| 标题 | 浅析单位文件向档案的转化步骤 |
| 范文 | 陈巨辉 摘 要：信息技术和计算机技术的迅速发展将人类推入了大数据时代，随着单位信息量的逐渐增多所产生的纸质文件具有收集整理繁琐，整理耗时的缺点，并且遗失率比较高，因此，本文从单位文件与档案的区别入手，分析了单位文件向档案的转化步骤。 关键词：大数据；单位文件；档案；转化 随着大数据和信息化技术的发展与推广，单位日常社会生产活动中产生的文件特别是纸质文件，如果无法有目的性的收集整理，就会出现碎片化、遗失率高等问题，同时这些问题很容易造成单位档案的无序化。在某种程度上，会直接影响到单位的生产经营活动和单位文化的建设。因此，单位员工特别是单位档案的管理人员熟悉档案管理的基础知识和掌握文件向单位档案的转化步骤就显得尤为重要。 首先，单位文件与档案的区别与联系。单位文件是指单位为处理社会生产活动而产生的记录有信息的一切资料。单位的档案是单位在从事社会生产活动中形成的一系列的具有保存价值的文件和资料。从定义上理解，文件是单位档案的基础，档案是文件的精华。也就是说，不是所有文件都能成为单位档案；另外，即使有保存价值的文件，没有工作人员的整理也无法形成档案。 其次，单位原始文件的收集。在从事各种社会生产活动中会形成大量原始文件，包括从事管理、生产、经营、销售、广告宣传、科学研究、对外联络等各项日常工作中产生的文字、图表、音像等。员工特别是档案管理人员需要积极参与各部的事务，熟悉各部门的运作模式和工作进度，甚至参与到相关资料的形成中去。 在收集文件的过程中为提高工作效率，工作人员在把文件结案归档前必须注意以下要点： 1 必须注意文件的完整性。 完整性是基于事实上的完整，包括是否有缺页、附件是否完整、另外文件的处理手续或者主管部门负责人的签认等。如果是影音资料或者电子资料，检查与纸质档案的一致性。 2 必须注意文件的真实性。 确保其能否真实反映公司的真实活动和过程。在从事各种社会生产活动中产生的原始文件中，能够符合档案管理原则的文件才有保存的价值，其余文件可以经部门负责人鉴别，对于确实有一定保存价值的文件，可以另置档案系统予以保存，以便查阅。 3 其他事项 文件是否为原件，如果不是原件，而是复印件或手抄件，此时要检查其与原件的一致性；不同年度的文件一般不放在一起立卷；有价证券或者其他贵重物品，一般不归档，如需归档，可把影印资料或统计信息进行归档。 第三，对有保存价值的文件进行分类。档案的分类的依据可以是档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案进行分类；也可以根据部门组织、业务项目等因素来分类，并组成一定的体系。应尽可能将关系密切的同一活动、工作、会议形成的文件材料排列在一起。统计报表、简报、刊物、来文与复文、去文与复文等成套性文件可集中排列，该套文件内部按文件形成的时间先后排列。同一保管期限文件的排列顺序应保持相对稳定。如果案件较多，可以进行大、中、小三级分类，甚至可以在第三级之后增设第四级进行细类划分。细类或小类的文件应以装订于一档夹为原则，如果文件较多，一个档案夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于细类或小类之后增设“卷次”编号，必便查阅。例如，一般工业单位的第一级分类为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类等；党群工作、行政管理等二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置；组织机构等三级分类可以是科室或项目等；细类可以是工作组等 第四，对档案进行命名及编号。档案的名称应简明扼要，以能充分表示档案内容及性质为原则，以提高利用文件的查阅。单位一般没有全宗号，可以不准备。类别号，就是不同门类档案的代号，一般以拉丁字母及阿拉伯数字编写。期限，档案的保管期限，分为：永久、长期、短期。年度，以四位阿拉伯数字标注，一般以公元纪年。机构，文件形成或承办部门的简称或代号等。件号，以年度为界限，由档案管理人员集中整理归档的，一个保管期限编一个大的流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编流水号。件号应做到不重号，不空号。 第五，对文件进行著录。也就是把归档文件的相关项目录入档案管理系统。一般著录项目有：文件题名、责任单位或责任者、文号、成文日期、页数、件号、归档年度、保管期限等。其中，责任单位就是制发文件的组织或个人，应根据原文件据实著录，或用同一规范的通用简称；有文号的录入文号；文件题名，即文件的标题，一般应照实抄录，不做随意改动。如果文件没有题名或題名无法揭示文件的实际内容，应重新拟定一个题名。进行著录并编录完毕后，应在预留若干空档，以备将来增补之用。无成文时间的可无需录入。 第六，填写备考表。主要是放置在档案盒内用以说明，本盒文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如果无上述情况，可以暂时不用填写。另外，表内应标明，整理人：即负责本盒文件整理归档人员的签名；检查人：由负责本盒文件归档的审核的人员签名；日期：填写归档的日期。 第七，对档案的装订和入盒。装订前需检查，文件是否破损，对破损文件进行修复；把字迹模糊的材料进行复制；看文件是否能够装订；对较大的文件，进行折叠，一般形成A4纸大小；原文件的装订物如需去除进行去除；单页文件无需装订。 4 结语 总之，单位档案对于单位自身的发展有着极其重要的作用。特别是进入大数据时代，大数据的基础就是大量真实的数据，包括，文本、图片、音视频等资料，而良好的单位档案管理系统将会有利于单位大数据的收集。 参考文献 [1]高玫.浅谈如何提高事业单位文件档案管理能力[J].商情，2017（13）. [2]刘慧婷.事业单位档案的归档文件整理研究[J].青年时代，2016（22）. [3]洪建华.基层单位文件档案管理现代化路径探索[J].中国管理信息化，2017（22）：189-190.技术文 |
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