| 标题 | 浅谈企业档案信息化建设 |
| 范文 | 摘 要：随着社会信息化的飞速发展，企业档案信息化的建设显得尤为重要，面对激烈的市场竞争，企业档案实现信息化既是刻不容缓的一件事，同时也是是新世纪档案事业发展的必然趋势。本文分析了企业档案信息化建设的重要性，指出了档案管理信息化建设中出现的问题，并且就可能影响企业档案信息化建设的相关问题提出了反思。 关键词：企业档案；信息化；建设 众所周知，企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对企业有保存和利用价值的各种形式的文件、图纸、报表等材料[1]。这些资料客观的记录了企业生产活动的全过程，是企业最重要、最鲜活、最有权威性的知识资源，是企业赖以生存的血液。随着信息技术的飞速发展，原来以纸质为主要保存形式的各种档案已经不能满足企业生产经营的各项要求，将逐渐转变为以数字、信息、网络为载体的保存形式，这种方式无疑可以使档案工作更加便捷、有序。 1 企业档案信息化介绍 企业档案信息化，就是将计算机技术、信息技术、通信技术、网络技术等充分运用于企业档案信息资源的保存管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益[2]。实际上就是将传统的以档案实体保管为主转变为档案资源的电子化。 2 企业档案信息化建设的重要性 在企业传统档案保管中载体一般为纸质，因为需要长期保存，所以企业每年都会投入一定比例的档案文档保管经费来预防可能发证的破损，腐蚀，丢失等情况，如果档案管理实现信息化就可以大大减少文档档案保管经费的支出，为企业节约开支；其次由于档案的特性，档案往往需要反复调阅、查询，在现实操作中不可避免地会使档案受到损坏甚至遗失，尤其是那些内容涉及企业核心机密的重要档案，如产品设计图、试验报告、经营合同等等，它们不仅仅是企业的宝贵资源，而且在企业的发展乃至创新过程中起着至关重要的作用，具有极高的参考价值。尤其在新产品的开发研制中，往往许多资料需要在短时间内快速、准确且被反复查阅。因此，如何能够使档案资料方便、快捷、高效地发挥作用就显得尤为重要了。 需求驱动创新，创新带来变革，档案管理信息化就是将档案的载体需求从传统纸质转变为电子化、数字化、网络化的载体。使其能够在企业发展中更加便捷、有序的发挥作用。 3 企业档案信息化建设中存在的问题 3.1 对档案信息化工作重视程度不够 企业档案管理工作是企业组织开展生产、营销、规划等管理工作中不可或缺的重要环节，在信息化背景下，信息的准确性、完整性和及时性能够使企业在竞争激烈的环境下抢占先机。但是部分企业往往忽略企业档案管理工作的重要性，没有意识到档案管理本身也是企业发展的一部分，一味地重效益、轻管理没有发挥管理尤其是档案管理本身的价值，间接损坏了企业的切身利益。 3.2 企业档案信息化相关制度不完善 目前我国企业档案管理经过长期实践的探索，并不断总结经验，制定了较为完善的标准制度，但是伴随着电子技术迅速发展，档案信息化管理也需要一定的制度标准和措施来支撑，原来的档案管理标准条例已不能够满足现阶段企业档案信息的归档管理工作。因此就必须出台适应于当前档案管理特点的标准、法规、制度，完善信息化建设的保障机制，在制度上做到有章可循、有序发展。例如：档案工作目标管理制度，档案信息安全保密管理制度、责任追究制度等。 3.3 标准化、规范化工作有待加强 俗话说无规矩不成方圆，档案信息化建设的标准就相当于“交通规则”，没有严格统一的标准，势必会出现交通拥堵，杂乱无序。目前部分企业在档案建设信息化过程中各部门缺乏协调，杂乱无章，各自为政，而且重复建设频繁，使得标准建设困难，严重影响企业档案信息化建设效果。 3.4 部分企业档案管理人员素质无法适应信息化的需求 档案信息化管理工作需要综合能力较强的管理人才，不仅仅局限于可以熟练操作计算机而已。现实中，部分企业档案管理人员虽然掌握了一定的档案管理技能，但在信息化专业方面素质普遍偏低。甚至于部分档案管理人员不懂计算机档案管理的基本操作，电脑变成了一种摆设，档案信息化管理成了空谈。 