| 标题 | 大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设探究 |
| 范文 | 卢念国 摘 要：对世界各国而言，其国内企事业单位均在社会经济发展进程中发挥着极为重要的推动作用。尤其是事业单位，其不仅是我国社会发展的动力源泉，更是保障人民生活质量的重要力量。因此，为确保我国事业单位的稳定发展，进而维护社会的和谐与稳定，作为事业单位领导者，便应务必对自身的文书档案管理工作给予足够的重视，与此同时，为切实提升单位文书档案管理工作的工作效率，并尽可能减少工作失误，作为单位的文书档案管理人员，还应积极运用信息技术手段来推动文书档案管理工作的不断创新，如此方能确保单位文书档案管理工作的有序开展并积极发挥文书档案的积极作用，从而促进我国事业单位的稳定发展。 关键词：大数据；事业单位；文书档案管理 随着社会的不断发展，各类先进的信息技术也逐渐也运用到了社会各大领域的发展进程中并起到了有效的推动作用。对此，事业单位的文书档案管理工作也应积极运用信息化的管理手段与方式，如此方有利于文书档案工作信息化建设的普及与推广。尤其是在如今这样的大数据视野下，文书档案因其本身信息存储量大，加之储存的时间周期也极为漫长，故而唯有积极运用现代先进的信息化技术，方有利于单位文书档案作用的进一步发挥，进而满足大数据环境下，社会对单位文书档案管理工作的要求与挑战。 1 大数据时代文书档案信息化管理的意义 目前，无论是国内事业单位或普通企业，其对自身的文书档案管理工作均是以人工管理为主，然而这样的管理方式，不仅需要管理者付出极大的劳动量，且劳动效率也尤为低下。而随着信息时代的到来，信息技术在文书档案管理领域的运用，不仅推动了单位文书档案的信息化建设，且针对单位于发展过程中所产生的各类数据，仅是通过一次录入操作便可实现多次的开发利用。与此同时，针对录入后的数据，单位内部均能基于单位的信息平台而获取自身想要的数据资料，如此不仅实现了数据共享，更极大提升了事业文书档案的管理效能[1]。此外，传统的文书档案管理，其之所以管理效率低下还有一重大体现便是在档案目录的查找方面，而随着信息化手段的逐渐普及，其不仅让事业文书档案的目录查找变得十分便捷，且借助各种先进的网络功能，还实现了即时的查询与搜索，并可利用多样化的查找方式，来进一步提升事业文书档案的检索效率，如模糊查询、分类查询、组合查询等。当然，不同部门有与之相对应的使用权限，如此既能确保单位文书档案的保密性，又能进一步减轻相关工作人员的工作量。最后，基于信息技术的事业文书档案管理，还将有利于提升文书档案资源的利用效率，如基于先进的计算机技术，便可实现对文书档案资源的借阅记录，以便相关管理人员及时催还，从而有效实现了对档案的借阅与催还管理，进而保证了高效的文书档案管理效能。 2 事业文书档案信息化建设进程中的问题 2.1 档案信息化的观念还有待进一步强化 文书档案作为事业单位的重要信息资源，其无论是资源的准确性与完整性都将对单位产生重大影响。然而当前，许多事业单位领导者却并未认识到档案信息化的重要性，以至于其在面对文书档案管理工作时，通常是将其视为边缘工作而未能设置专门的机构或部门来进行故那里，这便导致了单位信息化建设程度的落后，加之受传统档案管理思想观念的影响，致使单位的文书档案并未得到良好的运用，如此必将阻碍单位的有效发展。 2.2 尚未构建文书档案信息化管理平台 随着事业单位的不断发展，其长年累月积累下来的文书档案资料也是日益增多，繁多的文书档案资料不仅极大增添了管理人员的管理压力，且随着时间的推移，档案自然老化现象的出现更是让管理人员无力确保其完整性。对此，若单位尚不关注对自身文书档案信息化管理平台的建设，则势必难以解决以上问题。 2.3 文书档案信息化管理人才较为缺失 传统的事业文书档案管理工作通常是采用“一本帐”的管理方式，然而这种落后的管理思想与手段，势必无法满足现代化的发展要求。