| 标题 | 电子商务档案管理的实践探讨 |
| 范文 | 部傲春 摘 要：电子商务是一种现代化的商业运营模式，借助电子手段来完成商业贸易活动，极大程度上提高了商贸活动的信息化和智能化水平，同时也为电子商务档案管理工作提出了更高的要求。电子商务档案信息形成与电子商务实践活动当中，记录了经济主体活动当中的原始数据信息，已经突破了传统纸质档案管理的模式，借助电子档案这一现代化媒介进行档案管理，极大程度上提高了档案管理的难度。本文将就电子商务档案管理特征和管理实践方法进行研究。 关键词：电子商务；档案管理；实践方法 在互联网迅猛发展的社会背景下，我们已经进入到了信息时代，在这样的时代背景下电子商务成为商贸活动的重要手段，在商业贸易活动当中也在进一步拓展和广泛应用。在电子商务发展过程当中产生了大量的经济主体活动信息，也进一步促进了电子商务档案的形成，为档案管理提出了更高要求与标准，有效推进电子商务档案的智能化管理成为必然发展趋势。企业要加强对电子商务档案管理特征的分析，并立足档案管理实际提出优化电子商务档案管理的方法。 1 电子商务档案特征 1.1 信息自动生成 电子商务档案当中记录的是借助电子商务平台产生交易双方在互联网当中开展经济活动的信息与数据记录，这些档案信息资料都是在互联网支持之下自动形成的，不具备人工识别和记录的特征也不涉及人工操作。从电子商务交易活动的开始一直到结束，都是在虚拟网络条件之下完成的，各个过程都被记录在互联网当中，最终形成电子商务档案，并提出档案管理的要求，所以信息自动生成是电子商务档案突出的特征，使得电子商务档案管理具备了特殊性。 1.2 信息存储庞大 电子商务档案的存储方式是以电子档案的形式存在，和传统的纸质存储方法千差万别，不再单一的记录交易活动的文字信息，也不是单一的用文字方式记录下来，而是运用多样化的信息呈现方式，如文字、视频、图片等将全部媒介信息记录在案，信息的完整度很高，信息内容更是十分丰富。而且全部电子商务档案信息资料会伴随企业壮大和发展实现种类以及数量上的增长，受此影响电子商务档案的信息存储具有庞大性的显著特征。 1.3 信息载体相关 在存储电子商务档案时，必须要借助一定的存储介质，这一介质已经和纸质存储产生了明显的差别，突出的差异是无法直观识别，同时也不可以人为的对其进行操作和修改。它是网络化信息具有虚拟性的特征，只可以借助计算机系统完成数据采集到分析的一系列操作，由此可见，电子商务档案的一个重要特征就是信息及其载体存在明显相关性。 1.4 档案内容复杂 电子商务构成本质实际上是系列性的字符串，电子商务当中涉及到的商贸往来信息是十分重要的，同时也存在着巨大的安全风险，这就需要对电子商务档案进行加密管理，恰当运用加密技术保障档案管理的安全性。尤其是机密性高的档案，更是要提高加密程度，做到电子商务档案信息的绝对保密，所以档案的复杂性特征明显。伴随着信息时代的发展，企业对于电子商务档案的重视程度逐步增加，也在档案管理方面进一步加强保密力度，进一步增大了电子商务档案的复杂性特征。 2 电子商务档案管理的实践方法 2.1 提高电子商务档案管理意识 电子商务档案涉及到的是企业与消费者在电子商务平台当中进行商贸往来的重要数据与信息，这些信息对于企业的发展来说都是极其重要和宝贵的财富，所以必须要做好电子商务档案的科学管理工作，提高档案管理的有效性。增强电子商务档案管理意识是优化档案管理的基础和前提条件，所以档案管理优化的开始是管理意识的提升。第一，企业领导要深化对电子商务档案管理的认识，意识到电子商务档案管理以及档案利用的价值，真正将档案作为企业资产以及财富，将其作为企业战略化发展和可持续进步的支持力量，并将思想认识和档案管理的重视转化成为实际行动，在电子商务档案管理方面加大支持和管理力度，及时发现以及解决档案管理当中的突出问题，奠定档案创新管理的坚实基础。