| 标题 | 电子信息技术在档案管理中的应用 |
| 范文 | 刘佳 摘要：在过去较长时期内，档案信息为人类提供了极大帮助，同时时代发展也有效充实了档案信息。由于过去不具备先进的技术条件，档案管理工作主要以手工操作与纸质文件为主。最近几年，我国科学技术得到了快速发展，新型档案管理模式不断涌现，如网络文本、电子文本、数字档案等，表明档案管理已经进入一个新的发展阶段。在当前档案管理工作中引入电子信息技术是摆在当前档案管理人员面前的主要任务。笔者首先指出电子信息技術应用于档案管理工作的意义，接着提出了电子信息技术的实际应用策略，希望可以提高我国档案管理工作水平。 关键词：电子信息技术；档案管理；工作效率 1档案管理中应用电子信息技术的意义 随着我国科学技术的飞速发展，我国当前已经进入信息化进代，人们的生活生产与工作学习离不开电子信息的应用。电子信息技术就是电子、通信、计算机、信息、网络等诸方面技术的综合体。时代发展要求档案管理必然应用电子档案管理模式，因此在当前档案管理工作中引入电子信息技术有利于提高档案管理的准确性与即时性。 1.1为档案管理工作提供了诸多便利 在过去较长时期内，人们在档案管理工作中一味应用手工操作，不但需要耗费大量的时间而且也需投入较多人力，管理工作中也易于出现失误，而应用电子信息技术手段，在档案管理工作中引入计算机平台，管理人员可以充分利用计算机的各种功能对数据信息进行加工、整理，而不再需要逐项翻阅大量的纸质材料，在节省档案管理工作时间的同时也有效降低了工作强度，档案管理工作变得方便快捷。再有电子文本不同于传统纸质档案，本身以数据形式保存，可以将其保存在计算机硬盘当中，而不会占据较大的室内空间，为管理人员操作提供了极大便利，同时也大大加快了档案管理速度。笔者对当前档案管理人员进行了调查，发现在档案管理工作中引入电子信息技术可以节省工作人员的体力与精力，而且有着较高的工作效率与准确性，因此在档案管理工作中引入电子信息技术可以收到较好的效果，将其推广必将会推动档案管理工作的健康发展。 1.2使档案信息更好的为人民服务 利用电子信息技术可以建立电子档案管理系统，可以将全部档案信息保存为自己的属性信息，这些信息可以针对不同部门的需求对档案信息进行自动分类，实行分类推送，导致档案管理的针对性有效增强。需要档案信息的部门不需再进入档案局调取档案，只需要拥有一台可以联网的计算机就可以进入档案局的网站进行查询与检索，而且可以随时随地操作，使档案信息的利用率大大增加。 1.3实现档案管理一体化 随着科学技术与时代的快速发展，档案管理必将实现一体化管理，在收集各种档案信息以后，可以将其传输至档案数据库，档案管理工作人员对其进行整理与加工，将其分为不同的类别，电子档案管理的一体化模式必将在不远的将来实现。 2电子信息技术的应用策略 2.1应用于档案管理内容当中 档案管理涉及方方面面的内容，在过去较长时期内档案管理工作主要依靠人的手工操作，而将电子信息技术应用于档案内容管理当中可以有效加快管理速度，提高档案内容的准确性，可以应用于下面这些内容当中：第一，保存、检索文件目录；第二，保存、检索档案内容；第三，统计、分类、归纳档案文件；第四，自动标注关键词；第五，档案查询与出借；第六，档案文书的立卷；第七，打印文件目录；第八，备份各种数据信息；第九，库房管理与档案安全；第十，研究档案管理工作落实情况；第十一，维护系统与上传数据等。 2.2应用于档案信息管理系统建设当中 档案信息管理系统中应用着丰富多样的现代化技术，在建设系统过程中，电子信息技术也发挥着非常重要的作用，如可以应用电子信息技术中的SQLServer2003建立后台数据库，可以应用IE8.0设计客户端浏览器。档案信息管理体系应用着大量的模块，而只有借助电子信息技术才能完成这些模块的设计，不同模块要想在系统中发挥自身功能也离不开电子信息技术的应用，其相互间的联系与沟通也需应用电子信息技术，只有电子信息技术的参与才能将整个系统有机融合在一起，自上面论述可以发现电子信息技术普遍应用于档案信息管理系统中，其功能与优点也得到了充分发挥，在技术层面有效推动了档案管理信息化建设的健康发展。 2.3应用于档案备份与恢复当中 电子档案虽然拥有大量的优势，但同时也存在一定的不足，电子档案信息的保存有着极大的不确定性，一旦发生丢失与损坏则会给档案局带来严重的损失，计算机网络随时都会遇到不明程序的攻击，只有保障电子档案信息安全才能促进档案管理工作的正常运行，因此做好电子档案的备份工作是档案管理工作的重中之重，同样此操作也离不开电子信息技术的参与。 档案数据备份的主要内容有硬件、软件、方法、计划等各个方面的备份。在备份档案信息管理系统时要求应用系统软件、应用软件、工具软件、驱动程序等。当前硬件备份主要工具有光盘、磁带、硬盘等。硬盘有着极大存储量，但需投入较高的成本，虽然光盘成本低廉，但使用次数有限，假如档案信息需要长期保存，则不易使用光盘。磁带不但可以保存大量的信息，而且成本较低，安全性较高，可以用于长期档案材料的保存。所以笔者认为在备份档案数据信息时可以应用磁带。再有，还需备份档案管理系统的数据库，此项操作在档案管理系统建设中处于核心地位，与档案管理系统数据库的恢复有关，可以保证档案管理数据库及时向外界推送信息，做好此项备份工作可以当档案管理系统数据库遇到攻击陷入瘫痪状态时快速恢复。 3电子档案管理的注意事项 为了提高电子档案管理水平，可以结合本单位的实际情况建立完善的档案管理制度，才能保证档案管理行为的日益规范，第一，在收集电子档案材料时要不断提高材料质量。电子档案主要由电子文件组成，只有保证电子文件有着较强的质量才能使电子档案材料不断完善。档案管理部门要积极与其他部门交流，为不同部门提供电子文件制订一定的标准，可以使电子文件在形成过程中即达到了归档要求。第二，还需对档案管理部门不断加大投入力度，为其购置必要的档案管理设备。第三，在电子档案归档过程中还需严格审核相应的纸质档案材料，使保存的电子材料与纸质材料完全相同。电子档案是科学技术发展的结果，档案管理部门只有与时代发展相适应，及时调整自身工作方向，在档案管理工作中不断引入新型电子信息技术，解决档案管理中出现的新问题新情况，才能保证电子档案管理工作的高效运行。 4结语 总之，随着我国科学技术飞速发展，在档案管理工作中引入电子信息技术是时代发展的需求，同时档案管理工作也会推动电子信息技术的不断更新与发展。 |
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