| 标题 | 试分析轨道交通工程竣工档案管理 |
| 范文 | 何力 摘 要：近些年来，随着社会的进步以及综合国力的增强，我国投入了大量的人力、物力、财力到轨道交通建设中，而这一公共交通形式因为快速、便捷等显著特点，给人们的出行带来了诸多便利，其发展也在很大程度上推动着城市建设、社会经济的快速发展。我国轨道交通经历了40多年的发展建设，取得了举世瞩目的成绩，如今已进入快速发展时期，许多二三线城市也纷纷投入地铁建设，竣工档案管理工作也受到了更多的关注。本文明确了轨道交通各参建方在档案管理方面的职责，对当前竣工档案管理中存在的主要问题进行了论述，并提出了几点加强轨道交通竣工档案管理方面的建议。 关键词：轨道交通；竣工档案管理；建议 引言 在轨道交通建设中，竣工档案发挥这至关重要的作用，它不但是对工程项目监管、稽查、验收的依据，也是项目竣工后进行改扩建和后期质量保修的关键凭证，是对整个轨道交通工程的真实记录。我国轨道交通建设正处于快速发展时期，对项目竣工档案的收集、整理、归档等工作，也被提到了轨道交通企业管理工作的重要位置。然而，由于轨道交通工程是一个极其复杂的系统工程，参与建设的单位较多，并且规模大，建设周期比较长，会涉及到数量众多的不同种类的竣工档案，如何完善这些数量庞大的档案管理工作，成了轨道交通管理的工作重点。 1 各参建方轨道交通工程档案管理的职责 1.1 项目工程建设单位 轨道交通工程的建设单位主要负责管理项目工程在前期准备阶段的文件、竣工时的决算文件，以及汇总整个工程项目档案，并加以排序，建设方需安排专人对这些档案文件进行收集归档。当参建方就轨道交通工程签订相关合同时，建设方要针对工程档案的编制责任、数量、移交时间等内容，提出切合实际的明确要求，并监督各参建单位的档案建立情况，对于立卷工作不完善的单位，建设单位应予以指导。此外，轨道交通工程竣工后，已通过质监部门验收的，建设单位需与建设地的城建档案馆沟通，进行工程档案的预验收。 1.2 项目工程监理单位 轨道交通工程监理单位主要负责管理相关监理资料，同时安排专人负责资料的收集、整理、归档工作。对于监理范围内参建单位的档案建立情况，监理单位应担负起监督、检查的职能，同时做好自身负责的监理文件的组卷工作。当轨道交通工程正式投入施工后，监理单位需监督、检查施工档案的建档、整理和归档情况，避免施工资料缺失、有误等现象的出现。工程竣工验收后，监理单位应将监理文件转交建设单位归档。 1.3 项目工程施工单位 轨道交通工程施工过程中会产生大量的施工资料，这部分资料的管理工作由施工单位负责，为确保施工资料管理的高效性，施工单位应建立施工档案管理责任制，将管理职责落实到具体的项目负责人或技术人员，并建立独立的档案室，由专职人员随时进行施工资料的收集整理，保证资料完整、真实、有效。若轨道交通工程项目实行承包制，则由各分包单位负责施工资料的整理和组卷，然后统一交由总承包单位检查汇总，最终转交给建设单位[1]。 2 轨道交通档案管理中存在的主要问题 2.1 原件缺乏完整性 按照相关规定，工程竣工文件应为原件，但实际上，工程档案中一些十分重要的施工文件和监理文件，往往以复印件的形式下发和转发，资料原件以及部分关键性证明文件、检测报告甚至丢失。 2.2 填写缺乏规范性 轨道交通工程建设是一个对技术性和專业性要求极高的复杂工程，在建设过程中需要填写各种测量记录、检查记录、验收报告等，每个文件又包含多个栏目需要相关负责人签署，但在填写过程中常常存在内容缺失、涂改、代签等问题，有失规范性。 2.3 内容缺乏真实性 一些施工单位在施工过程中未能按照工程进度同步进行档案资料的编制，后期需要汇总、移交时，只能补填，杜撰文件、数据，甚至伪造签名。此外，还存在变更通知单、技术核定单缺失的现象，使得施工过程中存在的设计变更，无法完整、准确的体现在竣工图纸上，导致错、漏、缺问题严重。 2.4 归档缺乏及时性 竣工档案归档不及时也是当前轨道交通档案管理中存在的主要问题，即便在工作人员的催促下索要来部分竣工档案，其质量也难以满足要求。尤其是对于那些无需经过档案预验收，只需第三方审计通过便能给付合同款的项目。竣工档案的索要更成为一件难事，严重影响着档案管理工作的有效进行。 2.5 借阅频繁，造成竣工档案老化严重 近些年来，我国轨道交通产业发展迅速，带动着轨道交通周边资源的利用率随之提高，越来越多的人出于各种需要，会到业主单位查阅轨道交通竣工档案，或是复印。