第二，引导企业员工树立良好的档案管理意识，并号召广大员工在日常工作实践当中做好档案的保护和管理，保护好企业知识产权，避免侵害客户以及企业的切实利益，做好电子商务档案的主动管理。 2.2 完善电子商务档案管理制度 电子商务档案管理是企业管理环节的重要组成部分，是企业管理体系完善健全的重要出发点和突破口，而且在企业的各项管理工作当中，电子商务档案管理是关系企业稳定持续发展的关键性因素。电子商务档案是否完整会直接影响到档案能否得到有效保护。企业必须要做好全方位的电子商务档案管理工作，设置专门的档案管理机构，并配备专门的档案管理人员负责对电子商务档案信息进行收集、归纳整理和分析，并根据企业档案管理的实际要求构建与企业发展实际将符合的档案管理制度，推动电子商务档案管理的制度化和规范化发展。在健全档案管理制度的过程中，需要具体化的对电子商务档案的各个工作流程给出明确要求以及规定，并且明确相关部门的权限与职责，将责任落实到人，规范有关人员的档案管理行为，使得档案管理实践活动有法可依，有案可查，向科学化的档案管理迈进。 2.3 提高档案管理人员综合素质 电子商务档案管理人员承担着电子商务档案管理的主要责任，而这些档案信息关系到企业的生存发展，是企业重要机密与财富，这就要求档案管理人员具备良好的管理素质，拥有极高的科学文化水平和组织协调素质，同时还需要对档案管理、企业经营、网络信息技术等有深刻的研究和极高的造诣，用极高的综合素质服务与电子商务档案的科学管理。为了满足企业档案管理的需求，企业要加强对档案管理人员的教育培训，有效适应新形势下档案管理创新发展的现实要求。在教育培训当中要将专业素质教育和职业道德素养的培训结合起来，提高档案管理人员的责任意识和爱岗敬业观念，同时要为档案管理人员提供对外交流学习的机会与平台，打造一支综合素质过硬的电子商务档案管理人才队伍，更好的服务企业档案管理，保障档案的合理管理与利用。需要注意的是，在人才选拔和任用当中要用开放性的理念拓宽人才培养与引进的渠道，保障档案管理工作具备良好的人力資源优势。 2.4 健全电子商务档案监管体系 电子商务存在着极大的时空距离，而且电子商务档案信息具备复杂性、虚拟性和庞大性等突出特征，使得电子商务的档案管理的特殊性更加的明显，容易出现不同形式的档案管理风险，从而对企业的稳定运营带来不利影响。因此，企业必须要做好电子商务档案的科学管理工作，特别是要注意档案管理当中的监督，使得各项档案管理工作可以在规范化程序之下运行。一方面，企业要根据电子商务档案管理以及监督的现实需要构建完善的监管制度，确保监管制度的贯彻落实，推动企业电子商务创新发展。另一方面，企业要积极构建档案监管机构，并设置专门的监管人员负责对电子商务档案管理的全过程进行监督把控，将事前监督、事中监督和事后监督整合起来，最大化的发挥电子商务档案监管体系的运行价值，彻底改变档案管理的被动局面。 3 结语 随着电子商务的迅猛发展，电子商务档案管理的重要性逐步凸显，以便能够充分发挥档案的利用价值，推动档案管理的智能化和现代化发展。对此，企业要深化对电子商务档案管理的认知，从根本上提高档案管理意识，积极完善电子商务档案管理制度，提高档案管理人员的综合素质水平，不断健全电子商务档案监管体系，提高档案管理效果，充分发挥与挖掘电子商务档案价值。 参考文献 [1]杨杰.电子商务活动中企业档案信息资源管理初探[J].云南档案，2014，（8）：115-116. [2]孙万同.电子商务档案的特点及智能化发展趋势探讨[J].黑龙江史志，2014，（20）：102. [3]李奇英.电子商务档案管理的智能化趋势研究[J].产业与科技论坛，2015，（12）：215-216. |
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