| 标题 | 探究现代信息技术对企业档案的影响和对策 |
| 范文 | 田媛媛 摘 要：随着科学技术的进步，信息化技术在我国的各个领域内都被广泛的运用，经济体制改革所带来的挑战也催化了信息化管理模式的构建进程。尤其是对于信息含量大、涉及内容广泛、细节复杂的档案管理工作，更是为其工作工作效率的提高带来了便利。在此，文章就从管理现状、必要性、影响及对策入手，来探讨和论述这个话题。 关键词：档案信息化管理；现状；必要性；影响与对策 1 引言 随着经济体制的改革，能源企业均加强了对档案管理工作的重视，它作为企业资源管理中的一部分，能够为企业提供真实可靠的资源信息，确保企业的内部稳定发展。只有从思想上转变档案管理理念，从模式上创新管理内容和方式，才能发挥主观能动性，将档案管理工作全面的融入到市场经济当中，与时代接轨。因此新时期，面对复杂的社会环境，企业应当直面现状，针对出现的问题和变化，发散思维，运用先进的信息化技术，全面的推进制度、模式等方面的创新和发展，形成完善的档案收集、整理、记录、保存、留档、查阅等有机的整体体系。如此不仅确保了档案信息的真实、完整和安全性，也实现了档案服务的高质、高值，加强了管理人员的服务意识和责任心，真正落实了为人民服务的原则，便于企业、社会、公众进行必要的查阅，同时也成为企业可持续发展的稳定后盾。 2 企业档案信息化管理现状 2.1 管理意识淡薄 首先企业都是将创造最大的经济利益作为重点内容，忽视了档案信息化管理工作的全面性和整体性，普遍的认为档案信息化管理工作只是一项基础的简单的文职类的工作，或是单纯的对人力资源信息、企业发展信息等进行保存即可，从而缺乏了一定的重视程度，致使企业内部也没有专门的档案工作部门、专职人员来开展工作，造成人员短缺、管理滞后的现象；其次目前对于各企业来讲，还未从思想上进行全面的认识，没有将编制、审阅、获取等内容进行有效的整合，组成统一的整体，没有从真正意义上理解和运用档案信息化管理的内涵，致使档案信息化管理工作的目光短浅，没有长期的科学规划。 2.2 重保管，轻利用，资源闲置 档案管理工作应当将文书档案以及声像档案集中收集整理，部分企业只重视文书而忽视了声像以及实物档案的收集，导致部分资源流失，影响了企业档案的系统性域完整性；另外，由于档案管理人员缺乏正确的管理意识，对一些重要的信息资源自行保管，没有上交企业集中管理，造成资源的损毁与丢失；部分企业只重视信息资源的收集保管，但是缺乏后期对档案的整理以及分析工作，导致大量信息资源闲置，无法有效地服务于企业建设。 2.3 工作体系不完善 由于缺乏正确的认识，在档案管理的各各环节上没有相关的管理体系和工作考核制度进行管制和约束，从而使企业的档案信息无法完整的进行收集，加之现阶段的管理人员队伍整体的综合水平呈现出不平衡性，不仅技艺不精，思想觉悟也不高，不管是基于员工本身的能力问题还是外部环境的影响，都容易造成档案资料的不完整、泄漏和丢失。 2.4 档案的安全难以得到保障，缺少充足的基础设施，当前大部分管理人员都是采用传统的纸质材料进行管理，计算机硬件软件配置较低，计算机使用过程中常常出现存储受限、系统崩溃，防火墙等软件的安全性较弱，易感染病毒，加大了人事档案信息资料的泄露风险。 3 强化企业档案信息管理的必要性 在大数据时代，企业发展对数据的真实性、准确性以及专业性要求更高，档案管理只有提供更加直观，完整和详实的数据分析企业才能有效加以利用，从而进一步促进企业发展。 3.1 服务企业管理。