| 标题 | 信息化背景下公益性事业单位档案管理现状分析 |
| 范文 | 摘 要：信息化已经深入到各行各业，档案作为社会信息资源的重要组成部分之一，在信息化的过程中起着不可替代的作用。在此背景下我国公益性事业单位的档案管理工作也需顺应由传统方式向信息化方式转变的时代要求。因此如何跟紧时代的步伐，优化公益性事业单位档案管理工作，提升公益性机构的服务水平，是我们迫切需要解决的问题。笔者就现阶段公益性事业单位档案管理的工作现状，就如何应对挑战，进一步完善档案管理工作，提升公益性事业单位服务水平提出合理的建议。 关键词：信息化；公益性事业单位；档案管理；挑战 随着信息技术的飞速发展，作为重要信息工作的档案管理也应从实际出发结合自身工作的需求应对信息化的发展。自建国以来我国对社会福利事业尤为关注，公益性事业单位作为社会福利事业的重要组成部分其档案管理工作不可小觑。公益性事业单位档案其实是其发展历史的重要体现，它是单位过去工作的真实记录。档案管理作为基础性的工作环节，信息化对其传统的管理工作提出新的要求，在档案信息收集、整理、保存和利用等环节要更加注重信息化。因此在信息化背景下公益性事业单位档案管理工作应及时调整管理策略以应对当前大环境提出的要求，提升公益性事业单位的社会服务水平，更好的体现“提供收养服务”，“弘扬救助精神”的工作宗旨，为我国社会福利事业添砖加瓦。 1 档案管理工作中面临的“挑战” （一）档案管理水平有待提升 档案管理是一项非常繁琐且专业性与联系性极强的工作，即使作为事业单位的一项基础性工作，由于很难呈现显著的成绩，因此难以引人重视。随着信息化的普及多数公益性事业单位的档案管理工作缺乏计算机网络技术在档案管理系统中运用，一些单位所存放档案的库房条件相对比较简陋，造成设备配置的不全面性。同时，随着事业单位改革的不断推进，管理部门的编制人员大幅度减少，一些单位中的档案管理工作多由部门人员兼任，或者是外聘临时工作者，这些人员业务素质相对较低，缺乏相对专业的知识。档案工作者对相应管理业务理论以及素质的欠缺，容易导致档案在内容与形式上出现“失真”的情况，会在一定程度上影响档案材料的真实性与完整性，这就对整体的管理水平产生了影响。 （二）档案利用与开发的重视程度不够 大多数的单位在档案管理工作中，只注重保管与收集环节，对开发利用档案资源有了不同程度的忽视。一些事业单位档案室中，文书档案所占比重往往较大，其他类别的档案所占比重较小，在传统档案利用与开发观念的影响下，档案信息工作大多仍处于被动性的状态，档案的“新鲜度”不够，这就阻碍了档案的利用与开发。陈旧的思想意识的存在是档案的利用与开发重视程度不够的直接因素，在这个因素的不良影响下公益性事业单位的档案利用与开发的工作就更加难以顺应信息化的要求，从长远来看，这不利于公益性事业单位档案工作的发展和进步。 （三）档案收集不完整，归档困难 由于部分单位管理档案工作仍然存在“各家自扫门前雪”的现象，给档案工作人员的工作在带来不同程度的影响。在档案的收集和整理过程中，往往收集不齐全，致使一些有价值的、必须归档的资料遗失，给后期的档案工作带来不利影响。其次个别单位或个人只考虑到了问题的片面性，仅注重自身对档案的利用，没有从全局的发展与建设出发，没有及时的移交相关档案，致使这些反映公益性事业单位工作流程、对今后工作具有查考利用价值的“孤本”散存在其他业务承办部门或流落在个人手中，相当一部分的档案的缺失影响了档案的完整性和利用率。档案完整性的缺失又影响着档案的信息化进程，进而不利于档案的进一步开发与利用。 （四）档案信息伦理意识淡薄 档案信息伦理是人们在档案管理、传播和利用过程中产生并对其评判和制约的道德观念。在信息化背景下，信息的非法篡改、泄密、知识产权问题，已被大众熟知并层出不穷，信息犯罪威胁着档案信息化后的新型存在方式即电子文件的安全。