| 标题 | 数字化背景下加强声像档案管理的途径探讨 |
| 范文 | 吴虹 摘 要：数字化时代为声像档案管理工作提供了更有利的手段，高度重视声像档案管理数字化的意义与作用，充分应用数字化处理技术与管理模式，促进声像档案管理工作效率不断提升。这样才能真正实现声像档案信息资源的共享，从而提升声像档案的利用率，为单位的建设与发展奠定良好的基础。本文将阐述声像档案管理数字化的必要性，并分析其中存在的问题，最后提出了数字化背景下加强声像档案管理的策略。 关键词：数字化；声像档案；管理 在单位的各项工作与活动过程中会形成大量的声像档案，如录像带、照片、录音带等，具备极高的保存价值。聲像档案可以将单位发展历史与科研成果如实反映出来，有着纸质档案无法比拟的优势。声像档案是单位档案管理工作中的重要内容，随着信息化建设的日益加快，必须尽快实现声像档案管理的数字化。这样才能让声像档案应有的价值体现出来，推动单位的快速、长远发展。 1 声像档案数字化的必要性 从以往声像档案管理工作来看，因为受到年限、技术等方面的限制，各种珍贵的档案容易出现损坏、丢失的问题，严重影响了档案的使用价值，也为声像档案管理工作增加了更多困难。对声像档案中的磁介质信息载体而言，由于缺乏较强的稳定性，在保持期间容易对资料质量造成不利影响，且在频繁使用的过程中，会逐步加剧声像档案的磨损，让其变得不够完整，甚至出现不能使用的情况[1]。此外，声像档案占据的空间较大，手工检索效率不高，为解决这些问题，更需要尽快实现声像档案的数字化。数字化背景下加强声像档案管理工作，能够最大限度节省保存空间，通过对移动硬盘、光盘等存储工具的应用，可以让声像档案保存更加安全、可靠。尤其是在提升声像档案管理数字化水平后，也便于对声像档案的查阅与下载，真正实现声像档案信息资源的共享，促进了声像档案管理效率和质量的不断提升。 2 当前声像档案管理中存在的问题 在当前声像档案管理工作在还有着诸多问题，主要包括以下几个方面：第一，缺乏较强的声像档案归档意识。在声像档案形成以后，没有及时进行著录与归档，并作出数字化处理，这样很多珍贵的录像带、照片、录音带等资料会出现丢失。或者是因为缺乏足够的存储空间，摄录人员随意处理声像档案，也会影响其完整性和安全性。第二，声像档案管理不统一，为档案的利用带来了不便。档案管理人员思想上不重视声像档案管理工作，未及时做好声像档案数字化处理工作，很多具备较高保存价值的声像档案分散在各个部门，为档案的查询、利用带来了困难。第三，档案管理人员综合素质偏低。对声像档案管理而言，是一项专业、系统的工作，对档案管理人员的素质与能力要求较高。但是在实际声像档案管理过程中，有的档案工作者未接受过专业的培训教育，缺乏足够的档案管理知识，不能熟练使用各种现代设备，因而不能胜任声像档案管理工作，无法实现数字化管理，声像档案管理工作效率很低。 3 数字化背景下声像档案管理策略 （一）录像带、录音带、光盘等数字化管理 利用现代计算机多媒体技术，可以将以往一些录像带、录音带、光盘等资料转化成数字形式进行管理，将其数字化后再存入硬盘进行管理，既可以提高声像档案管理的保密性、稳定性和安全性，避免声像资料被损坏，同时归档和查阅更方便，能够显著提高档案管理效率[3]。对录像带、录音带、光盘进行数字化管理，可以根据时间或内容建立相应电子文档，对其进行分类编目，并命名相应主题，这样在查阅时输入相应标号或关键词便可进行检索，大大降低了档案管理人员工作量。将录像带、录音带、光盘等声像档案资料转化为电子文档进行数字化管理，可便于利用计算机软件对电子档案进行信息加工整合，能够避免声像档案管理人员采用传统手工方式进行信息整合的弊端，降低工作人员工作量，将声像档案管理人员从繁琐的工作中释放出来，同时还可以显著提升声像数字档案信息利用时效性，相对于纸质档案来说，数字化管理效率更好，使用更方便快捷。 （二）照片的数字化管理 对于机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片而言，一般情况下不需要处理，照片上的原始数据，除了记录了拍摄日期和光圈、感光度等，还具备原始凭证的作用[2]。同时，用数码相机拍摄的照片档案，能够直接通过数据线传输到计算机中，在硬盘上进行存储，在编写相关程序以后，能够有效管理和利用这些照片档案。如果照片档案通过电子文档的形式进行保存，其不仅是照片，还是底片，能够从用户需求出发，随时打印出来。针对已经归档的纸质照片档案，若是数量巨大，需要使用扫描仪分批扫描，同时做好标注说明，介绍照片主要内容等。对存储数码照片档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10 %，如发现问题应及时采取恢复措施。由此看来，照片档案进行数字化管理，不仅调阅非常方便，还避免了损耗。 （三）统一管理，规范使用 声像档案管理数字化建设必须要有相应的数据库和搜索引擎作为基础，并且还要制定相应的数字化声像档案管理制度来作为保障，确保管理事项的有序进行。管理制定应对管理人员具体工作进行明确规定，定期或不定期检查声像档案资料，保证档案资料的安全性和保密性。在复制、借阅管理上要严格依照相关流程进行，借阅前后都需要仔细检查声像档案，避免发生损坏。除此之外，为了加强声像档案的统一管理，可采用分级模式进行，依照声像档案资料的来源分部门、内容进行档案划分，一些珍贵的声像档案资料应尽量不借阅，或仅能在档案储存室查阅，提高声像档案资料使用的规范性，以此来确保声像档案管理的保密性和安全性。 （四）加强内部培训，构建专业化档案管理队伍 声像档案管理对档案管理人员技术要求较高，需要管理员具备较高的工作能力和业务水平，因此必须要重视档案人员队伍管理，注重档案管理人员培训工作。一是领导人员要加大重视，在召开重要会议或活动时着重强调声像档案管理工作的重要性，提高全体员工和档案管理人员的管理意识[4]。此外，领导人员还要加大声像档案管理经费投入，确保数字化管理所需设备齐全，并结合时代形式和自身实际情况对管理设备进行更新。二是重视现有档案管理队伍人员专业能力和综合素质培养，创新人员培训方法，采用“请进来、走出去”的方式来提升现有声像档案管理人员综合能力，从整体上提高队伍整体素质。三是做好高素质人才的培养和引入，对于掌握有丰富现代管理知识的技术人才，应充分予以重视，做到人尽其才，为其创造较好工作环境，留住人才，并设定相应奖励措施，对于工作中表现突出的声像档案管理人员予以奖励。四是重视新职工岗前培训工作，在入岗前进行针对性培训，确保其后续管理工作的开展，让他们能够尽早熟悉工作，从而积极投入到工作中。 4 结语 总之，通过声像档案管理的数字化，可以让声像档案得到永久保存，保证了声像档案的安全性与完整性，避免出现损坏、丢失的情况。对此在数字化背景下，同时需要对声像档案管理方式进行创新，合理选择数字化处理软件，让声像档案得到妥善保存，为今后的查询、利用提供方便，使之更加规范。真正发挥出声像档案应有的作用，为单位各项工作的开展提供可靠依据。 参考文献 [1]王可.基于数字化的声像档案管理研究[J].科技展望，2016，（18）：254. [2]郑玉娥.数字化背景下企业声像档案管理[J].兰台内外，2016，（03）：39. [3]吴晓辉，刘涛，蔡馨燕.浅谈声像档案的数字化建设管理[J].电子世界，2016，（11）：93-97. [4]吴晖.声像档案的数字化处理与长期保存对策[J].中国高新技术企业，2016，（09）：176-177. |
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