| 标题 | 新形势下如何做好文书档案管理工作 |
| 范文 | 申新彪 摘 要：随着我国经济的不断发展，建筑工程也得到了快速的发展，由此人们愈来愈重视建筑工程文书档案管理工作。科学的文书档案管理工作不仅能够引导工程建设决策人员做出正确的决策，而且能够促进工程建设单位的进步，提升工程建设的效率。因此，本文论述了在新形势下做好文书档案管理工作中出现的问题，以及改进措施。 关键词：文书；档案管理 文书档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。所以，要充分认识到文书档案管理工作的重要性。特别是当今在国有企业深化改革中，管好用好文书档案对国有资产保值增值起着重要的作用。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文件材料转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。 1 新时代文书档案管理工作存在的问题 1.1 制度有待完善 目前文书档案管理在制度方面还有待进一步创新与完善。尤其是我国的部分国企与事业单位，在经营管理方面制度创新力度较大，但在文书档案管理方面就缺乏一定的重视度，文书档案管理工作大多是几十年一贯制，带有浓重的机关档案管理特色，甚至一直沿用传统的管理制度与方法，这种现象严重影响了档案管理的科学化、制度化、规范化进程。 1.2 文书工作与档案工作衔接存在脱节 在现实工作中，文书工作与档案工作具有较强的联系，但又具有各自的特点，在分工上各有不同之处。因此在现实工作中，这两者之间需要相互配合，这样就可以形成一个分体式的管理体系，这种管理制度具有有效性和科学性，但也正是由于这种体制的存在，在一定程度上导致文书工作与档案工作之间的距离不断拉大。再加上在实际工作中，文书人员档案意识较为淡薄，而档案人员对文书工作也不甚了解，导致文书工作和档案工作之间不能良好地衔接，存在脱节的情况，两者的衔接主体上存在较多不规范的情况。 1.3 单位领导缺乏对文书档案管理改革的重视 有些高层管理员没有深入理解文书档案管理工作，缺乏正确的认识。甚至一些领导干部人为所谓文书档案管理就是简单的将信息进行收集和存储，并没有清晰的管理方法，导致改革效率普遍较低，且没有达到理想的效果。部分单位管理人员只是简单的口述一些管理要求，更细致的指导规划没有预案，总之就是在工作中没有给与足够的重视。 1.4 档案管理技术落后 目前，文书档案管理机制并不是特别合理，过于强调档案的“严格管理”，忽视了档案管理工作的文化服务功能，未能充分开发和利用档案资源，没有实现档案资源的社会价值。另外，当前档案管理技术较为落后，倾向于人工管理模式，信息化管理水平較低，给档案调阅、更新工作带来了一定的难度，不能满足文书档案信息化管理的标准要求。 2 加强文书档案管理工作的措施 2.1 实现文书档案的规范化管理 文书档案公文种类、形式和处理程序是否规范对最终档案管理具有重要的影响，特别是在电子信息化快速发展的及今天，文书档案规范化管理的重要性突出。建筑工程很多文件归档工作都需要在文件形成之前做好，为此，要求有关人员在文书工作处理程序上要做好和档案管理的衔接，比如对于文件的鉴定、分类和归档编号工作，需要在文书文件形成之前完成登记，实现文书和档案的统一化协调管理。另外，有关人员要进一步规范文书档案管理工作的程序和方法。首先，全方位地进行案卷普查，及时剔除一些无用的文件，有效避免计算机应用时的低效率和重复问题。其次，实现对案卷的重新整合。将一些过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷，从而实现对有关联案卷的重新整合，提升对案卷的有效利用。最后，实现对题名的规范，提升检索工作的查全率。文书档案检索的准确需要精准的题名作为保证，因此，需要有关人员保证题名工作的查全、查准。 2.2 培养管理人员的学习能力 新时期下，对参与管理档案的工作人员提出了更高的要求，那么对文书档案人员进行定期培训显得十分重要，建国初期对档案管理人员的要求仅限于识字、懂分配、工作踏实负责等，如今随着社会的发展进步，需要不断的提高管理人员的工作和分析能力，培养其养成高尚的职业素养，文书档案员是管理档案的中坚力量，本质上要求档案人员熟悉工作内容，不断进行深层次学习，对现代化技术，特别是计算机网络技术有一定的了解，以便在日后的工作中进行应用。 2.3 加强部门协作，相互配合 做好文书档案管理工作文书档案中的许多有利用价值的档案文件材料往往来源于各立档部门。因此，处理好与各立档部门的关系，不断完善档案的结构，提高归档质量，是档案部门的一项重要工作。档案管理人员必须做到“三勤”，即嘴勤、脚勤、脑勤。嘴勤，即经常主动了解各部门开展的业务工作及内容；脚勤，即经常到各部门走访，注意多收集档案工作信息；脑勤，即要根据本企业的实际情况，思考档案与企业业务工作的关系，本着为企业科研生产服务的原则，探讨全面提高档案管理工作的方法。同时要加强与各部门的协调和沟通，保证档案收集渠道的畅通，还要着重收集能够体现企业的历史演变、重组变革、重大事项的档案文件材料，为企业将来拓展业务领域提供科学根据，切实发挥档案部门在企业发展中的参谋助手作用。 2.4 提高文书档案管理工作的信息化水平 新时期建筑工程档案文书管理工作发展的重要基础和保障是现代化的管理技能。计算机技术的应用，能够将档案文书的形成、运行、积累、转换等工作环节和自动化办公进行衔接，从而实现文件起草、修改、删减、检索等工作的系统化发展。信息化、现代化的管理方式是现代工程建设文书档案管理的必然要求，也是未来文书档案管理工作人员需要努力的方向。此外，文书档案的信息化管理能够提升文书档案管理的高效性和安全性。为了保证文书档案的安全管理，有关人员需要建立相关管理机制和制度保护措施，从而在享受信息化便利的同时有效避免因为计算机事故带来的文书档案信息丢失问题。 3 总结 文书档案管理工作是一项专业性、实践性、严谨性很高的工作，对有关人员的工作能力提出了更高的要求。所以，做好新形势背景下的文书档案管理工作，档案管理机构需要建立完整的文书档案管理机制，培养管理人员的学习能力，强部门协作，相互配合，同时要提高文书档案管理工作的信息化水平，这样才能使文书档案管理工作更上一个台阶。 参考文献 [1]林丽媚.基于档案管理理念创新视角的档案管理信息化思考[J].经济与社会发展研究，2014（10）. [2]王泽敬.如何做好新时期文书档案管理工作[J].办公室业务，2014（23）. [3]陈龙民.论新形势下如何做好文书档案管理工作.黑龙江史志，2013（20）. |
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