| 标题 | 论信息时代办公室档案管理工作的创新研究 |
| 范文 | 摘 要：社会在发展与进步的过程中，档案管理工作的重要性被逐渐凸显出来，伴随着科技的发展，信息化的档案管理成为其今后发展的必然趋势。档案管理工作信息化既可以提高档案管理效率，还可以保证档案管理质量，对于相关工作的开展具有一定推动作用。凡事有利就有弊，网络信息化亦是如此，它在带给我们便利的同时也存在一些弊端。本文针对办公室档案管理信息化内容进行相应分析，对档案管理工作存在的问题提出创新对策，因此更好的顺应信息时代的发展。 关键词：信息时代 档案管理 创新研究 1 信息化时代下档案管理工作概述 1.1 档案管理信息化的概念 在接受、收集、保存档案信息的过程中，将信息技术充分应用到其中，再提供档案信息资源的利用服务，就是所谓的信息化档案管理。简而言之，就是将传统的事物记录档案过渡为现代化的档案管理，通过档案行政机构的统一组织与规划，是这种档案管理工作的前提。 1.2 档案管理信息化的特点 档案管理信息化的特点主要分为以下三大类，首先是档案管理信息化的表现形式，它由传统的实物存档转变为当前的电子存档，无论是政府、企業还是事业单位，存档载体都得到了改变。其次，开展档案管理工作信息化这项工作，必须遵守相关部门所制定的法律法规。最后，传统的档案管理工作与信息化档案管理相比较，后者有着明显的优势，信息化档案管理能够在一定程度上提高档案管理工作的效率。 1.3 档案信息化管理建设的任务 利用现代信息技术，进一步开发与管理档案信息资源，是档案管理信息化建设的主要作用。通过档案行政机构统一的规划，并与现代技术相互结合，以此保证工作人员信息化管理水平的提高。现代信息技术不但能够提高档案管理工作效率，还是成为档案管理工作的重要载体。 2 档案信息化管理建设的内容 2.1 基础设施的建设 实施档案信息化建设的重要前提就是完备的软件与硬件设施，建立一个全国统一的档案管理信息平台，是档案信息化管理的最终目标。为了保证这个目标的顺利实现，进行档案信息化管理的过程中还应加强基础设施的建设，为档案管理信息化今后的开展提供保障。 2.2 标准规范化建设 档案管理信息化建设的根本是标准规范化建设，在档案信息化管理过程中进行规范管理。另外，与档案社会的实际发展情况相互结合，各个单位的档案管理部门做好实际调研工作，以现有的规范为基础，探索出更加规范的标准。 2.3 档案信息资源建设 档案信息资源的建设是档案信息化管理的重要任务，档案信息资源的建设，但是单位中的管理信息库、字档案馆和公共档案信息资源库必须相互统一。以此为基础的档案信息资源，是社会在今后发展过程中至关重要的资源。 2.4 应用系统的建设 以相关技术作为支撑所建设出的信息档案，才能够更加顺利持久的进行，应用系统就是技术的表现形式，它应尽可能满足功能设计与标准兼容。产品化与通用化是应用系统所采用软件要达到的基础，以此才能够更好的实现相互统一。 2.5 人才队伍的建设 各行各业都需要高技术人才作为支撑，档案信息化也是如此，增强人才队伍的建设，对档案信息化管理具有重要作用。由于行业的不同，档案管理人员所具备的知识也不同，应根据实际情况对相关人员进行培训。另外，信息化档案管理的必备知识就是计算机的应用，保证这一工作的顺利进行还应提高相关人才能力。 3 办公室档案管理工作存在的问题 3.1 管理方式过于落后 从某种程度上来看，档案管理意识的淡薄主要与参与这项工作的工作人员息息相关，完成这项工作的人员大多来自其他部门，甚至是专业素养较低的人群，使直接导致这项工作的效率大打折扣，对于档案管理工作的完善会产生许多不利因素，导致管理方式的落后，只有做到与时俱进才能够保证办公室档案管理工作高效顺利的进行。 3.2 管理人员重视程度不够 当前办公室档案管理人员存在专业水平不高、缺乏专业知识等问题，都会导致办公室档案管理工作无法高效运行，提高管理人员的综合素质就显得尤为重要。传统的办公室档案管理方法难以满足办公室的需求，并逐渐被淘汰，这就需要管理人员不断提高自身专业素养，将自身能力与网络信息化相互结合，才能够在效率方面有所提高，办公室档案管理工作向着更好的方向发展。 3.3 管理方式较为传统 档案管理工作的方式，会直接影响到档案管理工作的效率，随着信息技术的发展，当前一些办公室逐渐实现网络办公，这样的工作方法能够提高工作效率，并减少工作当中的失误。但是在部分单位当中，尚未实现网络化办公，传统的档案管理工作不免会造成一些失误，传统的管理方法必定会影响档案管理效率。 4 提高办公室档案管理工作效率的对策 4.1 完善档案管理制度 健全完善的办公室办公室档案管理制度，对其今后相关联工作的发展十分重要。第一，能够保证档案的安全性，对于重要的文件进行保密处理，有针对性的采取相应措施，才能够保证档案管理工作的及时有效。第二，解决档案管理工作的繁琐问题，对相关档案进行分类管理，方便以后的使用与查找。完善的制度既能够保证档案的安全性，还能够体现其严谨性。 4.2 加强工作人员培养 工作人员的自身素质是办公室档案管理工作质量提高的关键，首先，管理部门对应对相关工作人员进行定期培训，信息时代的档案管理工作会涉及到较多的计算机操作技能，应对相关工作人员的计算机能力进行培训。其次，及时更新工作人员的理论知识，实际管理案例的解析能力也应进一步加强。档案管理的质量得到进一步加强，减少资源的浪费。 4.3. 创新信息技术管理 对大量的信息进行整理、分类与管理，就是档案管理工作的主要任务，面对复杂的资料与更新速度较快的信息，档案管理人员对其进行管理时会受到这种因素的限制，进而出现信息滞后的情况。在档案管理过程中对信息技术进行创新，管理人员建立共享信息资源系统，档案管理人员能够在第一时间收集最新的信息，进行优化管理后，全面提高管理效率。 5 结语 总而言之，档案管理工作在发展的过程中应紧跟时代的步伐，合理应用现代科学技术，充分掌握信息技术的优势，对档案管理工作进行不断创新。将档案管理与信息化这两者有机相互结合，是当前每位管理人员所追求的目标，也是档案管理工作今后发展的主要趋势。因此，通过创新管理理念、转变工作人员观念等一系列方法进行自我完善，将档案管理的作用充分发挥出来，最终提高办公室档案管理效率。 参考文献 [1].浅谈信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J]. 李君彦. 中国管理信息化. 2014（04） [2].浅谈信息时代档案管理工作者应具备的几点素质和能力[J]. 高晶. 办公室业务. 2016（03） [3].探讨档案管理信息化的含义与发展趋势[J]. 刘丽茹. 赤子（上中旬）. 2014（17） 作者简介 陈燕熙，1983.1.19，女，汉，本科，籍贯：武汉，当前职务：行政专责，当前职称：初级，研究方向：档案 |
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