| 标题 | 事业单位人事档案管理问题及对策分析 |
| 范文 | 刘莉华 摘 要：在事业单位基础工作中，人事档案管理是重要的组成部分，它能够反映出个人经历、工作表现、奖惩情况、历史背景等，能够对企业经济利益的合法权益起到较好的维护作用，同时在选贤举方面，其发挥的作用举足轻重。随着我国事业单位面临的人事改革，很多新问题和新情况出现在人事档案管理工作中，对企业基础工作管理造成一定程度的影响。所以，事业单位要对当前人事档案管理中存在的问题进行科学的分析，针对出现的问题及时采取行之有效的措施进行解决，从而确保事业单位人事档案管理朝着标准化、规范化和精细化的方向发展。 关键词：事业单位；人事档案；管理对策 任何一个事业单位的人事档案管理都会经历“从无到有，从粗到细”这样一个过程，在前期的档案建立期间，资料相对分散，在一定时间的集中整合后能够使档案管理走上轨道，经过日积月累的整理，能够实现档案工作的规范化、现代化和制度化。在我国事业单位中，人事档案管理工作所发挥的作用举足轻重。 1 建立人事档案工作的重要性 1、为人力资源管理提供基础保障。人事档案能够对员工的成长历程中每一个環节进行真实的记录，确保每一个步骤都准确无误，能够对员工的基本资料进行真实的反映。这些依据均将事实作为依据，其说服力较强，有较好借鉴意义，能够使企业的管理者对员工的实际情况有一个全面的了解，在进行人事调动和上任的时，可以减少了对于相关人员的考核时间，将其安排到合适的岗位，使其能够更好的履行职责；同时还能够根据个人的专业，有针对性的提升员工个人素质和业务能力，从而使工作效率效率得到提高。 2、为人事任命提供参考依据。事业单位如果需要任免、调动人员，都需要全面的掌握相关人员的品性、性格和才能等，还需要实地考察个人经历和工作经历，但这些信息在人事档案中都有所体现。所以事业单位只有做好人事档案的管理，使档案内容更加系统和全面，才能够人事调整调动和人事任命时有理有据。另外，通过对人事档案的了解进行人事任命，能够使人才的专业和特长得到发挥，使人事任命更具有专业性。 3、作为个人考评的基础信息。目前，我国大部分事业单位都将个人考核作为日后职务晋升的加分项，因此做好档案管理工作密切联系着每个员工的利益，档案的参考数据不仅能够肯定每名员工的成绩，而且能够避免无成绩、无学历、无特长的“关系户”被安排到重要岗位，给工作造成被动。在人事变动时，新单位也能够通过人事档案对员工的个人经历信息进行及时了解，在适当时机合理判断员工的工作能力，从而使人力资源管理效率大大提高。 2 事档案管理中存在的问题 1、缺乏对人事档案管理的重视。人事档案管理看似简单且不出成绩，因此很少有领导和同事对其关注并对该项工作存在一定的误区，认为人事档案管理作为保管的事务性工作，只是简单的抄抄写写，没有任何管理的难度，且没有创造出任何经济效益，只需要做好归档工作，确保档案信息的安全性即可，因此导致经费不足、人员较少、场所简陋，人事档案工作长期处于被动应付的状态，档案管理人员也越来越懒散，档案收集意识淡薄，对档案管理水平造成严重影响。 2、缺乏先进的管理设备。由于人事档案管理工作没有受到重视，因此档案管理人员大部分都是没有经过专业培训直接上岗的，这些工作人员对人事管理工作的岗位职责、管理要点都含糊不清，档案收集意识淡薄。而且很多档案管理人员属于兼职，没有充足的精力投入到档案工作中，在日常工作中只是将档案材料随意放在档案盒内，并未在归档后进行整理。另外有些事业单位由于办公室场地紧张，就将档案室安排在闲置的储物室或仓库内，这些地方由于阴暗潮湿，环境相对恶劣，对档案内容造成一定的损坏。另外，档案室的防火、防盗等手段具有较低的水平，信息化管理等软件设施不齐全，铁窗、铁柜等硬件设施也不完善，传统陈旧的管理手段导致工作人员使用手工操作方式进行档案的调阅，对原件造成一定的影响。