大多数公益性事业单位对档案信息伦理问题还未有更多关注，因此在档案的保存与利用环节存在者诸多隐患，长此以往不利于档案工作的顺利进行，进而不利于公益性事业单位的社会效益的可持续性发展。 2 就如何应对 “挑战”提出几点建议 （一）重视档案工作，加强对档案管理人员的培养 重视档案管理工作。档案管理工作作为事业单位一项非常重要且基础性的工作，其不可替代的性质要求相关部门和领导应充分重视档案管理工作，并结合当前档案管理的工作现状，采取科学、合理的措施和手段，增强管理人员的整体水平和综合素质。在一些事业单位中，由于档案意识不够深入，造成一些工作人员对档案管理工作的轻视，因此不能给公益性事业单位工作创造良好的社会效益。这就要求单位相关部门增强管理人员的档案意识，发挥其主观能动性。在信息化背景下，公益性事业单位的档案管理工作比以往任何时候都更需要具有综合素质的档案工作者，因此在进行档案意识培养过程中，不仅需要对理论方面进行提升还要注重对实际操作能力以及创新能力的培养，以达到培养过硬素质的档案管理人才的目的。 （二）重视档案的开发与利用 传统的档案管理观念多重收藏轻利用，这种观念的存在在一定程度上阻碍了用户对档案利用的需求，进而不能良好的体现档案的使用价值。在这种情况下我们应以用户需求为导向进行档案信息开发，公益性事业单位作为为社会服务的政府性质的服务机构，需要为用户提供真实可靠，高效完整的档案资源内容，满足档案利用者需求的同时，最大限度的发揮档案资源的价值。其次要顺应时代发展潮流，不能让档案仅仅拘泥于传统的开发利用模式，档案工作者应转变其原有的档案开发模式，运用先进的理论指导实践，认真分析广大档案使用者的需求，将档案开发利用工作与信息化完美的结合起来，使档案得到高效的开发利用，不断地完善与更好的为社会服务。 （三）健全和完善档案管理的制度规范 完善档案管理制度，制定档案工作业务规范，实行标准化和规范化的工作程序和方法，是提升档案管理基础工作水平的最有效的方法和途径。虽然一些单位已经建立了一系列相关的管理制度和规范，但是由于执行力度不够，使得其流于形式进而在档案管理工作中产生档案的遗失，泄露，流散等问题突出。因此，档案管理部门应在加强档案意识培养的同时应根据不同档案的不同利用形式健全和完善相应规章制度，规范制度的执行力度，档案只有在规范的指导下才能使其管理工作得以顺利进行，并且全面高效的发挥信息技术的优势，提高档案的服务水平。 （四）加强档案信息伦理意识的宣传教育与新技术的引进 公益性事业单位的工作是为社会服务的，其档案信息涉及社会大众，因此应更加重视其档案信息的伦理问题。在现有的条件下，加强对档案信息伦理意识的宣传教育尤为重要，从根本上提升重视程度才能更好的杜绝不良后果。例如，开展教育交流活动，学习相应的法律知识等。另一方面要加大新技术的引进，多数档案信息伦理问题的出现与信息技术有着直接联系，大多数公益性事业单位的档案管理系统相对落后，极其容易产生隐患，因此要通过将网络技术同当前档案管理工作相结合，做好信息服务工作，从而进一步提高当前档案管理工作的整体水平，实现档案的信息化管理，更好的为社会服务。 参考文献 [1]姚卫星.加强事业单位电子档案管理的分析与思考[J].浙江档案，2016（10）. [2]王丽英.互联网时代事业单位档案信息资源的开发与利用[J].城建档案，2016（7）. [3]王楠.浅议信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].现代交际，2016（2）. [4]曲春梅.信息时代档案工作应对挑战的新思路——读《社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设研究》[J].大学图书情报学刊，2015（5）. 作者简介 马欢（1992-），女，河北石家庄，黑龙江大学 图书情报硕士（档案管理方向），硕士研究生。技术文 |
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