档案管理作为其信息的采集中心，直接决定着企业的正常运转，因此在大数据时代背景下，企业的档案管理融入了现代科技和网络技术，有效的衔接起了企业生产经营中的各个环节、各个部门，确保企业所有资源、信息的管理和储存，实现信息资源的整体性和共享性，确保信息的完整和真实性，使工作程序更加规范、有序，信息化管理也更加完善和科学，不仅节省了工作时间，缓解了工作压力，也避免了因往来信息繁多而出现的错乱、混淆等情况的发生，增加了对外业务发展的时效性，真正实现综合档案信息化管理，提高了档案管理质量和工作效率，更好的服务企业。 3.2 为企业发展提供指导。信息化时代的来临为传统档案管理工作带来了巨大的挑战，正在从实体管理向信息资源管理迈进，由于网络系统信息的全面、快捷和高效性，可以直接反映出该企业的经济活动和发展状况，既能有效的整合和钻研资料，也能够拓宽信息资源渠道，储存更为完善的信息资源，同时企业通过网络平台予以宣传，举办企业档案信息的展览，为未来企业的发展前景、经营模式、财务管理工作等提供参考和借鉴，便于企业正确预测和评估市场，从而引导企业做出正确的决策和部署。因此档案的管理工作为企业的发展提供了指导。 4 现代信息技术对企业档案的影响与对策 4.1 影响 （1）是对传统管理理念的冲击。科技是第一生产力，突出了科学技术的重要性。信息技术的渗透打破了传统人工管理的模式，而是通过网络平台、终端设备以及相应的理论知识和技术予以支持，管理者也从大量繁琐的工作中脱离了出来而拥有了更多的工作主动权，从而提高工作效率，节省企业成本。这是一种理念上的革新、技术上的突破，也是工作模式的创新，更是时代的发展需求。（2）是对管理队伍素质的新要求。信息技术包含的内容极为广泛，管理人不仅要具备管理知识，也要在原基础上进行更新和吸取，确保管理知识的与时俱进，同时还要具备信息技术知识，懂得技术设备的操作和维护。（3）是对管理方式和技术的融合。信息技术在档案管理中的渗透从本质上看是将档案管理工作予以数字化、智能化、网络化和社会化，既能够拓宽管理平台、提高工作效率，也能以其便捷和高效性实现档案信息的共享。 4.2 对策 （1）合理利用网络平台，建立信息开放服务中心，对资源信息开发利用，实现信息资源的安全共享。通过各类媒体终端、手机、平板等，利用各类聊天和应用软件，创造全方位的服务工作，企业也要及时监管网络环境的健康性，避免不利信息的传播，和本单位信息的被盗外流现象，不仅可以针对客户的实际需要快捷的查询所需信息，也利于企业的远程掌控和服务；其次企业以全局出发，结合竞争和服务并存意识，出具一定的工作制度和文件，以规范服务行为和思想，将服务模式纳入到绩效考核中，以便综合评价，从而为服务人员提供了一定的激励和约束。（2）加强管理队伍建设。企业应该加大对档案工作的支持力，加强对从业人员的培训，扩大员工的对外交流和学习平台，转变从业人员的思想。另外对人员的培训也要从不同角度来进行。企业应该在选拔和任用人才初期，对其的思想觉悟和专业知识进行严格的考核和审查，择优录取。后期也要定期的进行专业的知识和技能的培训，以适应更新速度较快的科学技术，提高从业人员对分析、判斷、实践和应急能力。同时培养一批科技人员，设置安全保密系统，严格监管计算机发布的内容，从而能够有效的避免计算机被入侵的现象，确保信息资源的安全性从整体上提升档案队伍的管理水平。 5 结语 信息技术的融入为档案管理工作提供了便利的条件，企业也应将此资源合理的利用起来，与时俱进，加强自身建设，树立正确的管理意识，在科学、规范的体制下推动档案管理工作水平的提升，为企业的发展营造坚固的后盾。 参考文献 [1]严德清《现代信息技术对企业档案管理的影响与对策》 [2]何所惧《现代信息技术对企业档案管理的影响与对策》 [3]马旭红《探究现代信息技术对企业档案的影响和对策》 |
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