在信息化建设过程中，也有档案部门对信息管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统不了解。 3、缺乏规范的档案材料制作方式。在档案管理中，各地方对档案材料的规格有统一的要求，档案材料需要16开规格的办公用纸，档案管理人员需要及时裁剪、裱糊加工不规则、破损、卷角、折皱的材料。但近年来，归档的材料中经常会出现A4纸，这些材料具有较大的裁剪难度，且浪费大量的人力、物力和财力。在行政机关办公活动中，一般是纸质档案与电子档案并存，但电子档案的可读性、安全性和原始性等问题需要档案管理部门解决。 3 新时期人事档案管理工作的对策与思考 1、提高人事档案管理重要性认识。一是要加大对《档案法》的宣传力度，使各级管理人员及工作人员的人事档案管理意识得到有效提高，使档案工作氛围逐步向好，使企业的决策者对人事档案工作进行充分认识，使他们认识到人事档案管理工作在单位中所发挥的重要作用；二要丰富形式载体，对人事档案工作的重要性进行广泛宣传。作为档案管理人员，要通过自学、参加培训等方式不断提高自身的专业素质水平，对档案工作的各个环节和基本要求全面掌握和熟悉，探索一套科学有效的档案管理方法，使档案质量和工作效率得到提高，确保档案工作更实用、更科学。 2、加强档案管理人员队伍建设。在单位管理过程中，为使客户档案工作能够满足其需要，事业单位要及时进行奖励机制的建立，对档案人员的职级和待遇问题进行妥善解决，使档案人员工作的积极性得到进一步提高，确保有一个稳定的档案队伍。另外，事业单位还需要不断加强业务培训，通过定期培训的模式使档案队伍综合素质得到提升，使其能够向各部室横向覆盖，对下属的基层单位进行纵向覆盖，确保实现全员培训，使人事档案管理的认可度得到增强，进一步促进档案管理能够更高的服务企业发展和管理。 3、健全人事档案管理制度。对于人事档案的管理工作来说，健全的人事档案管理制度具有关键性作用。事业单位要按照国家相关要求，制定、完善、健全适应单位工作实际的制度，特别是在建立人事档案计算机辅助管理制度时，要明确档案材料的收集和查询流程，严格人事档案材料审查，避免材料内出现弄虚造价内容，对事业档案整理工作细则进行不断完善，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备，集中统一管理各种门类、载体档案，认真保存照片、录音带、录像带等有价值的实物，将人事信息及时准确地传输，使人事信息管理的时效性进一步提高。 4、加强人事单位信息化建设。想要使工作效率得到提高，利用计算机等现代设备和现代技术是今后档案管理的发展趋势，在计算机内整理档案资料，不仅能够文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现纸质材料与数据信息双存，而且有利于档案的查找和翻阅，能够及时向各个部门共享人才档案信息资源。但是随着信息化技术的发展，人事档案的信息化管理需要加强保密工作，且只允许有相关权限的人员对人事档案进行查，使档案管理更加科学有效。 4 结束语 总言而之，随着社会的不断发挥，人事档案管理工作也要与时俱进，从而进一步服务人民群众，促进事业单位发展。档案管理部门要不断提升管理水平，使档案室转变为档案信息中心，实现档案资料数据共享，方便用户和各部门随时查看档案情况，给事业单位管理者重大事项的决策提供依据。各部门要对档案管理工作加强重视，相关部门要认真配合，工作人员要认真努力负责的工作，从而增强人事档案信息的时效性，为事业单位发展提供基础保障。 参考文献 [1]潘艳敏；杨松萍；唐振华；跨国企业档案管理的探索与实践[J]；中国档案；2011（18） [2]余瑾谦；探索事业单位人事档案的建立与管理[J]；办公室业务；2012（21） |
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