在我国，轨道交通工程项目的档案保管普遍为永久性，且绝大部分文件并没有实现全文数字化。过于频繁的查阅和复印，使得工程档案老化速度加快，尤其是对于那些本身就比较陈旧的资料更是如此。还有一部分人出于某种特殊需求，会将竣工档案外借，导致档案丢失和损毁现象严重。 造成以上几点轨道交通档案管理存在问题的主要原因有以下三点。首先，相较于轨道交通工程项目，社会各界对竣工档案这类“软件”资料重视不够[2]，补填、杜撰现象严重。其次，建设单位在与各参建单位签订协议或合同时，没有将竣工档案的内容、要求等细化，归档责任也不够明确。第三，施工单位涉及各个层级的工作人员，部分人员综合素质低，专业技术能力不足，使得一些竣工档案在形成过程中便缺乏规范性，质量无法达到要求。 3 加强轨道交通竣工档案管理的对策 3.1 做好前期控制 所谓前期控制，是指从竣工档案形成的源头控制档案质量。只有从加强制度管理与合同管理入手，建立有效的监管机制，并利用切合实际的经济有段予以约束，才能确保轨道交通竣工档案的完整性和准确性。项目正式开工之前，建设企业需与施工单位、监理单位、设计单位等参建单位签署内容详实、精细的合同，合同中应明确参建方在工程文件管理上的责任以及档案编制要求、移交期限等内容，并注明违约责任，以此增强参建单位对于工程文件的重视，在确保工程进度和质量不受影响的前提下，加强档案管理。除此之外，通过定期开展档案管理培训，提升参建单位资料管理人员的专业能力，使其认识到竣工档案管理的重要性，并进行规范化管理。 3.2 做好过程控制 当轨道交通工程进入项目建设过程中，建设单位的质量管理部门和档案管理部门应定期检查各参建部门工程文件的形成情况，一旦发现文件存在不完整、不准确或不规范现象，应及时予以指导和控制。这样做既能弥补前期培训工作中存在的不足之处，又能确保后期竣工文件进行归档时，质量能够达到相应标准，满足要求。做好轨道交通工程建设中的过程控制，能够将隐患消除在萌芽状态，在很大程度上减少项目竣工时的验收压力，同时给档案质量以足够的保障[3]。 3.3 做好后期控制 做好軌道交通工程文件的后期控制，是高效完成档案管理的必要方式。应确保竣工验收制度落到实处，各参建方的档案管理责任具体化、精细化，严格控制好竣工资料的收集、整理、汇总过程，确保完整性和准确性。需要注意的是，档案验收工作固然重要，竣工档案的自检工作同样不可忽视，做好参建单位的职责划分，监理单位严格检查竣工文件是否完整、准确，而建设单位应把控好前期文件、验收文件的质量，确保档案自检工作的有效落实。除此之外，在进行工程决算时，建设单位的档案管理部门也应依据档案管理情况，签署意见，以此促使施工单位对档案工作引起足够的重视，确保档案文件收集、整理的质量。 3.4 灵活调整档案接收模式 轨道交通工程是一个规模庞大、工期长、参建单位众多的复杂工程，在建设过程中会涉及到大量档案资料的验收和移交工作。以往的档案接收模式，是以工程项目为单位，这种方式存在短时间内出现大量需移交接收的档案资料的情况，不但工作量巨大，且会影响归档进度。面对这种情况，可以灵活转变档案接收模式，以施工标段为单位，完成一个标段的工程，便将此标段包含的所有施工文件和图纸进行移交。 3.5 加强竣工档案管理法律教育 轨道交通工程项目的各参建单位，都应充分意识到档案管理的重要性，树立强烈的档案法制意识，定期组织相关培训教育，加强全体员工竣工档案管理法律法规的学习，使其时刻提醒自己重视档案管理的质量和效率，确保轨道交通建设者既能够确保工程质量达标，又能够满足竣工档案管理的各项要求和指标。此外，参建企业应建立严格的档案管理机制，对档案管理人员的行为予以约束。推行档案责任制，明确各方职责。 4 结束语 加强竣工档案管理，是轨道交通管理工作的重中之重，其内容涉及包括施工单位、建设单位、监理单位在内的各个参建企业。若要确保竣工档案管理高效完成，就要不断加强参建方的档案管理水平，如此方能顺利完成交工验收，避免人力、物力的浪费，进而推动我国轨道交通产业的迅速发展。 参考文献 [1]李娜.浅议轨道交通工程竣工档案管理[J].建筑与装饰，2017（4）. [2]袁晓玉.轨道交通工程竣工档案质量管理问题及对策[J].办公室业务，2013（3S）：199-199. [3]何红丽.城市轨道交通工程档案管理现状及发展趋势[J].兰台世界，2011（s1）：114-115. |
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