善，在工作中出现各种大小管理问题。档案管理相关工作人员过于追求眼前的工作成效，而忽视了档案管理过程中相关管理制度起到的显著成效。电子档案管理的规章制度工作也被一再延期，没有进行实际完善。对整个档案管理进程造成影响。因此想要档案管理工作更加顺利的进行，应提早完善电子档案管理的相关规章制度。 2.3 电子档案管理的利用率较低 电子档案的最终目的是要实际应用在人民群众中的生活和社会的实际应用中去。因此对电子档案的利用率有着相对严格的要求，电子档案的目前利用率不是太高，这在整个电子档案的发展过程中造成了相对严重的影响。利用率不高也造成了资源的浪费。为了更好的实现电子档案的使用价值，在档案信息的收集和录入过程中需要准确的录入。精准全面的信息才能使电子档案更好使用，在整个电子档案的使用过程中才能提高电子档案使用的效率，提高电子档案的实际利用率。 2.4 电子档案更新的及时性和安全性 目前在电子档案的管理过程中，更新的及时性和安全性难以保证。科技的发展带了了技术水平的提高，但也降低了管理的安全性，信息的泄露情况时有发生。病毒进入管理系统时，造成大量的数据丢失和信息的泄露。一些档案信息具有嚴格的保密性，人员信息的泄露造成档案管理相关部门公信力严重降低。为了确保档案使用的全面性和准确性，档案在管理的过程中也需要进行不断的更新和完善。但很多档案由于工作人员的疏忽和安全意识的不足，造成严重的安全隐患。现在市场上竟然出现档案信息售卖事件。在严重影响社会治安的同时也对档案的安全管理造成了不小的隐患。电子档案的更新不及时也对档案的使用造成严重的影响，在查阅使用档案时，经常发现在一些档案的信息还停留在多年前的基础之上。在进行信息弥补查找过程中付出了额外多余的精力，档案的不及时更新也会造成信息的丢失，严重影响日后的使用，在对档案进行具体情况分析时，也影响了结果的准确性。 3 对电子档案管理采取的有效策略 3.1 完善档案管理的规章制度 为了电子档案事业更好的发展，管理工作更加合理有效的进行。首先要进行档案管理相关规章制度的完善工作，按照良好的规章制度进行更好的流程规划。首先需要对电子档案的工作模式进行更好的规划，在人员的管理上也采用更加先进的管理思想，加强监管力度，提高管理人员综合素质，为了让管理人员以更加认真的投入到管理工作中去，就需要建立奖罚分明的考核制度。对档案管理人员在实际档案管理工作中出现的失误，追究责任予以处罚，对档案管理工作效率高的人员进行奖励，工作能力的提升得到认可才能提高档案管理人员在档案管理上的积极性。改变以往档案管理部门集体吃大锅饭的现象，能力强的员工需要承担更繁重的工作任务，能力弱的员工也不受工作环境影响，这样就造成了强者不强，弱者不弱的现象。对整个电子档案管理是十分不利的。物竞天择的工作环境才能激发出管理人员的斗志，让管理工作更加实际有效的进行下去。 3.2 加强对档案管理的重视程度 加强对档案管理的重視，才能加大对档案管理的力度，让档案管理在实际过程中发生的问题得到更好的解决，将可能出现的问题防患于未然。档案管理对整个社会的发展起到了十分重要的作用，但档案管理在社会中的实际地位却变得越来越低，逐步接近边缘。现在电子档案虽然也采用了科学技术手段，但依然存在较大的发展空间，在使用需求上依然有很大的不足。为了避免在未来电子档案使用中出现更大的失误，需要提早重视电子档案的发展。社会需要重视，相关部门需要重视，档案管理人员依然需要重视。这样才能对档案管理工作的提高，工作环节得优化，管理资源的投入上有所提高。 3.3 加强对电子档案管理人才培养 提高管理人员的综合素质，可以加强对档案的管理。因此档案管理相关部门需要在人才上进行更好的培养。想要管理好档案需要档案管理人员具有丰富的管理经验，掌握全面的管理理论，熟悉先进的电子档案管理系统的应用。在档案管理的过程中，需要管理人员进行更加细致的工作流程。在电子档案管理中，需要档案管理人员在管理思想上及时进行创新和改变来迎合未来电子档案管理过程中出现的问题。不能沉迷与过去的工作模式中，不能墨守成规，采用保守的工作模式。在电子档案管理的过程中，电子档案在整个时代的潮流下如逆水行舟，不进则退。这就需要更加优秀的档案管理人员划动这艘发展的小船。首先在档案管理人员的招聘上进行高标准严要求的考核。在观察应聘人员的观察上考核其能力和人品，档案管理部门在人员档案上有近水楼台的优势，可以在海量的人员档案中筛选出适合档案管理部门的管理人才。另外在档案管理部门人员培养上加大力度，派遣部门优秀的工作人员前往先进的城市和国家进行学习档案管理技术，将先进的档案管理技术带到目前的档案管理工作中，在应有的档案水平上进行更加有效的提高。对档案管理人员进行思想道德教育，提高档案管理人员的思想品质，这样才能更认真的投入到电子档案管理的工作中去，在进行档案管理的过程中，减少问题的出现，更加认真的对待工作的每一个环节。 3.4 提高档案管理软件的功能 为了让档案管理工作更加顺利的进行，加强电子档案管理系统的提高有着更好的管理效果。想要在电子档案管理的过程中得到更好的发展，就要在电子档案的管理系统上进行更好的优化。这样在档案管理的实际过程中，更高的科技将档案管理提升到更高的高度。加大电子档案系统研发，才能在档案管理上提供更高的技术支持，加大档案管理力度，电子档案系统的开发研究需要投入大笔的资金，但在整个档案的管理过程中和对贡献社会的实际效果是十分巨大的，无论是在后期工作的人力物力节省，还是实际效益创收都是可以进行成本回收的。 4 结束语 在社会的新形式发展下，电子档案的管理仍然可能出现各种问题。但相关部门会逐步加强重视，采取合适的管理措施，使电子档案目前的管理问题的到解决，在未来的发展中，越来越好。促进社会的更好的发展，加强社会的精神文明建设。 参考文献 [1]刘玲玲. 新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]. 信息技术与信息化，2014，04：79-81. [2]王静. 新形势下电子档案管理存在的问题及对策分析[J]. 经营管理者，2016，11：275. [3]宿强. 新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]. 黑龙江科技信息，2015，01：115. |
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