| 标题 | 水电行业管理类档案文件清单的管理探讨 |
| 范文 | 摘 要：主要从水电行业企业档案管理入手，企业档案管理在行走规范化过程中有所偏差，关键在于档案移交清单不明、企业工作人员对移交的档案含糊不清，因此对企业管理类档案基础工作的开展进行探讨。 关键词：企业；档案；清单；收集 国家颁布西部大开发政策措施后，清洁能源行业不断的快速发展，近年西部地区水电行业已全部投产，企业的抓手从工程转向了对企业内部管控，其中企业管理类档案在我们目前工作中也逐步体现出他的重要性，在此情况下，领导层对企业管理类档案的建设情况加强了关注，然而，各水电行业档案管理在行走规范化过程中，很多的细节工作还是不能得到很好的落实，列出企业管理类档案归档清单是企业档案管理实现标准化、精益化的前提条件。 事实上，档案和档案管理在企业发展过程中的意义与作用，也正是我们大家需要引起重视的问题；从国家层面来讲对档案事务立法和业务建设的加强，也不断深化和细化着对档案管理的要求。而在企业在认识上的重视和宏观管控上的强化，与实际工作状况的弱化，形成了较大的反差，那么，问题到底出在那里？ 1 企业管理类档案涵义的认识 企业档案是企业在生产、经营和管理等各项活动中直接形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种（载体）形式的文件材料[1]，其含义有以下几种： （一）直接形成的 档案是企业在从事各项活动中，直接形成的历史性第一手材料，而不是事后回忆和编写的。档案的原始性是其基本属性，决定了企业档案具有法律效用的特点。 （二）有价值的 本单位形成的，对其日后的各项管理工作具有凭证、依据和参考作用，而且需在较长时间内留存的文材料。 （三）办理完毕的 经过运转、承办，处理完毕并与实际相符的文件材料。因档案是企业活动中的历史记忆，其所反映的事物或活动不是现行的，也不是将来的，而是事物或活动已经完成或告一段落的历史记录。 （四）经过系统整理的 经过分类、组合、排列、编号、编目等整理加工和技术处理过程，使之系统化、办理归档手续后，进行集中管理的文件材料。 （五）各种载体形式的 除纸质性的记录形式外、还包括声像（录音、录像、照片）、实物（印章、证书、奖牌、奖章、奖杯）等各种载体记录形成的文件材料。 2 企業管理类档案材料清单收集意义 所谓企业管理类档案材料清单的收集，其实就是企业档案精准化管理的前提，相当于平地上建高楼时坑挖基础，这里坑挖基础结实度直接影响所能承建楼层高度。要想全面使企业管理类档案材料清单收集有所成效，档案管理员需多花心思做好企业管理类档案清单收集前的培训及宣传工作，这样才能提高企业职工对档案资料的认识和增强档案收集工作的意识。其意义在于： （一）为企业生产、经营、管理、科研等作好有效的文件支撑。 （二）提高档案管理的科学性和有效性。 （三）确保档案的历史价值及实用价值。 3 企业工作人员对档案现象认知误区[2] （一）档案是历史记录与现实无关，档案资料是个人的、部门的，方便自己，忽视了企业的利益。 （二）档案工作是档案人员的职责，与个人无关，甚至认为移不移交都无所谓。 （三）认为档案人员就是库房保管员，自己和档案人员没有区别，为方便自己将资料存放在私用的抽屉柜里，忘记自己是在为企业服务。 （四）档案工作就是一种事务性工作，认为谁来做都可以。 （五）档案管理就资料管理，为了应付差事什么资料都向档案室移交（视为档案室为资料垃圾堆积处）。 4 企业管理类档案资料清单收集的前提 企业管理类档案要能体现他的价值，离不开企业领导和全体专职人员的参与。 企业领导得重示档案管理，从硬件的资金给予支持、从工作的流程上将档案工作纳入年度工作计划、合同管理、内控流程等。为企业管理类档案工作的持续发展提供保障。企业管理类档案资料清单收集的前提应明确改下几点： （一）档案是在我们生产、经营、管理过程所形成的，并不是胡编乱造的。所以“他”是我们知识产权的一部份。 （二）档案工作是全员参与的一个过程，单靠档案人员的力量无法实现，也根本不能实现。 （三）档案归档的价值程度取决于每位工作人员的支持力度，只有得到企业全员的参与帮助才能让档案基础工作有效进行的开展。 5 企业管理类档案资料清单收集的落实 文件材料清理流程对企业各职能部门专业口产生的文件材料进行清理，是实现企业档案精细化管理的基本前提。流程如下： （一）清理工作开始 。 （二）列入部门工作计划 （纳入个人工作范畴）。 （三）是否岗位发文，这时应考虑以下4点： 1、是否岗位办理； 2、是否岗位接收； 3、是否不可或缺； 4、是否完全不需要； （四）是否企业各职能部门办理的核心文件）——登入数据收集表1（图1）部门再进行签字审核。 （五）由企业部门负责人指定人员进行汇总表2（图2） （六）企业各职能部门在进行汇总时应与档案管理人员进行对接。 （七）文件清理完成 （八）表2（图2）移交档案管理员再进行最后一次汇总，汇总应清理各职能部门重复性文件，汇总完毕报部门领导审核、再报企业高层领导核审后正式下发。 6 企业管理类文件清理注意事项 文件的清理，就是将企业在各项工作中、各个部门（岗位）中产生和处理的所有信息（包括文件、程序、报表以及载体或数字格式的记录等），进行有计划的有步骤的排查，并根据文件材料的有关特征将其系统化，使企业各类信息数据类有所依，运行线路清晰，相关责任明确，为企业文件材料的归档管理提供准确的数据基础。 （一）各部门将这次工作纳入月度工作计划，逐步积累文件材料形成和流转的数据记录[数据收集登记表1（图1）]，部门进行汇总后将[表2（图2）]移交到档案管理员处。文件清单定稿下发后，将每年进行不断完善，查看是否有添或减的情况）。 （二）企业部门负责人及资料汇总人员有义务配合专责档案人员调查工作，帮助其了解有关业务情况。 （三）在档案人员收到企业部门移交的文件清单时应对收集集中的文件材料调研获得的数据进行统计分析，在责任部门及业务人员的帮助下，掌握各部门所形成和控制的主要业务文件类型，理清文件材料的类别和重点，协调文材料归档的关键结点，形成正式《企业文件材料归档清单及保管期限表》[3]文件下发。 7 文件材料的鉴别原则 原则：从社会和企业的利益出发[4]，用全面、发展、效益的观点判定资料的价值。 （一）全面观点指的是从资料的来源、内容、时间、文本、外形等方面综合判定资料价值。不同的文件构成价值的要素不同，而在分析文件内容时通常应结合资料的来源、形成的时间等因素才能获得比较正确的认识。 还要对“他”进行预测，如我们发现这份资料，他暂时在实际工作中不需要查阅，但可能对其他方面具有重要的查考价值。所以在考虑企业目前发展的需要，还要考虑未来，就是在考虑行政、管理、生产、科研方面的需要，也要考虑编史修志等等各方面的需要。 这里要切忌一点，不要只看到企业工作需要，或者仅从企业某点需要与否，就轻易将其划定为档案。发展观点其实就是面向未来，不要以“近视眼”来辨别他，要瞻前顾后，要用发展的眼光去鉴定“他”，即要看到当前的作用，也要看到将来的需要。 （二）效益观点是指分析档案价值时要考虑到收益与付出的对比，只有当资料转为档案后发挥的作用超过保存档案所付出的代价时才判定其具有保存的价值。这时候有人就会想了，是不是“价值一定要同费用放在一起权衡”呢？其实“一种严格而实在的费用核算是所有例行鉴定工作必要条上”。所以我们鉴别的文件是否需要保存，而要保存多久，他的价值又值得我们保存多久？这都是在资料收集登记好后汇总中需要考虑的。 8 怎样区分管理类资料清单纳入归档和不归档范畴 （一）纳入归档 1、反映本厂在生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对企业各项活动、发展和历史研究具有利用价值的文件材料； 2、本厂在各项活动中形成的对维护企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； 3、本厂需要贯彻执行的上级单位（黔源公司）的文件材料，非隶属关系单位发来的需要執行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本厂有关的文件料；控股单位报送与企业有关的重要文件材料； 4、有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本厂各项活动具有查考价值的文件材料。 （二）不纳入归档 1、有关上级主管单位（黔源公司）制发的普发性不需本厂办理的文件材料，任免、奖惩非本厂工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本企业文件材料中的重份文件（例：已走OA流转的文件），无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，厂内部互相抄送的文件材料，本厂负责人兼任外单位职务形成的与本厂无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 3、非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料； 4、所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料； 5、其他不需归档的文件材料。 9 管理类档案移交时间、交接手续 （一）企业办理的OA流转（收、发）文件，次年一季度移交； （二）即时或办理完毕移交文件是指：生产、经营、管理、设备、技术性文件； （三）竣工完3个月内移交文件是指：大、中、小型检修、施工外包工程在竣工完成后3个月内进行移交。外包工程档案的整编归档流程，由施工方依照业主档案管理标准及要求进行整编、完成移称； （四）合同文件：进行招、投标及合同文件，办理完毕后即时移交；进行询价比选或单一来原的文件办理完毕每季度移交。 10 结语 企业管理类档案清单的建立是实现企业档案管理规范化、精益化的前提。而档案是企业知识产权的一部分，是不可替代的历史产物，是企业工程、施工、生产等技术人员智慧的结晶。 自强不息、追求卓越是企业档案管理的精神，企业档案的存在是为企业的发展了解过去，记录现在并指导未来行为价值，是企业透明管理的行为基础，是企业信息的权威来源，是企业实现管理精益、效益最大的经营理念。 参考文献 [1]陈秀菊，电力企业档案管理规范操作指南[M]，北京，中国电力出版社，2010.03 [2]宫晓东，企业档案管理体系的建设与运行[M]，北京，中国工商出版社，2014.04 [3]企业文件材料归档范围和档案保管期限规定[S]，2013.02； [4]冯惠玲，档案管理[Z]，北京，中国人民大学出版社，1998.09 作者简介 田井霞（1984-），女，汉族，贵州遵义人，助理馆员，从事档案管理工作。 |
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