3.5 档案管理信息化模式实效不高 目前，一些企业面对信息化的浪潮已经行动起来，确实建立了一套档案管理信息化的流程和模式，但是不少企业档案机构只是盲目的进行档案信息化建设，却没有先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效率低下。 4 企业档案信息化建设的思路 4.1 加强企业对档案信息化工作的重视 档案信息化建设不仅仅是新时期档案部门一项基础性工作，也是當今企业管理架构中的核心要素之一。在现代经济发展中的作用也越来越明显，信息的完整性、准确性和及时性直接决定企业在市场竞争中的地位。因此，企业应切实把企业档案信息化建设提上议程，并把企业档案信息化管理纳入企业工作计划和考核范围。同时企业要加强领导对档案资源信息化建设工作的重视。树立全新的档案资源信息化理念，有与时俱进、开拓创新的管理思路，加大经费及技术人员的投入，大力推动企业档案资源信息化建设[3]。 4.2 企业档案信息化中的标准制定 制定标准是企业档案信息化建设中的核心要素，建立科学、合理、长效并符合自身企业发展需求的标准规范体系是企业档案信息化建设首要解决问题。企业档案信息化标准的制定需符合国标及行标等标准，并结合企业实际情况出台具有较强适用性的企业档案标准。与此同时，档案信息化标准的判定应兼顾档案业务中管理与技术两方面的实际情况，建立具有可操作性的统一标准。企业档案中从办公、研发、生产等都具有极高的关联性，因此，需要统一技术语言、规范电子文档，设置关键字，便于不同部门迅速、准确查阅。 4.3 企业档案信息化过程中的安全建设 档案管理实现信息化的同时，信息的保密性和安全性等问题也变得越来越突出。由于电子文件本身具有可复制、易删除，能修改的特殊性，再加之信息与网络技术的弊端，以及各种人为因素，都将对档案信息化之后的保管和利用产生潜在威胁。 因此，首先要制定相对完善的企业档案信息保管与使用制度，来保证数据的真实可靠；其次要对计算机病毒要从管理上加以预防，制定措施，加强职工尤其是档案工作人員对计算机病毒的认识，不得传播、制造病毒；与此同时利用技术手段，采用保护屏障，对档案信息进行保护，降低安全风险；最后要强化档案人员的安全意识，制定安全管理制度，做好安全防范工作，不给档案管理工作留下漏洞，瞒下隐患。 4.4 加强企业档案管理人员职业素质 在新时期企业档案管理工作不断完善、优化的过程中，提高档案管理人员的业务素质水平是信息化建设的基本要求。档案信息化管理的核心是人，档案管理人员掌握了传统档案管理技术还远远不够，还需要进一步学习并掌握通信、网络等计算机技术。因此必须要加强对档案管理人员的教育、培训以及提高信息技术水平，使他们尽快适应档案信息化管理的需求。 4.5 加强档案管理体制的创新 企业档案管理工作创新思路的核心在于精简。任何企业，精干是必然趋势，企业档案管理也要跟上企业管理的脚步。档案管理的方法要创新，就要扩大档案工作的外延，深化档案工作内涵，将单一的档案管理变成信息高度集中的数据库，通过计算机网络将各种信息、资源整合，形成大数据，使档案管理成为一个集团化的信息综合体，这样才能高效率，灵活的利用数字信息进行档案管理。 4.6 企业档案信息化应与企业本身信息化相结合 企业档案信息化是提高企业综合竞争实力的重要途径，因此，必须将企业档案信息化建设纳入到企业的总体规划中，分阶段，分批次落实、部署，逐步解决企业档案管理工作中遇到的困难，不断满足企业自身更好、更稳、更快的发展要求。事实上，企业档案实现信息化可以进一步推动整个企业的信息化建设，两方面并不矛盾，相反是互相支撑，相辅相成的。企业整体的信息化水平直接决定了档案管理工作的高度和深度，企业档案信息化的建设也只有在企业信息化的大环境下才能得到长远的发展和进步。因此，只有将两者有机结合，才能保证档案信息化建设有效进行。 参考文献 [1]宋吉芳.企业档案信息化建设的探讨[J].山东电力高等专科学校学报.2011（6）：86-88. [2]卫婷.论企业档案信息化建设[J]2009（7）：86-88. [3]张宠平.论企业档案信息化建设中存在的问题及对策[J].老区建设：2008（16）：54-55. 作者简介 吴杨敏（1987-），女，毕业于山西大学社会学专业，助理工程师，现就职于山西天地煤机装备有限公司。 |
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