虽然，随着信息技术的不断普及，其在文书档案管理工作的运用将有助于事业文书档案管理工作的信息化建设，然而由于信息化管理人才方面的缺失，使得当前的文书档案管理工作仍不能与信息化时代的要求相匹配，从而严重影响了单位文书档案资源的有效运用，并阻碍了事业单位的有效发展[2]。 3 大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设对策 3.1 强化信息化档案管理观念，提高人员综合素质 随着时代的不断发展，现代社会对档案管理工作的要求也越来越高，相应的也对文书档案管理人员提出了更高的要求。然而目前，国内大多数事业单位的文书档案管理人员，其文化程度与专业素质并不满足时代发展的要求，加之大部分的档案管理人员并未认识到自身乃是联系企业内部不同部门人员的纽带与桥梁，因而在实际的工作过程中，也未能起到有效的牵引作用。甚至有部分档案管理人员，在信息化与科学化全面普及的今天，仍旧不懂得如何运用电脑，或缺乏相应的电脑知识[3]。目前，国内针对档案信息进行研究与开发的专业人才并不多，从而导致了我国的档案管理工作质量始终难以得到有效提升。对此，为切实改善这样的管理现状，作为单位领导，应首先建立起运用信息化技术的意识，并将之渗透至单位各部门，尤其是文书档案管理部门，应首要让其意识到推动文书档案信息化建设的重要性，以增强单位文书档案管理人员的工作责任心。其次则是针对事业单位的文书档案管理人员，应务必提高其对现代信息技术的运用能力，如此方有利于事业单位文书档案管理工作的不断创新，进而积极发挥文书档案资源的优势，从而推动事业单位的有效发展。 3.2 建设与开发文書档案数字化平台，实现文书档案资料数字化处理 传统的文书档案资料，因其均是纸质的材料，故而对档案管理人员而言，无论是针对档案的查阅或检索，均以一件及其繁琐之事。对此，为有效解决这样的档案利用矛盾，我们更应基于大数据的视野来充分发挥信息化管理技术的优势，以实现对文书档案资料的数字化处理，将传统的纸质文件转化为电子的形态，以便更好的开发及利用，继而切实提升单位文书档案管理工作的效率。 3.3 强化文书档案的安全化管理，合理规避档案管理风险 事业文书档案管理工作的重点在于保证档案信息的安全。而随着互联网技术的普及应用，虽极大地提升了档案信息资源的信息化程度，并有效提高了档案管理工作的服务效能。然而值得注意的时，目前，由于我国大多数从业者并未能完全掌握新信息技术的使用，加之在技术应用层面存在明显的短板，致使当前的信息化文书档案管理工作存在着一系列的安全隐患，其主要表现在以下几个方面：首先，由于缺乏相应的保护系统，致使信息化文书档案容易被外界由后台侵入，并能随意篡改其中内容；其次，互联网黑客与网络病毒活动的日益猖獗，也对信息化档案的安全性造成了一定影响。最后，文书档案管理相关的从业人员，其本身的职业素养便不高，加之缺乏一定的网络安全意识，从而极易造成各类数字化媒体载体出现丢失、损毁等现象。对此，相关部门应针对上述问题提出相应的改进策略：如，通过对档案管理人员的培训提升其安全防范意识；加强对计算机网络的日常维护工作，及时更新病毒查杀软件；做好档案信息资源的备份工作，从而最大限度的规避资源安全风险。 总之，在如今这样的大数据背景下，事业单位唯有对自身文书档案工作的信息化建设给予足够重视，方能切实提升事业文书档案管理的工作效率。与此同时，基于计算机网络与大数据环境，方有利于实现对文书的文书档案资源的网络传输、查询、开发以及利用，如此方能切实提升事业单位文书档案资源的利用效率，继而维护单位的发展和谐与稳定。 参考文献 [1]李剑峰.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的思考[J].赤子：上中旬， 2014（17）：187-187. [2]卢艳.浅析事业单位文书档案管理效率的提高[J].中国科技投资，2013（Z4）：47-47. [3]王舒雅. 试论事业单位文书档案管理中存在的问题与对策[J].教育：文摘版：00354-00354. |
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