| 标题 | 电子档案管理中存在的问题及强化措施 |
| 范文 | 张畅 摘 要：当前在各行各业发展过程中计算机的广泛应用，产生了大量的电子档案，其作为档案的重要组成部分，以数字代码来对档案信息进行存储。电子档案的产生对档案管理工作带来了较大的改变。随着电子档案数量的不断增加，需要重视电子档案的管理工作，以此来更好的促进档案事业的健康发展。文中分析了电子档案管理中存在的问题，并进一步对电子档案管理的强化措施进行了具体的阐述。 关键词：电子档案管理；安全；管理标准；真实性；统一管理 在当前社会活动中，随着计算机技术的广泛应用，电子档案数量不断增加。由于电子档案存储的特殊性，而且更便于使用，这也使电子档案成为当前档案的主要形势，而且是档案未来发展的重要方向。因此在具体工作中，需要进一步完善电子档案管理制度，提高电子档案信息的安全，为电子档案管理水平的提升奠定良好的基础。 1 电子档案管理中存在的问题 （一）电子档案信息安全性无法保证 在当前网络化时代，由于网络的开放性和共享性特点，这就使电子档案利用网络进行传输过程中极易受到黑客攻击，出现档案信息被篡改和伪造等情况。同时电子档案信息管理系统也容易受到病毒的侵袭，从而使档案信息受到破坏，无法读取，对电子档案的安全造成较大的威胁。 （二）电子档案容易被删改 由于电子档案以数字代码形式进行储存，这也使其不像纸质档案存在有个人笔迹。而且电子档案被篡改后不会留有任何痕迹。同时在电子档案输入过程中，极易出现失误，同时在出现错误后由于输入者在输入过程中没有留下笔迹，这样就很难确定材料的真实性，从而导致无法对操作者的责任进行追究。 （三）电子档案的保密性存在一定的威胁 电子档案可以利用互联网任何终端设备进行储存和使用，而且一个终端上的电子文件能够发送给若干个互联网的终端，这就给部分需要保密的电子档案内容带来较大的威胁。 （四）电子档案的完整性很难保证 由于电子档案结构较为复杂，具有多种形式的存储方式，而且电子档案多处于流动的状态，电子档案信息容易被复制和剪切，因此在实际工作中电子档案信息很容易出现缺失，而且缺失内容不容易发现，这就导致电子档案的完整性无法得到有效的保证。 （五）电子档案软件缺乏统一性 相较于计算机硬件的发展速度，计算机软件的研发相对滞后，而且各地区及各单位所使用的电子档案软件也没有实现统一，这就对电子档案之间的利用及电子档案信息全国联网的实现带来了较大的阻碍。 2 加强电子档案管理工作的强化措施 （一）建立统一的电子文件管理标准 对于文件和档案管理进行统一规划，确保文件管理通与档案管理保持同步。控制好文件管理的前期指导和控制，将其纳入到档案部门具体工作职责中来，即从文件的形成至档案的查阅利用整个过程中实现全程的监督指导。并制定科学合理的电子文件管理标准，在电子档案接受时，严格鉴定归档电子文件信息的真实性和原始性。 （二）严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全 由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。 （三）维护电子文件和电子档案的真实性 档案在法律上的凭证作用是基于它的原始性，即强调原件。但对于无法直观的数字信息，如何来认识它的原始性呢？目前我们达成的共识是：一份电子档案，只要它的内容是当时的原作者撰写、制作出来的或经过机关人员修改审察，在归档后未作过改动，我们就应当承认它是原始的。不管它的形式如何变化，我们要从技术上其它方面采取各种措施，确保它的原始性。对一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示，可以采用以下方法：一是保存电子文件和相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的实用软件与整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起。当需要对电子档案恢复时，可运用电子档案存储在一起的这些软件系统，使之按本来的面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出件和制成缩微品。 （四）纸质文件和电子文件双套归档 当前由于电子档案在证据性、管理制度等方面还存在许多不完善的地方，因此部分机关还存在将电子文件转换成纸质文件进行归档保存的情况。这也决定了今后较长一段时间内纸质档案与电子档案会存在共存的局面。因此在电子档案管理工作中，需要对纸质文件和电子文件进行同时归档保存。这主要是由于当前在技术和制度方面还不完善，电子档案无法完全取代纸质档案。这种双套归档制度并不是工作的重复，这是在档案介质转换时期必然会出现的一种现象。只有等技术和各方面条件都较为成熟时，电子档案才能完全的取代纸质档案。 （五）电子档案的集中统一管理 近年来利用计算机制作文件的现象较为常见，大部分机关都会将电子文件转换为纸质文件进行保存，而原电子文件则会保存在各个部门，处于分散保管的状态。因此要求各档案部门要做好电子档案的归档工作，实现对电子档案集中统一管理，这对于电子档案信息的检索、利用和共享都具有非常重要的意义。而且在电子档案使用过程中，需要严格审订使用权限，针对不同人员设置不同的利用级别，并能够根据使用者的需求来对电子档案进行拷贝制作者，同时还要采用有效的措施避免拷贝的资料信息再次进行复制。 3 结束语 近年来，在信息技术快速发展下，电子档案的数量不断的增加，这给电子档案的管理工作带来了严竣的挑战。所以为了更好的满足信息时代發展的需求，需要对电子档案管理目标进行进一步深入，优化电子档案应用方案，采取切实可行的措施做好电子档案管理工作，有效的提升电子档案管理工作的综合运行效益，实现对档案管理的有效控制。但电子档案管理水平的提升，也是一个秩序渐进的过程，需要各部门的大力支持，进一步完善电子档案管理制度，加快软件的统一和电子档案的集中管理，从而全面提升电子档案管理水平，积极推动档案行业的健康、有序发展。 参考文献 [1]封晓玲.浅析电子档案管理的有效措施[J].黑龙江科技信息，2011（16）. [2]尹君.电子档案管理浅析[J].卷宗，2014（09）. [3]张文杰.论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].青春岁月，2014（10）. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。